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備品管理クラウド物語|最適な備品管理をエクセルとクラウドで比較

備品管理クラウドがある会社はこんなにも楽ちんに!

エクセルで管理している会社と
備品管理クラウドで管理している会社はこんなにも違う!
早速その違いを見てみましょう

① 入社する社員への備品割当

総務部・情報システム部
人事部長から、「来月入ってくる4人の新入社員に割当てるパソコンを用意して」と依頼。パソコンあったかな?

エクセルで管理している場合

最近辞めた社員もいるし、パソコン余っているような気がするけど、エクセルの管理台帳ではどれがまだ使えるパソコンかわからないので、新しいパソコンを4台手配…
エクセルの台帳だと、どの余っているパソコンが、まだ新しくて、外出先に持っていくのに便利な軽さだったり、画像や写真データの作成や加工に利用できるだけハイスペックかって、判断できるだけの情報管理するのって大変ですよね…
備品をエクセルの台帳で管理しているが、新しいパソコンが何台余っているかやCPU・メモリといったパソコンのスペックなど多岐にわたる情報を管理するのが大変で悩んでいる総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

備品管理クラウドで、余っているパソコンを検索。2年前に購入した軽量のWindowsパソコンが1台と、過去デザイナーが使っていて、15ヶ月前に購入したMacBookProが2台あるのを発見。3人にはこれらを割り振ることにし、営業用の軽量Windowsパソコンを1台のみ購入することに。前回の購入担当者が作った稟議が添付されているのを見て、販売店に同スペックで見積もり。適正価格で購入。
余っているパソコンの台数だけではなく、購入時期やスペックが確認できると、追加購入すべきかどうかの検討が簡単!それに過去の購入稟議や相見積あれば、次の検討や稟議対応もスムーズですね。
備品管理クラウドを使うと、余っているパソコンの台数だけではなく購入時期やスペックも簡単に確認することができるので、無駄な備品購入を防止。さらに、過去の購入稟議や相見積も管理できるので、稟議対応もスムーズ。エクセルの備品管理台帳で管理していた時よりも備品管理が楽になって喜ぶ総務担当の女性。

② 新しく購入した備品の登録

総務部
今月新しく購入したパソコンが10台。めんどくさいけど備品管理台帳に登録しなきゃ。

エクセルで管理している場合

購入したパソコンを新しい備品としてエクセル台帳に追記するのだけど、メーカー名と型番は箱にあるけど、詳しくないので何を記載すればいいのか全然わからない… 面倒なので適当に「NECパソコン1」とだけ登録。説明書は横の棚に放り込んで、稟議も終わったのでそのまま放置…
パソコンのCPUやメモリやディスク容量なんて、使っててもよくわからないですよね…説明書なんて読むことそんなにないし…って、ずさんな管理してると、あとで困ってもしりませんよ!
購入したパソコンを新しい備品としてエクセルの台帳に入力する際、メーカー名や型番、機種名、CPUやメモリなどのスペック、購入日など、登録しなければいけない情報が膨大で困っている総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

備品管理クラウドのアプリでPCの製品ラベルをスキャン!
自動でパソコンのメーカー、品番、CPU、メモリ、ディスク容量など必要な情報が登録されるので、ものすごく楽ちん。自分でスペック情報を調べて登録する必要ないので、登録作業が10倍以上スピードアップ。
製品ラベルや製品バーコードをスキャンするだけで、メーカー、品番、スペック情報など一瞬で登録できるのは本当に便利ですね!しかも、製品データベースに無くても、運営側がデータがなかったことを検知し、登録してくれるので自分で登録する必要はないのです。
備品管理クラウドのアプリでパソコンの製品ラベルをスキャンすると、パソコンのメーカー・品番・CPU・メモリ・ディスク容量などの必要な情報が自動で登録されるので、登録作業が10倍以上スピードアップして喜んでいる総務担当の女性。

③ 備品の在庫数確認

総務部
総務部長から「社員が増えたので、災害備蓄品の備蓄数を確認して」と言われた。前に買ってから放置してたし、そもそも賞味期限・消費期限大丈夫かな?

エクセルで管理している場合

エクセルの管理台帳を見たところ「乾パン 50ケース」「水 100ケース」などとモノと数量と5年前の購入日は管理されているが、購入時点から更新してない状態。賞味期限を見ると既に切れており、全部を購入し直すことに。廃棄にお金がかかるのも問題だか、災害が起こったときに数も足らないし、既に賞味期限が過ぎたものしかない状態だった…
エクセル台帳管理だと、災害備蓄品の管理に必要な数の管理だけではなく、それぞれの賞味期限・消費期限が切れる前に消費していくローリング管理が大変ですよね。
エクセル台帳管理だと、災害備蓄品の管理に必要な数の管理だけではなく、それぞれの賞味期限・消費期限が切れる前に消費していくローリング管理が大変で悩んでいる総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

備品管理クラウドに、それぞれの災害備蓄品を登録する時に賞味期限切れの前の社内配布や、寄付をする日にちを設定しておけば、備品管理クラウドがその日になるとメールでアラート通知。社員が増えて、追加で買った賞味期限が違う乾パンや水もうまくローリング管理可能に。
備品管理クラウドでは、アイテムや同じアイテムでも購入タイミングによって異なる消費期限や賞味期限もうまく管理できるので、災害備蓄品管理に必要なローリング管理が簡単になりますね!
備品管理クラウドでは、アイテムや同じアイテムでも購入タイミングによって異なる消費期限や賞味期限も管理できるので、災害備蓄品管理に必要なローリング管理が簡単になり喜んでいる総務担当の女性。

④ 持ち出し・貸出品の予約

総務部
「明日の商談で、デモをするためのiPad Proを用意して」と部長からの依頼。営業部の棚にあったはず。

エクセルで管理している場合

部署内のiPadの置き場を見るとない…エクセルの管理台帳を確認しても1年以上前から誰も情報更新していない。営業部の中を回って「しりませんか?」とヒアリング。すると課長が半年前から借りっぱなしって…
みんなで情報更新することが難しいエクセルでの貸出管理は、すぐにいい加減になりがちですよね…
貸出管理をエクセルで行っているが、エクセルは複数人で情報更新することが難しいため、情報の最新化が滞ってしまうことに悩んでいる総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

全従業員が使える備品管理クラウドでは、従業員が自分で借りたいアイテムを検索して予約。アイテム管理者は承認して渡すだけ。利用中のアイテムは、誰が使っているのかもわかるし、返却遅延のアラートがあるから、誰かが借りたままという状況がなくなります。
パソコンからもスマートフォンからも必要なアイテムを自分で探して申請・予約できるのは便利ですよね。利用者がわかるようになるので、実はiPadが借りて帰った社員の子供のYoutube用になってるなんて事がなくなります!
備品管理クラウドはパソコンやスマートフォンから必要なアイテムを自分で探して申請・予約できるので、貸出申請がスムーズに。また、複数人同時に更新してもデータの不整合が起こらないので、常に最新の貸出状況を簡単に確認することができることに喜んでいる総務担当の女性。

⑤ 特定アイテムの検索

総務部
マーケティング部門から「動画制作するんですが、動画編集ソフトの入った性能良いパソコン貸してほしい」と言われた。

エクセルで管理している場合

エクセルの管理台帳にはパソコンのメーカー名しか書いていないし、ソフトはインストール先のパソコンも管理していない…
しょうがないので片っ端からパソコンの電源を入れて、CPUとメモリ容量とインストールソフトを確認…しかも全て充電が切れているので、電源つけるためのACアダプターが必要なんだけど、それも見つからない…パソコン一台探すのに何時間かかってるんだ(;_;)
パソコンって、見た目変わらないのに、性能が違うのは当たり前だし、どのソフトをインストールしたかも電源つけないとわからない。一つ一つにステッカーを貼る方法もあるけど、面倒ですよね…
パソコンのスペックやインストールされているソフトを確認するのに一台ずつ電源を入れなければならず手間がかかるため悩んでいる総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

備品管理クラウドでパソコンと、動画編集ソフトウェアで検索。パソコンはCPUやメモリ情報が表示されるので、高性能のパソコンを検索。ソフトウェアも発見したが古めのCPU性能が低いものにインストールされていたので、ソフトウェアは高性能パソコンの方へインストールし直し、在庫のあるパソコンとソフトウェアを組み合わせて、快適な動画編集用パソコンを準備可能!
パソコンのCPUやメモリやディスク容量、ディスプレイのスクリーンサイズだけでなく、デスクやチェアの寸法、調理器具の仕様なども管理できるので、使いたいときも、壊れて代わりが必要な時もすぐに代替機を探すことができますね。
備品管理クラウドはパソコンのCPUやメモリやディスク容量、ディスプレイのスクリーンサイズだけでなく、デスクやチェアの寸法、調理器具の仕様など、備品にまつわるあらゆる情報を管理できるので、パソコンやスマートフォンから簡単に情報を確認することができることに喜んでいる総務担当の女性。

⑥ 更新期限の確認

総務部
「なんだかスマートフォンの充電が持たなくなってきたんだけど。機種変更どうなってるんだっけ?」と部長に言われた。

エクセルで管理している場合

しまった…エクセルの管理台帳だけでは契約内容わからなかったので、キャリアの営業に電話。営業担当によると、「今月で契約から26ヶ月経っているので、次の8月まで後10ヶ月の間で機種変更すると違約金がかかりますよ。」とのこと…営業に「言ってよー」と言いたいけど、契約は自動更新。…新入社員の入社時期によってもリース契約の開始が違うため、エクセルの管理だと難しすぎるよ…
最近はサブスクで借りる備品も多くなってきているし、一台一台で期限が違ったりするのでエクセルでの管理は現実的ではないかもしれないですね…
エクセルの管理台帳では契約内容まで管理することができず、備品ごとにリース期限も異なるためエクセルによる管理は現実的ではないため、どのように管理すればよいのか悩んでいる総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

アイテム毎にアラートを設定できるので、契約更新タイミングでに設定しておけば、メール通知&ダッシュボードに「期限の近いアイテム」として表示。部長に言われる前に機種変更を提案。無駄なコストがかからずいつも新機種に変更すれば社員の仕事も快適に!
登録時に契約やリースの情報の期限を設定すると、期限前アラートをすることができるので安心ですね!エクセルでは実現不可能な機能です!
備品管理クラウドはアイテム毎にリース期限やレンタル期限のアラートを設定できるので、契約更新タイミングにメールで通知することができる。簡単に契約期限を管理することができることになったので喜んでいる総務担当の女性。

⑦ 棚卸作業

総務部
毎年やってくる嫌〜な備品棚卸の時期。

エクセルで管理している場合

棚卸をするために、各部署ごと誰がどこまで棚卸をするのか、漏れがないかどうかチェックしながら、かなりの時間をかけてエクセルで棚卸管理表を作って、担当へメールに添付して送信。
その後担当者から連絡がなく期日が過ぎてしまい、しょうがないのでまた個別に連絡していって、かなり大変。結局棚卸に1ヶ月ぐらいかかってしまっている…
漏れがない棚卸管理表を作るのも大変ですし、割り振られた棚卸の担当者も優先順位が低いから、そのまま忘れられたりされるんですよね…
かなりの手間と時間を掛けてエクセルで棚卸管理表を作成し、各社員へ棚卸を依頼したが、期限が過ぎても完了報告が来ないことに悩んでいる総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

備品管理クラウドの棚卸計画機能を使って、備品の利用者と、部署の共同備品は部門担当者を設定し棚卸開始。各社員が自分の使っているものを報告するので、スピーディーだし、登録情報の更新もかんたんに行えます。棚卸実施が遅れている担当者と部署には実施の催促を通知。結果は自動でまとめられるので、今まで嫌だった棚卸が驚くぐらい楽になります!
棚卸の役割分担から終わってない人への連絡までを備品管理クラウドでできるのは便利ですよね。進捗状況もリアルタイムに追えるので、いつでも完了してない部署を把握することもできちゃいます!
備品管理クラウドは、棚卸計画の作成や各社員への棚卸依頼、棚卸の期限管理を管理画面から簡単に行うことができる。棚卸が効率化したことに喜んでいる女性。

⑧ 使われていない物品の売却

総務部
総務部長から「使われていないパソコンがいくつも倉庫にあるけどどうなってるんだ?売却できるものは売却したら?」と言われた。

エクセルで管理している場合

倉庫のパソコンがエクセルの管理台帳のどのパソコンなのか突合するだけでも一苦労…一つ一つパソコン立ち上げてまだ使えそうなものとそうでないものを調べることに…と言っても詳しくないので、5年以内に購入したものとそうでないものを時間をかけて仕分。なんと10年以上放置されているパソコンも。5年以上使っているパソコンは産業廃棄業者を呼んで処分費用を払って引き取ってもらった。数年ここに眠ってたパソコンがほとんどだな。。。
使われていないパソコンがどれなのかをエクセルの管理台帳で管理するのは大変ですよね。めんどくさくなって放置してしまうのも理解できます…
エクセル管理台帳と遊休備品を突合してどの備品が売却対象なのかを確認する作業が大変。もっと簡単できないかと悩む総務担当の女性。

備品管理クラウドを使っている場合

備品管理クラウドの検索機能で遊休状態のパソコンを探すと18台発見。この中から、購入から2年以上3年未満のものが4台、3年以上5年未満のものが5台、5年以上経っているものが9台あることがわかった。5年以上経っているものは、品番がわかるので買取価格を問い合せ、業者の買取価格の10%増しで従業員からの引き取り希望者を募り、欲しい社員が手を上げたので売却。3年以上5年未満のものはテスト機として保管することとし、2年以上3年未満のものは新入社員への配布用とした。
どのパソコンがどのくらい使われていないかも一目でわかるので、ムダなまま保管されっぱなしもなくなりますね。
備品管理クラウドは、購入日や納品書なども備品に紐づけて管理することができるので、簡単に廃棄対象の備品を確認することができる。備品の廃棄サイクルが最適化されたことを喜ぶ総務担当の女性。

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