一覧に戻る面倒な棚卸を効率化！クラウドシステムで作業負担を減らすためのポイントを紹介
アストロラボ株式会社
企業が保有する備品や消耗品、固定資産などの全体像を把握するための「棚卸し」。正確な決算、税額の算出のためには欠かせない作業の一つ。でも、社内にある一つ一つの物品を確認し帳簿上の記録とのズレがないかを確認するのは時間も手間もかかってしまいます。
だからこそ、少しでも効率良く、スムーズに作業を進めたいと考えている担当者も多いのではないでしょうか。
そこで今回は棚卸し業務の概要と起こりがちな問題点と、より効率的に作業を進めるためのポイントを解説していきます。
棚卸しとは
棚卸しとは、企業や組織が所有している在庫や固定資産の数量や状態を定期的に確認し、台帳などに記録されている内容と相違がないかを確認し、オフィスや倉庫にあるものの全体像を正しく把握するための作業です。製造業や小売業においては在庫の管理が業務に直結するため、また一般企業においても所有している備品や固定資産を正しく管理するうえで、欠かすことのできない業務となります。
棚卸しは最低でも一年に一度、できれば半年もしくは決算期ごとなど、定期的に実施開催することが理想とされています。
棚卸しが正確に行われることで、帳簿上のデータと実際の物品や資産の状態とのズレを防ぎ、余分な購入や紛失・盗難を未然に防ぐことが可能です。また、「きちんと管理している」という事を在庫・資産に関わる全ての人に周知させておくことによって、不正利用や転売なども抑止する効果が期待できます。
棚卸し作業で起こりがちな課題・問題点とは？
ここまでご説明したとおり、棚卸しは重要な業務であるとはわかっているものの、実際には次のような問題が発生し、担当者の大きな負担となっていることが少なくありません。
時間と労力がかかりすぎる
特に一つひとつの物品を実際に確認し、台帳に記載されているデータと照らし合わせる「実地棚卸」を行う場合、その作業には非常に時間も労力も必要となります。特に企業の希望が大きく、在庫や資産が多いほど作業にかかる時間が膨大になり、通常の業務をストップする、担当者が休日出勤で対応することになるなど、さまざまな負担が生じる恐れもあります。
通常の業務に影響が生じる恐れがある
実地棚卸のカウント中は、正確なデータを収集するために通常の作業の流れをストップする必要が生じることも。その間、業務が滞るという懸念があります。また、それを避けるため業務時間外や休日に棚卸しの作業を行う企業も見られますが、そのための入館手続きや人員の手配など、さらに担当者の負担が大きくなる可能性もあります。
棚卸し作業中のデータ更新が難しくなる
棚卸しの作業を紙やエクセルで作成された棚卸表を基に行う場合、その間に業務で物品の入出庫があると、在庫や資産のデータをリアルタイム更新することが難しくなります。その分の記録を「棚卸作業後に更新しよう」と後回しにしてしまいがちです。結局、記録漏れや記入ミス…となれば、せっかくの棚卸しの苦労が水の泡になってしまいます。
企業において「正確な」棚卸しが必要な理由とは？
では「正確な」棚卸しを行うことで、企業活動にはどのようなメリットがあるのでしょうか。そこには、おもに下記のような3つの理由があるといわれています。
1. 適切な資産管理が可能になる
棚卸しを行うことで、企業が保有する資産を正確に把握することができます。また、棚卸しによって備品や物品の状態を確認することで、紛失や過剰、破損が発生していないかをチェックすることもでき、無駄な発注や余剰在庫を防ぐことも可能となります。適切な資産管理は、企業の経営資源を有効活用し、コスト削減につながります。
2. 不正の防止とコンプライアンス強化
棚卸しで判明した実際の数量と帳簿に記録されている数字を照合することで、記録ミスや物品の不正な持ち出し、紛失を早期に発見でき、不正行為の抑止効果をもたらします。外部監査や内部監査においても、棚卸しは企業のコンプライアンス強化に貢献します。企業が「きちんと管理をしている」ことがわかることで、スタッフの物品に対する意識も高まるはずです。
3. 財務報告の正確性向上
棚卸し結果は、企業の財務報告においても重要なデータとなります。棚卸しで得られた正確な在庫情報は、決算時のバランスシートや利益計算に反映されます。特に、在庫回転率や原価計算においては、実際の棚卸しデータが重要な要素となります。
棚卸しの効率化なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
デジタル技術を導入して棚卸し作業を効率的に！
こうした棚卸しの課題、問題点を改善するために、最近はさまざまなデジタル技術の導入が可能となっています。具体的にご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。
各種コード付きの「物品管理ラベル」を活用する
保有する物品や資産に下記のようなコードが付けられた「物品管理ラベル」を貼り付けておくと、棚卸し時にはスキャナーやスマホで読み込むだけでデータが取得できるようになり、作業の大幅な高速化を図ることができます。また手作業による記録や集計による手間やミスも防ぐことができるので、作業の正確性も大幅に高まります。
バーコード付きラベルでの管理
縦線の組み合わせで構成されたコードで専用のリーダーを使えば、物品の数や情報を瞬時に読み取ることができ、効率的な棚卸しが可能になります。導入コストが低く、手軽に利用できるので、さまざまな業界・企業で採用されています。
QRコード付きラベルでの管理
バーコードよりも多くの情報をコンパクトにまとめられ、専用機器がなくてもスマートフォンやタブレットのカメラを使って読み取ることができる点が大きなメリット。スマートフォンひとつで物品の詳細な情報や履歴を簡単に確認できることができ、棚卸し作業を進められるため、大幅な時間短縮・労力の軽減化を図ることができます。
RFID(金属対応IC)タグでの管理
RFID（ICタグ）とは、電波を使ってタグに記録された情報を無線通信によって読み取る自動認識技術のこと。RFIDリーダーをタグに近づけるだけ、視線が届かない場所にある物品や箱の中にある物品の情報も簡単に、非接触で読み取ることができるうえ、同時に複数のタグを読み取ることができるため、棚卸し作業時間も手間も大幅に短縮されます。
クラウド型備品管理システムを導入する
紙やエクセルの台帳を使って物品管理を行っているならば、それを「クラウド型備品管理システム」に切り替えることで大幅な業務の効率化につながります。インターネットを通じて物品の在庫や状態を管理、スマホやパソコンからいつでも、どこからでもデータにアクセスできるので、在庫の状態などがリアルタイムに把握できます。
また棚卸しにおいても、先にご紹介したコード付きの物品管理ラベルと連動して作業することができるうえ、クラウド上の台帳を基に、複数の拠点で同時に棚卸しを行うこともできるので、作業効率のアップ＆時間短縮につながります。
棚卸しの効率化なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。
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棚卸しの効率化につながる機能を備えた『備品管理クラウド』
アストロラボ株式会社が提供するクラウド型備品管理システム『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。棚卸しは対象となる物品を実際に使用している人がアプリ上で情報を確認・更新するだけでOK。迅速で正確な棚卸しが実現できます。
『備品管理クラウド』を利用した棚卸し作業の流れは？
1. 棚卸計画
棚卸しの管理者が、どの場所で使用されているどのアイテムの棚卸しを行い、誰が確認・データ更新を担当するかを計画します。
2. 棚卸しを依頼する
棚卸計画が作成されると、棚卸し担当（実際に該当の物品を使用しているスタッフ）宛てに棚卸し実施を依頼するメールを発信します。
3. 棚卸しの実施・報告
メールが送られてきた棚卸し担当者は、実施依頼メールに記載されているリンクをクリックして、備品の状態を報告します。記載内容、物品の状態に問題なければ、ボタン一つをクリックするだけで簡単に棚卸しが完了します。
4. 棚卸しの進捗確認
棚卸しの進捗は、管理画面から円グラフで簡単に確認することができます。棚卸しの実施が確認されない担当者に対しては、実施を促すメールも自動で送られるので実施状況を確認する、未実施者へ催促する…といった手間も軽減できます。
まとめ
棚卸しは、在庫や固定資産の正確な管理を行うためには欠かせない重要な業務ですが、従来の手作業による棚卸しは時間と手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも高いなど、さまざまな課題を抱えていました。
『備品管理クラウド』は、チーム全体が協力して棚卸しを行う機能を搭載し、バーコードやQRコード、RFID（ICタグ）を使った棚卸しにも対応、棚卸しの効率化、時間やコストの削減、正確なデータ管理が可能となります。これにより、社員が本来の業務に注力できるようになり、業務の生産性向上にもつながります。
少しでも気になる方はお気軽にお問い合わせください！
棚卸しの効率化なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
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