バーコードやQRコードで備品管理を行うメリットを解説

バーコード備品管理とは？

バーコード備品管理は、備品管理や物品管理において、一次元コード（バーコード）や二次元コード（QRコード）を活用した備品管理手法です。
発行したバーコードやQRコードを物品に事前に貼り付け、ハンディスキャナーやスマートフォンを使用してスキャンすることで、備品の貸し借り、物品の移動や入出庫などのデータをシステム上で一元管理することができます。

バーコード備品管理の利点

バーコード備品管理は、エクセルによる備品管理や紙による備品管理と比べて、手間と時間を大幅に減らすことができます。
手作業による備品管理では、目視確認や台帳への登録などに手間と時間が掛かりますが、バーコード備品管理では自動認識技術によって備品情報の登録／更新に掛かる手間と時間を限りなくゼロに近づけることが可能です。
また、情報の読み取り後には所定のアクションを実行するようシステム設計することも可能であり、昨今のIT化／DX化においても幅広く活用されています。

バーコードの種類と特徴

バーコードには様々な種類がありますが、代表的なバーコードとしては商品のパッケージに印刷されている「JANコード」が挙げられます。
JANコード以外にも「code39」や「code128」などの規格が存在します。これらのバーコードは、端末をかざすだけで情報を読み取ることができるため、備品管理や物品管理に幅広く活用されています。

バーコードとQRコードの違い

バーコードとQRコードには、大きな違いがあります。
バーコードは縞模様状の黒線によって数字や文字を表現した一次元コードであり、商品のパッケージに印刷されていることが多いです。
一方、QRコードは縦横の2方向のドットで構成された二次元コードであり、一次元コードよりも大量のデータを保存することができます。

バーコードやQRコードの活用事例

バーコードはさまざまな管理業務に活用されています。
例えば、オフィスの固定資産物品の棚卸しや、倉庫における備品や物品の入出庫記録、製造拠点での生産工程の進捗状況記録など、様々な場面で活用されています。
また、店舗での商品の売買記録や、備品倉庫や資料室からの備品や物品の持ち出し・返却記録などにも活用されています。

このように、バーコードは備品管理や物品管理の効率化に大きく貢献しています。

バーコードやQRコードを導入しやすい管理業務

備品管理

「備品管理」はバーコードやQRコードを導入することにより、特に大きな改善が期待できる業務です。
企業や組織が保有する備品や固定資産を効率的に管理するために、バーコードやQRコードを活用する方法が注目されています。

在庫管理

在庫管理においては、バーコードを使用した自動認識技術が既に広く導入されています。
商品の入出庫管理や棚卸し作業など、備品管理の中でも特に重要な役割を果たしています。

固定資産管理

備品管理の一環である固定資産管理もバーコードやQRコードの導入が効果的です。
資産物品にバーコードやQRコードを貼り付け、棚卸しや廃棄、貸出し・返却管理などを効率的に行うことができます。

文書管理

バーコードを活用した文書管理は、重要文書や機密情報の管理において大きなメリットがあります。
バーコードを使用することで、文書の保管や持ち出し管理を効率化し、情報漏洩や紛失のリスクを低減することが可能です。

蔵書管理

図書館や教育機関などの施設における蔵書管理では、バーコードが貸出し・返却管理に広く利用されています。
資料や光ディスクなどの管理において、バーコードを使用することで個別の識別や貸出し状況の管理が容易になります。

備品管理におけるバーコードやQRコードの活用法

備品の貸出・返却管理

備品の貸出や返却管理にバーコードを活用します。
備品にバーコードを貼付し、貸出し時と返却時にバーコードを読み取ることで、誰がいつ備品を借りたのか、返却されたのかを簡単に記録できます。

備品の棚卸

定期的な備品の棚卸し作業は、バーコードの導入により大幅に効率化されます。
バーコードを読み取ることで、備品の数や所在地を素早く確認し、棚卸し作業の手間を軽減します。

備品の修理・廃棄管理

バーコードを活用することで、備品の修理や廃棄管理も効率化されます。
修理や廃棄の際にバーコードを読み取り、状況に応じてデータベースを更新することで、備品の管理状況をリアルタイムで把握できます。

在庫管理

在庫管理におけるバーコード活用は、入出庫管理や検品作業、販売記録などさまざまな業務に適用されています。
バーコードを読み取ることで、正確な在庫数の把握や効率的な作業の実現が可能です。

固定資産管理

固定資産の棚卸しや貸出し・返却管理など、備品管理の中でも特に重要な業務において、バーコードを活用することで作業の効率化が図られています。
バーコードの読み取りにより、手作業によるエラーを減らし、正確な情報管理を実現します。

文書管理

文書管理においても、バーコードの活用が進んでいます。
重要文書の保管や持ち出し管理など、機密情報の取り扱いにおいてバーコードを使用することで、情報の正確性とセキュリティを高めることができます。

蔵書管理

図書館や教育機関などでの蔵書管理においても、バーコードの活用が一般的です。
貸出し・返却管理や資料の在庫管理など、効率的な業務処理を実現するためにバーコードを活用することが重要です。

生産管理

製造業における生産管理では、部品管理や工程管理にバーコードを活用することで、生産プロセスの効率化が図られています。
バーコードの読み取りにより、工程の進捗状況や部品の在庫管理をリアルタイムに把握することが可能です。

備品管理にバーコードやQRコードを導入するメリット

メリット1：備品管理業務の効率化

備品管理業務にバーコードやQRコードを導入することで、手間と時間を大幅に削減し、備品管理業務を効率化することができます。
エクセルや紙を用いた手作業による備品管理では、目視確認や台帳への登録などに手間と時間が掛かりますが、バーコードやQRコードを用いた備品管理では自動認識技術によって備品情報の登録／更新に掛かる手間と時間を限りなくゼロに近づけることが可能です。

メリット2：ヒューマンエラーの排除

バーコードやQRコードの自動認識技術を備品管理に使用することで、人間が手作業で行う文字や記号の読み取りによる誤りを排除できます。
手打ち入力によるエラーが発生しないため、データの精度が向上し、業務の効率が向上します。
また、バーコードやQRコードを読み取った情報を元に、プログラムされた処理を即座に実行できるため、作業のスピードも大幅に向上します。

しかし、バーコード管理を導入する際にはいくつかの課題もあります。

備品管理にバーコードやQRコードを導入するデメリット

デメリット1：システム導入や運用体制の構築に時間がかかる

備品管理にバーコードやQRコードを導入するには、新しいシステムやアプリを理解し、組織全体に浸透させる必要があります。
この過程には時間がかかるため、余裕を持って計画を立てる必要があります。

デメリット2：総体的なコストがわかりづらい

導入コストだけでなく、長期的なランニングコストやサービスの選択肢も考慮する必要があります。
多くの場合、専門のコンサルタントに相談してから導入することが望ましいでしょう。

デメリット3：既存システムとの連携できないケースがある

既存のシステムとの連携が難しい場合、データ連携に手間がかかったり、追加のシステム開発が発生するなど新たな負担が生じる可能性があります。
適切なソフトウェアを選択することで、これらの問題を解決できます。

バーコードやQRコードを備品管理で使用するなら備品管理クラウド

今回は、バーコードやQRコードを使用して備品管理を行うメリットやデメリットについてご紹介しました。

当社が提供しているクラウド型備品管理システムの「備品管理クラウド」はバーコードやQRコードを使用して備品の一元管理が可能です。
備品の一元管理により、備品の紛失・私物化・無駄な購入を防ぎ、備品管理業務の効率化を実現します。

ご興味がある場合はお気軽にお問い合わせください。