一覧に戻る備品の持ち出し管理・貸出管理とは？ そのポイントと管理方法を解説！
アストロラボ株式会社
「備品の貸出管理、持ち出し管理って？」と思う方もいるかもしれませんが、これは企業や団体にとってとても大切な仕事の一つ。
これまで、「会社の備品＝社内で使うモノ」でしたが、コロナ禍を経て、各企業におけるスタッフの働き方も大きく変化しました。
リモートワークや在宅勤務が広く導入され、会社から支給されたPCやスマートフォンなどの通信機器や、事務用品を自宅に持ち帰って業務にあたる……というケースも決して珍しいことではなくなっています。
だからこそ、備品の貸出（自宅への持ち帰り）の管理体制を整えることがとても重要！
管理ができていない状態で会社の備品をスタッフが勝手に社外に持ち出す、ということが続く中で、さまざまなトラブルが発生する恐れもあります。
そこでこの記事では、備品の貸出管理のやり方と、注意点、大切にしたいポイントについてわかりやすく解説していきます。
そもそも備品の「貸出管理」「持ち出し管理」とは？
備品の「貸出管理」「持ち出し管理」とは、企業で使われているパソコンやスマートフォン、事務機器などの備品を、誰が、どこに、いつからいつまで貸出・持ち出しされたのかを記録し、いつでもすぐに確認・追跡できるようにすることをいいます。
リモートワークや在宅勤務のために、スタッフが備品を社外に持ち出し、使用する機会が増えているのであれば、社内で使用・保有する備品の数や在庫、使用状況を把握する「備品管理」と合わせて、この貸出・持ち出しに焦点を当てた管理を行うことも重要になってきます。
備品の貸出・持ち出し管理が必要な理由は？
①備品の種類や数を確認し、持ち出し時のフローを決める
まず始めに、貸出・持ち出しを可能とする備品の種類や数をきちんとリストアップします。
そのうえで、「備品を持ち出す際には、どのような手続きが必要なのか」「誰に承認を取るのか」といったルールをしっかりと決めておきましょう。
また、各備品の管理責任者を決めて管理・承認を徹底することで、スタッフの備品管理の意識を高めることにもつながります。
②すべての備品にIDや番号を付与し、「備品管理台帳」を作成する
社内で管理する備品の全体像が見えたら、それらに個別の番号・IDを付与し「備品管理（持ち出し管理）台帳」に登録します。
IDや番号はQRコードやICタグ、RFIDタグなどを作成して備品に貼り付ければ、備品管理システムでの情報の自動読み取りやRFIDでのスキャンが出来て業務効率化につながります。
ID登録時は、備品名や購入日、保管場所なども合わせて記録させれば、その後の管理がグンと楽になります。
③「備品管理台帳」で貸出・持ち出しの記録を取る
備品を持ち出す際には、いつからいつまで誰がどの備品を持ち出し、どこで使用するのか、使用後にきちんと返却されたかどうかを「備品管理（持ち出し管理）台帳」に記録することを徹底します。
この管理台帳は、備品管理の担当者だけでなく、スタッフ全員がすぐにその内容を確認できる場所に保存しておくようにすると便利です。
④定期的に棚卸しを行い、管理がきちんとできているかチェック！
「管理台帳にきちんと記録しているから大丈夫」ではなく、定期的に備品の棚卸しを行い、台帳に記載されている内容と実際の備品の在庫状況をチェックしましょう。
それにより紛失のリスクに早く気づくことができるだけでなく、傷みや破損がないか備品の状態を確認し、問題があれば新たな備品と入れ替えておくなど、事故やトラブル防止にも役立ちます。
「備品管理クラウド」を活用して貸出・持ち出し管理をスムーズに！
ここまで、備品の貸出・持ち出し管理の方法についてご説明しました。
とはいえ、こうした管理体制をしっかりと準備し、運用するのは、時間も手間もかかり、決して簡単なことではありません。
そこでぜひ活用したいのが、株式会社アストロラボが提供する備品管理システム『備品管理クラウド』です。この『備品管理クラウド』は、いつ、誰がどの備品を持ち出し、いつ返却する予定なのかといった情報を、実際に使用するスタッフ本人がスマホから簡単に登録・管理することができます。
それらの情報は、パソコンやスマホからアクセスできるクラウドに保存された台帳ですぐに確認できるので、「使いたい備品がない！」と慌てることも、「貸出期間がわからなくて、仕事の予定がたたない」といった時間ロスも防げます。
また、スタッフが持ち出した備品が期日通りに戻ってこない場合には、備品管理者にアラート機能で知らせてくれると同時に、該当のスタッフにも返却を依頼する通知を自動で送ってくれます。そのため、備品管理者が台帳を一つひとつさかのぼって調べ、該当のスタッフに連絡を取る……といった管理担当者の手間を省くことができ、本来の業務に専念することが可能になります。
さらにQRコードやICタグ、RFIDタグでの管理にも対応。
AI-OCRを搭載したアプリ内カメラでQRコードを読み取ると製品情報や対象備品の状態がわかるので、貸出申請や返却手続きにかかる工数が減り、よりスムーズ＆時間ロスのない管理ができます。またRFIDラベルの発行も可能なので、定期的に実施する備品の棚卸しの際も、RFIDで備品をスキャンするだけであっという間に完了！
備品管理の「手間」を解消してくれるうれしい機能が揃っています。
持ち出し・貸出管理なら『備品管理クラウド』
『備品管理クラウド』は、備品情報の自動入力・関連ファイル管理・期限管理・貸出／返却管理・棚卸機能といった、鍵管理に必要な機能を提供しています。また、専用のスマホアプリも標準提供されています。
少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
まとめ
備品の在庫、そして貸出や持ち出しの状況など、備品の流れを「見える化」させ、社内みんなで使っているという意識を持たせることで、セキュリティ管理の徹底、紛失や盗難の予防、業務の効率化など、企業にとって大きなメリットがあることがわかります。
正確な記録、期限の管理、保管場所の明確化を心がけて効率的な備品管理を実現しましょう。
備品の貸出や持ち出しの管理体制を整えることは、スタッフが安心して備品をリモートワークや現場に持ち出せる環境を整備するということ。さまざまな働き方が選択できるようになれば社員のモチベーションアップにもつながり、より業務の効率化が加速するなどメリットも大！
「面倒だから」と後回しにせず、ぜひ備品の貸出や持ち出しの管理方法の見直しにも目を向けてみてください！
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