2024.03.12 11時57分

Excelを活用して効率的に備品管理台帳を作成しよう！

アストロラボ株式会社

会社で使用するパソコンやプリンター、モニター、オフィスチェア、デスクなどの備品は、業務をスムーズに進めるための大切な資産です。しかし、こうした備品が適切に管理されていないと、どこに何があるのかわからなくなったり、同じものを二重に購入してしまったりといった無駄が発生してしまいます。

特に総務部門では、備品の管理業務は日々の重要なタスクの一つです。「あのモニターは誰が使っているの？」「このパソコンはまだ使えるの？」といった問い合わせにすぐに対応できる体制を整えることが求められます。

こうした課題を解決するための方法の一つが、「備品管理台帳」の作成です。しかも、特別なシステムや費用をかけずに、身近なツールである「Excel（エクセル）」を使えば、誰でも簡単に始められます。

本記事では、Excelを活用した備品管理台帳の作成方法や運用のコツについて、わかりやすく解説していきます。

備品管理台帳とは

「備品管理台帳」とは、会社が所有するすべての備品（物品）に関する情報を記録・管理するための一覧表です。備品管理台帳を使うことで、どの備品が、いつ、いくらで購入され、現在どこに保管されているのか、誰が使っているのか、といった情報を一目で把握できます。

記録すべき主な情報は、以下の通りです。

・備品の名称（例：ノートパソコン、レーザープリンターなど）
・管理番号（社内で割り当てた識別番号）
・購入日（いつ購入したか）
・購入金額（いくらで購入したか）
・保管場所（どこに置いてあるか）
・担当者（誰が使用・管理しているか）
・貸出状況（貸出中／未使用／廃棄済みなど）
・メーカー
・型番
・シリアルナンバー
・購入先や保証期間などの詳細情報

備品管理台帳があれば、定期的な棚卸しの際や、経費精算、資産管理、社内監査などの場面でも迅速に対応できます。また、トラブル時の調査や、故障・紛失時の証明資料としても役立ちます。

備品が増えるほど管理は煩雑になりがちですが、備品管理台帳をしっかり整備しておけば、社内の業務効率を大きく高めることが可能です。

Excelで備品管理台帳を作成するメリット

備品の管理には専用のシステムやクラウドサービスを導入する方法もありますが、実は多くの企業で最も手軽に始められるのが「Excel（エクセル）」です。普段から使い慣れている方が多く、導入のハードルが低いため、総務部門にとって非常に現実的な選択肢といえます。

ここでは、Excelを使って備品管理台帳を作成・運用する際の主なメリットを、具体的にご紹介します。

導入が簡単でコストもかからない

Excelは、多くの企業のパソコンにすでにインストールされているオフィスソフトのひとつです。そのため、新たにシステムを購入したり、導入のための予算を確保したりする必要がありません。

また、インターネット環境があれば、Microsoft 365のクラウド版（Excel for the Web）を使って、オンラインで複数人が同時に閲覧・編集することも可能です。これにより、社内のどこからでもデータにアクセスでき、管理がより柔軟になります。

導入コストを抑えたい中小企業や、まずは小規模に管理を始めたいという場合にも、Excelは最適な選択肢です。

自由度が高くカスタマイズしやすい

Excelの魅力のひとつは、「自由に設計できる柔軟性」です。自社の備品管理の方針や業務フローに合わせて、必要な情報を項目として追加したり、逆に不要な項目を削除したりすることが簡単にできます。

例えば、

・備品の写真をセル内に挿入する
・メーカー名や型番、保証期限といった詳細情報を追加する
・ステータス（使用中・廃棄済みなど）を色分けして視覚的に管理する
・利用部門ごとのシートに分けて管理する

といった工夫もすぐに実現可能です。備品の種類や管理体制が変わっても、フォーマットをすぐに調整できる点も大きなメリットです。

データの集計・分析が簡単にできる

Excelは単なる表計算ソフトではありません。関数やグラフ、ピボットテーブルなどの機能を使うことで、備品の情報を「見える化」しやすくなります。

たとえば、以下のような使い方が可能です。

・購入金額の合計を自動で算出（SUM関数）
・貸出中の備品の数を自動集計（COUNTIF関数）
・備品カテゴリ別の在庫数やコストをグラフで可視化
・担当者別の保有台数を集計して偏りをチェック
・棚卸しの記録や過去データの比較を一つのファイル内で管理

Excelなら、普段から使っている基本的な関数でも十分にこうした分析が可能です。これにより、「どの部署が最も備品を多く使っているのか」「高額備品はどのくらいあるのか」といった経営的な視点での判断材料としても活用できます。

社内での共有や引き継ぎがしやすい

Excelファイルは、メールや共有フォルダ、クラウドストレージ（Google DriveやOneDriveなど）を通じて簡単に共有できます。また、ファイル自体がコンパクトで扱いやすいため、他部署との情報共有や、担当者の引き継ぎ時にもスムーズです。

例えば、

・年度ごとにファイルを分けて保管すれば、履歴管理も簡単
・担当者が変わっても、説明書きを付ければすぐに理解できる
・印刷やPDF化も簡単なので、会議資料としても使いやすい

このように、Excelは社内運用との親和性が高く、総務部門の日常業務にフィットしたツールといえます。

スモールスタートできる

本格的な備品管理システムを導入するとなると、選定、費用、導入準備、マニュアル作成、社員教育など、さまざまなプロセスが必要になります。

一方で、Excelなら「まずは台帳だけ作って使ってみる」という小さなスタートが可能です。その運用の中で、必要な情報や管理方法を少しずつブラッシュアップしていくことができます。

「いきなり大きな仕組みを作るのは難しい」という場合にも、Excelなら柔軟に対応できます。

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『備品管理クラウド』は、自動入力・関連ファイル管理・期限管理・貸出／返却管理といった、総務部門の備品管理業務を効率化する機能を提供しています。

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備品管理台帳の作成手順

1. テンプレートの作成

まずは、備品の情報を記録するための「台帳のひな型」を作成します。いきなり入力を始めるのではなく、どんな情報を管理するかを事前にしっかり整理することが重要です。

一般的には、以下のような項目を列として用意するとよいでしょう。

・管理番号：自社独自に付けた番号。連番でも可。
・備品名：ノートパソコン、モニター、椅子などの名称。
・購入日：備品を購入した日付（YYYY/MM/DD形式など）。
・金額：税込・税抜どちらかに統一。
・使用者：社員名、部署名など。
・保管場所：フロア名、部屋番号、キャビネットなど。
・状態：使用中、貸出中、修理中、廃棄などのステータス。
・メーカー：備品のメーカー
・型番：後でメンテナンスする際に役立つ情報。
・コメント：保証期限、故障履歴、備考など自由記入欄。

初めはあまり項目を増やしすぎず、基本項目からスタートするのがおすすめです。運用を重ねていく中で、「この情報も欲しい」と思ったら、柔軟に列を追加していきましょう。

テンプレートを作ったら、保存しておきましょう。社内で使いまわすこともできますし、使い慣れてきたらフォーマットの改善も容易です。

2. データの入力

テンプレートが完成したら、実際の備品情報を入力していきます。棚卸しの記録や過去の購入伝票などを参考にしながら、1件ずつ正確に入力することが大切です。

＜ポイント＞
・正確な情報を入力することが最優先：特に「金額」や「購入日」は会計処理にも関わるので、誤りのないように注意しましょう。
・セルの形式を統一する：たとえば、日付は「2025/04/01」形式に統一する、金額は「カンマ区切り＋円表示」にするなど、見やすさと整合性を意識します。
・管理番号にルールを設ける：例）「2025-001」「IT-023」など。部署や年度ごとにルールを作ると整理がしやすくなります。
・空白をできるだけ避ける：入力漏れがあると管理ミスに繋がるため、初期段階では「未記入」や「不明」と記載しておくのがよいです。

入力作業は地道ですが、ここを丁寧に行うことで、後の検索や集計がスムーズになります。

3. データの整理とレイアウト調整

データの入力が完了したら、見やすく整理された台帳に整えていきます。この段階では、次のような工夫を加えることで、視認性がぐっと向上します。

＜主な整理ポイント＞
・列幅の調整：備品名やコメントなど、長めのテキストが入る列は幅を広げましょう。
・タイトル行を固定する：Excelの「ウィンドウ枠の固定」機能を使えば、スクロールしても見出し行が表示され続け、作業しやすくなります。
・文字の中央揃え／右揃え：数字は右揃え、テキストは左または中央揃えなど、ルールを決めておくと整って見えます。
・色や罫線で区切る：管理番号列や状態列に淡い色を付けたり、重要項目に太枠を引いたりすることで、視覚的な分類がしやすくなります。
・入力規則を活用：状態列などには「使用中／貸出中／廃棄済み」などの選択肢を設定すれば、入力ミスを防ぐことができます。

Excelのフォーマット次第で、台帳の「使いやすさ」は大きく変わります。見やすさ、入力しやすさ、後から見返したときの分かりやすさを意識して、整えましょう。

Excelの便利な機能を活用する

Excelには、備品管理台帳の運用をもっと効率的にするための便利な機能がたくさん用意されています。ここでは、特に総務部門の備品管理に役立つ3つの基本機能をご紹介します。

どれも難しい操作ではなく、「知っているだけで作業時間がぐっと短縮される」実用的なものばかりです。すぐに取り入れられるよう、具体的な使い方も合わせて解説します。

1. フィルター機能で情報を絞り込む

備品の数が増えてくると、特定の情報を探すのに時間がかかるようになります。そんなときに便利なのが「フィルター機能」です。

＜フィルター機能の活用例＞
・使用者ごとに備品を表示して、貸出状況をチェック
・特定の部署が持っている備品だけを確認
・廃棄済みの備品だけを抽出して一覧表示
・特定のメーカー製品をまとめて表示

＜設定方法＞
1. 表の見出し行を選択します（例：1行目）。
2. Excelの「データ」タブ →「フィルター」をクリック。
3. 各列に▼マークが表示され、条件で絞り込めるようになります。

＜ポイント＞
・複数条件での絞り込みも可能（例：「部署＝営業部」かつ「状態＝貸出中」）
・確認後は「すべて選択」に戻すと元に戻せます

フィルターを活用すれば、必要な情報を瞬時に取り出せる台帳になります。

2. ソート機能で並び替えを効率化

備品の一覧を「購入日順」「金額順」「使用者名順」などで並び替えたいときには、ソート機能が便利です。

＜ソートの主な用途＞
・購入が古い順に並べて、買い替え時期を確認
・金額の高い備品順に並べて、資産価値を把握
・担当者順に並べて、誰がどの備品を管理しているかを整理

＜設定方法＞
1. 並び替えたい列のセル内をクリック。
2. 「データ」タブ →「昇順」または「降順」を選択。
・昇順＝A→Z／数値が小さい順
・降順＝Z→A／数値が大きい順

＜注意点＞
必ず表全体を「テーブル形式」または「範囲選択」で操作しましょう。1列だけを並び替えると、他の情報とズレてしまうことがあります。

＜応用例＞
・年末の棚卸し前に、「最終更新日」列で並び替えて未更新の備品を把握
・金額順にして、高額備品から優先的に点検実施

「並べ替えるだけ」で状況がすぐに可視化されるため、日常業務での判断がぐっとスピーディになります。

3. 関数で自動計算・ミス防止

Excelの大きな強みのひとつが「関数」です。備品管理においても、定型的な集計やチェックを自動化することで、手作業によるミスや手間を減らすことができます。

＜おすすめの関数＞

関数	使い方	活用例
SUM	数値の合計を出す	合計金額の計算
COUNTIF	条件に一致するデータの件数をカウント	使用中の備品の数を数える
IF	条件によって表示内容を変える	「廃棄済み」の備品に赤文字を表示する
TODAY	今日の日付を取得する	保証期間の期限チェック

具体例1：使用中の備品の数を数える
=COUNTIF(G2:G100, “使用中”)

具体例2：保証期限が切れている備品を表示
=IF(TODAY()>H2, “期限切れ”, “有効”)

＜応用ポイント＞
・台帳の最下部に「統計欄」を作ると便利です（例：総数、廃棄済数、総額など）。
・定型業務を関数で処理すれば、毎月の集計作業が数秒で完了します。

関数は一見難しそうに感じますが、使い慣れると驚くほど強力な武器になります。

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備品管理台帳の運用ポイント

Excelで備品管理台帳を作っただけでは、「使える台帳」にはなりません。
作成後にどう運用するか、どう社内で定着させるかが、成功のカギになります。

ここでは、日常の運用で押さえておきたいポイントを5つに絞ってご紹介します。

1. 台帳は「更新されていること」が最も重要

備品台帳がいくら立派に作られていても、「現状と一致していない」情報が載っていれば、それは信頼できない台帳になります。

例えば、

・台帳上では「使用中」となっているのに、実物はすでに廃棄されている
・新しく購入した備品が台帳に登録されていない
・故障して修理に出したことが記録されていない

こうしたズレが起きると、いざ備品を探すときや棚卸しのときに混乱を招き、結果的に総務部門の信頼が落ちてしまうこともあります。

そのため、日頃から次のような更新ルールの徹底が必要です。

・新しい備品を購入したら、当日または週内に台帳へ登録
・廃棄や故障の際には、その都度「状態」を更新
・半年〜1年に一度は「見直し・棚卸し」のタイミングを設ける

Excelなら、複数人で同時編集できる「クラウド共有」や、変更履歴を残す機能を活用することで、こうした更新作業をチームで効率的に行えます。

2. 誰が何を使っているかを明確にする

備品の貸出や配布が適切に管理されていないと、「このパソコン、誰の？」「この備品、返却された？」といった混乱が生じがちです。

そこで重要なのが、「使用者（または責任者）」を必ず記録することです。Excelの台帳では、「使用者」列や「貸出部門」列を作り、必ず入力する運用ルールを設けましょう。

＜ポイント＞
・退職や異動時には、使用者の更新を忘れずに
・貸出備品には、返却予定日を記録する列を追加するのもおすすめ
・備品に「管理番号＋名前」のシールを貼っておけば現物確認が簡単

使用者情報を明確にしておくことで、責任の所在がはっきりし、紛失やトラブルの予防にも繋がります。

3. 管理ルールを簡潔に文書化する

台帳の使い方が「担当者の頭の中」にしかない状態だと、引き継ぎのたびに混乱が起きます。

そこでおすすめなのが、備品管理の運用ルールを簡単に文書化しておくことです。A4一枚程度の「運用マニュアル」があるだけでも、社内での理解が進み、使いやすさが格段に上がります。

＜最低限含めたい内容＞
・台帳の保存場所（例：社内共有フォルダ、クラウド）
・入力が必要なタイミング（購入時／廃棄時／故障時など）
・入力ルール（例：日付形式、状態の選択肢、使用者名の書き方）
・更新担当者と、定期点検のスケジュール

ルールを明文化することで、「あの人がいないとわからない」という属人化を防ぎ、運用がチーム全体で回るようになります。

4. 棚卸しを定期的に実施する

備品管理において最も大切なイベントのひとつが「棚卸し」です。
「棚卸し」とは、実際に社内の備品を目視・確認し、台帳と一致しているかをチェックする作業です。

＜棚卸しの目的＞
・実物と台帳の差異を確認し、ミスや紛失を防ぐ
・使用されていない備品を洗い出し、資産の有効活用につなげる
・廃棄漏れや保管忘れなどのトラブルを未然に防ぐ

＜実施頻度の目安＞
・最低でも年1回（決算時期や繁忙期を避けるのが理想）
・入退社が多いタイミング後にも実施すると効果的

棚卸しチェックシートをExcelで作成して印刷すれば、現場での確認もスムーズです。
確認後は、台帳に反映して更新し、記録として保存しておきましょう。

5. クラウドで共有して複数人で管理

Excelファイルを個人のパソコンに保存していると、他の人が確認できなかったり、うっかり上書き保存で古い情報に戻ってしまったりする危険があります。

そこで便利なのが、クラウド上でExcelファイルを共有する方法です。

＜ファイル共有が可能な主なクラウドサービス＞
・Microsoft OneDrive（Excel Online）
・Google Drive（Googleスプレッドシートも代用可）
・社内ファイルサーバー（アクセス制限付き）

＜クラウド共有のメリット＞
・複数人で同時に閲覧・編集が可能
・自動保存でデータの消失リスクを低減
・変更履歴が残るので、誰が何を修正したか確認できる

「担当者が休みで台帳が見られない」というような事態も防げるため、クラウド共有は中長期的な運用の基本となります。

Excelでの備品管理の限界と課題

Excelは非常に柔軟で便利なツールですが、「万能ではない」ということも事実です。
特に、備品の数が多くなったり、管理担当者が複数になったりすると、Excelだけでは手に余る場面が出てくることもあります。

ここでは、Excelで備品管理をする際に、実際の現場でよく見られる課題とその背景を解説します。

データ量が増えると動作が重くなる

Excelは大量のデータを扱うことも可能ですが、備品が数百件〜数千件に増えてくると、動作が遅くなる・固まる・保存に時間がかかるといった問題が起こりやすくなります。

・フィルターや並び替えに時間がかかる
・関数が多すぎると再計算が遅くなる
・保存時にフリーズすることもある

特に、画像を貼り付けている・複雑な関数を多用している台帳では、作業のストレスが増して生産性が下がってしまうこともあります。

入力ミスや二重登録が起こりやすい

Excelは誰でも簡単に入力できる反面、「自由すぎる」ことが逆にデメリットになる場面があります。

・同じ備品をうっかり2回登録してしまう
・数値を誤って入力しても気づかない
・使用者の表記ゆれ（例：佐藤太郎／佐藤太郎／佐藤・太郎）で集計できない

これらのミスは、管理が属人的なままだと発見が遅れ、気づいたときには「どれが正しいかわからない」状態になるリスクも。

もちろん「入力規則」や「チェック関数」を使えば軽減はできますが、根本的な防止策にはなりません。

編集ミスや意図しない上書きが発生する

複数人で台帳を扱うと、「うっかり他人の入力を消してしまった」「違うファイルを上書きしてしまった」などのヒューマンエラーがつきものです。

＜よくあるトラブル＞
・過去の情報を上書きして消してしまった
・保存せずに終了してデータが消えた
・バックアップを取っていなかったため、元に戻せない

Excelは編集権限の細かい管理や操作履歴のトラッキングには弱く、ミスを防止する仕組みが限定的です。

情報共有が難しい・リアルタイム性に欠ける

たとえば、ある備品の状態が「使用中」から「廃棄済み」に変更された場合、誰がいつ変更したのか、他の人はすぐに知ることができるでしょうか？

Excelファイルをローカル（パソコン本体）に保存している場合、最新版の台帳がどれかわからなくなる問題が起きやすくなります。

また、メールでファイルをやり取りしていると、複数のバージョンが生まれ、どれが正しいのか混乱してしまうこともあります。

Excelをクラウドで共有していたとしても、同時編集時の競合や反映の遅れが発生することもあるため、リアルタイムで確実に情報を同期したい場合には限界があります。

担当者変更や引き継ぎで運用が止まる

Excel台帳の運用が特定の担当者に依存していると、その人が異動・退職した場合に問題が顕在化します。

・関数や仕組みが複雑すぎて他の人が理解できない
・管理ルールが共有されておらず、使い方が属人化している
・引き継ぎに時間がかかり、実務に支障が出る

こうした事態を避けるには、台帳そのものだけでなく、「操作マニュアルや更新ルール」もセットで整備しておく必要がありますが、それをExcelだけで完結させるのはやはり限界があります。

情報の一元管理や分析には不向き

備品管理には、「単に一覧で記録する」だけでなく、

・保守期限の自動アラート
・棚卸し時のステータス管理
・購入履歴と紐づけた予算管理
・修理履歴の記録と検索機能

などが求められることもあります。

こうした機能をExcelで実現しようとすると、VBAやマクロといった専門知識が必要になり、メンテナンスが難しくなってしまうのが実情です。

【まとめ：Excelはスタートとして最適、でも限界もある】

・Excelは「誰でもすぐに始められる」という点で非常に優れています
・しかし、備品の数が増えたり運用メンバーが多くなると、運用負荷やトラブルが増加します
・中長期的に使い続けるには、ルール整備やクラウド活用、ツールの見直しが必要です

このような課題を感じたときには、次のステップとして「備品管理専用ツール」の導入を検討することも、十分に現実的な選択肢といえるでしょう。

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備品管理専用ツールとの使い分けを検討しよう

備品管理をExcelで始めた方の多くが、一定期間使ってみた後に「もっと楽に・正確に管理できないだろうか？」と感じ始めます。

そんなときに検討したいのが、「備品管理専用のツール（システム）」の導入です。

ただし、すべての企業にとって専用ツールが“正解”とは限りません。

ここでは、Excelと備品管理専用のツール（システム）との違いをわかりやすく比較し、状況に応じた使い分けの考え方をご紹介します。

Excelと備品管理専用のツール（システム）の比較表

項目	Excel	備品管理専用ツール
導入コスト	ほぼゼロ（既に導入済み）	月額／初期費用が発生する
始めやすさ	非常に簡単（誰でも使える）	初期設定が必要（慣れるまで時間がかかる）
柔軟性・自由度	高い（カスタマイズ自在）	一部制限あり（選択式や固定レイアウト）
入力ミス防止	弱い（人の注意に依存）	強い（入力制御、重複チェック機能あり）
データの一元管理	難しい（複数ファイルで管理しがち）	得意（クラウド上で統合管理）
リアルタイム共有	工夫すれば可能（クラウド連携）	標準機能として対応
担当者の引き継ぎ	属人化しやすい	マニュアルや操作ガイドあり
棚卸し・貸出管理などの機能	手作業で実施	専用画面・履歴機能あり
拡張性（分析・通知・連携）	限界あり（VBAや関数で対応）	自動通知、履歴保存、他システム連携が容易

専用ツールが向いているのはどんな企業？

Excelで十分に管理できるケースも多いですが、次のような状況にある企業では、専用ツールの方が圧倒的に効率的になります。

備品の数が多く、情報が複雑

→ 数百～数千件の備品がある場合、台帳の検索・管理・更新の手間が限界に達しがち。

複数の拠点・部門で管理している

→ 例えば本社・支社・営業所など複数拠点で備品を使い回す企業では、リアルタイム共有と一元管理が求められる。

棚卸しや貸出管理が定期的に必要

→ 手作業や紙ベースの棚卸しに限界を感じている場合、専用機能のあるツールの方が断然ラク。

管理の属人化をなくしたい

→ 誰が見ても操作・更新ができる環境を整えるには、マニュアル化された専用ツールが有利。

情報漏洩やセキュリティ面が気になる

→ Excelは個人PCに保存されやすく、パスワード設定なども手動。専用ツールならアクセス制限やログ管理が標準搭載。

専用ツールの導入でできること（一例）

具体的には、以下のような便利機能を備えたツールが多くあります。

・QRコードやバーコードで備品を読み取り
・スマホ・タブレットで棚卸しが可能
・貸出状況・返却期限を自動で通知
・備品の購入・廃棄・修理履歴を自動で記録
・レポート・グラフ機能で備品の傾向を可視化
・申請ワークフローと連携可能（購買・修理など）

これらを手作業やExcelで実現しようとすると、非常に手間がかかるか、実現そのものが難しくなることがあります。

まずは「Excelでできる範囲＋専用ツールの検討」から始めよう

いきなり専用ツールを導入するのが不安な方は、今使っているExcel台帳を“整理して可視化”するところから始めましょう。

・不要な列や備品はないか
・最新の情報に更新されているか
・入力ルールは明確になっているか

その上で、「どの作業が大変か」「どんなトラブルが繰り返し起きているか」を整理しておくと、ツール選定時の判断基準になります。

また、Excelと専用ツールを併用する形（例：メインはツール、報告書作成はExcel）で運用している企業も多く、無理に全部切り替える必要もありません。

社内で導入を検討する際のポイント

「備品管理ツールを導入したい」と思っても、社内稟議が必要だったり、費用対効果を説明しなければならないこともあります。

検討・提案の際には、以下のような観点を押さえると納得されやすくなります。

・現在の管理業務にかかっている時間や手間（工数）
・過去のトラブル事例（紛失・二重登録など）
・棚卸しの負担や精度
・他部署・拠点との情報共有の難しさ
・Excel運用の限界点

これらを数値や具体例で示せると、社内での理解が得やすくなります。

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アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、会社にある備品を一元管理し、総務部門の備品管理業務を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスや記録漏れを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

期限管理

貸し出した備品の返却期限や保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れや更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却など、備品に関する動きが履歴として残ります。

紐付け管理

セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

RFIDと連携した棚卸

RFIDタグを利用した効率的な棚卸機能を提供しており、短時間で正確な棚卸を実現します。

修理管理

修理依頼日・修理完了日・修理依頼先・修理内容・修理エビデンスなどを登録することで、修理の詳細を履歴として残すことができます。

定期点検・メンテナンス管理

定期点検の内容・点検日・ステータスを登録することができます。また、エビデンスとして点検結果をファイルで保存することが可能です。

自動アラート通知

返却予定日や定期点検日が近づくと、自動でアラートが通知されるため、返却忘れや点検漏れを防ぐことができます。

履歴管理

貸出・返却や棚卸の記録、修理内容や定期点検の内容が履歴として残りますので、いつでも簡単に確認することができます。

複数拠点での利用が可能

備品管理クラウドは利用ユーザー数や拠点数に制限がありませんので、各現場の建設重機を登録することで、各現場の建設重機情報を一元管理することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で建設重機の管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

備品管理は、会社の運営に欠かせない「縁の下の力持ち」です。
パソコンや社用スマホ、オフィス家具といった備品は、日々の業務を支える大切な資産。その状態を正確に把握・管理できていないと、紛失やムダな再購入、棚卸しの混乱といったリスクにつながります。

その点、Excelは非常に優れた“第一歩のツール”です。
初期費用ゼロ、操作もカンタンで、すぐに備品台帳を作り始めることができます。特に、管理する備品の数がそこまで多くない場合や、管理担当者が限定されている環境では、Excelで十分な成果を上げることができるでしょう。

今、もし備品の情報がバラバラだったり、「なんとなく管理しているだけ」になっていたら――
まずはExcelで“見える化”するところから始めてみましょう。

見えるようになれば、改善点もわかります。
改善できれば、業務も会社も、確実に前進します。

ぜひ、この記事をきっかけに「自分たちの会社に合った備品管理の形」を考え、一歩ずつ進化させていってください。

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