固定資産管理の重要性と効率化についてわかりやすく解説！

「固定資産管理について知りたい！」

「固定資産管理の効率化を目指したい！」

「固定資産管理をデジタル化する場合どうすべき？」

建物・機械・車両はもちろん、パソコンやスマホなどの備品なども含めた「固定資産」は、
多くの企業の大切な資産であり経営・運営に欠かせない重要な財産でもあります。

しかし保有する資産が増えるほど、「どこに何があるのか、いつ取得し、どの程度の価値を持つのか」など、正確に把握することは容易ではありません。

また管理がおざなりになってしまい実物と帳簿の内容が一致していなかったりすると、
経営や税務申告に支障をきたす恐れがあります。

さらに、資産の所在不明や不正利用が発生すれば、企業の信頼を損なうリスクにもつながります。

こうしたトラブルを防ぐために欠かせないのが「固定資産管理」の徹底ですが、
どのように効率化していけば良いのか迷ってしまうケースも少なくありません。

そこで当ページでは固定資産管理の重要性について解説をしつつ、肝心の効率化手法についても触れていきたいと思います。。

正確なデータを維持して資産の効率的に管理する、それはコスト削減やセキュリティ強化にもつながりますので、ぜひ当ページの内容を参考にスマートな固定資産管理の実現を目指してみてはどうでしょうか。

固定資産管理の目的

それでは固定資産管理の目的について解説をしていきましょう。

それらを知ることが固定資産管理の重要性を知るために大切なポイントでもあるので、
各項目をしっかりとチェックしていきましょう。

そもそも固定資産管理とは

まずは、基本である「固定資産管理とは」について解説をしていきましょう。

固定資産管理とは企業が所有する建物や土地、機械や車両、そして各種備品などの「固定資産」を正確に把握・記録するための管理業務です。

これらの資産は基本的に購入から廃棄までの流れ、サイクルを適切に管理することが求められます。

具体的には「取得日・金額・耐用年数・減価償却」の状況などを台帳に記録して、定期的に棚卸しを行い資産の現状と価値を明確化していきます。

この管理を怠ってしまうと帳簿上の資産と実際の資産にズレが生じてしまい、財務報告や税務申告に支障をきたすリスクがあるのです。

単純な記録だけではなく、企業としての責任を果たすうえで欠かせない業務なので、固定資産管理は軽視することなく行わなければならないのです。

税額の算出や節税にもつながる

次に、固定資産管理の目的でもある税務処理での正確な税額の算出についても触れていきましょう。

企業は保有する資産に応じて固定資産税を納める必要がありますが、その金額は資産の評価額や減価償却の計算に基づいて決まります。

管理台帳を整備していれば各種資産の取得時期や耐用年数、そして償却費を正確に把握できるので税務申告を正しく行うことができます。

また資産の使用状況を明確にしておくことで、不要になった設備や備品を早期に売却できるため無駄な課税を防ぐことにもつながります。

さらに補助金や税制優遇措置を活用する際にも、正確な資産情報があれば申請手続きがスムーズです。逆に、補助金や税制優遇措置を受けたい場合、正確な情報がなければ手続きに時間がかかってしまうので注意が必要です。

そのため、固定資産管理は単なる記録作業ではなく、「正しい納税」と「効果的な節税」を両立させるためにも重要な仕組みだと言えます。

資産の不正利用の防止にも役立つ

最後に、資産の不正利用防止にも役立つという点に触れておきましょう。

固定資産を適切に管理することは、不正利用や紛失、そして横領のリスクを防ぐうえでも非常に有効です。

特に多くの設備を保有している企業の場合、誰がどの資産（設備や備品）を使用しているのかが曖昧になることがあります。

しかし、固定資産管理台帳を整備して資産ごとに管理番号や使用者を明記しておけば、責任の所在が明確になり不正な持ち出しや私的利用を防止することができるのです。

さらに資産の位置情報や使用履歴をデジタル管理することで、リアルタイムに状況を把握できトラブルが発生した際にも迅速に対応できます。

固定資産管理を適切に行うことで透明性の高い管理体制を実現することができる、これは様々なリスクやトラブルを防止することにもつながります。

適正な資産管理は「様々なリスクを未然に防ぐ最高のセキュリティ対策」と言っても過言ではないため、徹底した管理をデジタル化をしつつ行う企業も増えてきているのです。

固定資産管理を始めるための手順

ここからは固定資産管理を始めるための手順について解説をしていきましょう。

基本的な流れについて触れていきますので、これから本格的な固定資産管理を行う場合やデジタル化を検討している方は是非参考にしてみてください。

固定資産台帳の作成

まず固定資産管理の第一歩として「固定資産台帳」の作成が挙げられます。

固定資産台帳とは、企業が保有する土地や建物、機械や車両、そして各種備品などを一覧化して、様々な情報を記録する台帳を指します。
※具体的には「取得日・取得金額・耐用年数・設置場所・使用部署・管理責任者」などの大切な情報を記録していく台帳です。

この固定資産台帳を作成しておくことで資産の全体像が明確になり、経営判断や税務処理を正確に行うための基礎データを得ることができます。

台帳の作成にはエクセルなどの表計算ソフトを活用する方法もありますが、エクセルでは膨大な数の備品の入力や大人数での共有管理となり管理が難航することがあります。
そのため、最近ではクラウド型の固定資産管理システムを利用する方法がオススメです。

エクセルは導入コストが低く柔軟にカスタマイズできるメリットもありますが、資産数が増えると更新や共有にかなりの手間がかかります。

一方でクラウドシステムならばリアルタイムで情報共有ができ、減価償却の自動計算やレポート出力も容易などメリットも多いのです。

自社の規模や運用体制に合った形式を選び、正確かつ更新しやすい台帳を整備することが重要だと覚えておきましょう。

全ての資産を棚卸すべき理由

次の工程として全ての資産の棚卸が挙げられます。

この場合の棚卸とは、現物を確認しながら資産情報を照合・更新する作業であり、帳簿上のデータと実際の所有状況を一致させる非常に重要なプロセスを指します。

固定資産台帳を長年更新していない企業の場合、所在不明や廃棄済みの資産が記録上残っているケースも多く、これを放置すると資産の過大計上や不正リスクの温床になってしまいます。

そういったリスクやトラブルを防ぐためにも、棚卸作業では資産の現物を一つずつ確認し、台帳に登録されている情報（管理番号、設置場所、使用者など）と照らし合わせていきます。

※もし資産数が多い場合は、クラウドシステムなどを導入してバーコードやQRコードを活用すると効率的です。

最近では、スマートフォンアプリでスキャンしながら棚卸しできるクラウドツールも登場しているので、それらを活用すれば作業時間の大幅短縮が可能！

定期的な棚卸は固定資産管理の精度を維持し、様々なリスクやトラブルを防ぐために役立つため、一定周期で棚卸を行うことをおすすめします。

固定資産にラベルを作成して貼り付ける

最後に資産の管理精度を向上させるために役立つ「固定資産管理ラベルの作成」についても触れておきましょう。

固定資産ごとに管理番号やバーコード、QRコードを記載したラベルを作成して現物に貼り付けることで、資産の所在や利用状況を簡単に特定できるようになります。

この工程を済ませておくことで棚卸しや貸出・返却管理や修繕履歴の追跡などが驚くほどスムーズに行えるようになるのです。
※ちなみにラベルは耐久性を考慮して、材質や粘着力の強いタイプを選ぶのがポイントです。

オフィス機器や家具にはシールタイプ、屋外設備や工場機器には耐熱・耐候性のあるプレートタイプを選ぶの理想的！

またラベル番号は固定資産台帳と紐づけて管理することで、紙ベースでもデジタルでも一貫した管理体制を実現できます。

ラベル管理をするのが面倒に感じてしまうかもしれませんが、結果として資産の「見える化」と「正確な資産把握」を行うことができるため、早めに仕組みづくりを済ませておくことをおすすめします。

★マニュアルの作り方はコチラ

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固定資産管理を効率化するための方法

ここからは固定資産管理を効率的にするための方法について触れていきましょう。

先の項目では基本的な管理方法について触れてきましたが、ここからは管理をするための選択肢という言う意味でも掘り下げて解説していきたいと思います。

エクセルで管理の効率化を目指す

次に中小企業や小規模組織で固定資産を効率的に管理する選択肢として、エクセルを使った管理方法に触れていきます。

一般的なオフィスソフトであるエクセルを活用する場合、導入コストがかからず操作も直感的に行えるため最初の一歩としては最適です。

「資産名、取得日、金額、設置場所、減価償却」などを一覧化することで、全体の資産状況を見える化でき、さらに関数やマクロを活用すれば減価償却の自動計算や残存価値の算出なども可能です。
※他にもフィルター機能を使えば、部署別・資産分類別の管理も簡単に行うことができます。

ただしエクセル管理にはいくつかの課題もあり、ファイル共有によるバージョン管理の煩雑さや、入力ミス・削除リスクなどが挙げられます。

さらにデータ量が増えると動作が重くなってしまったり、更新に時間がかかる場合もあるため管理する固定資産の量が多い場合には注意が必要です。

そのため資産の数が多くなってきたら、クラウド連携や専用ツールへの移行を検討するのがオススメ！

管理する固定資産の量が少ない場合のみ、エクセルで管理をする選択肢を検討してみても良いかもしれませんね。

専用のシステム（ソフト・ツール）を導入する

最後に専用のシステム（ソフト・ツール）を導入する選択肢について触れていきます。

固定資産の管理業務を本格的に効率化するなら、専用の「固定資産管理システム」や「クラウドツール」の導入が最もオススメです。

これらのシステム・ソフト・ツールは、資産登録から減価償却計算、帳票出力、棚卸、廃棄・除却の履歴管理までを一元的に処理できるため、手作業による更新や転記ミスを大幅に削減することが可能です。
また、クラウド型のシステムであれば、複数拠点・複数担当者間でもリアルタイムに情報共有が出来るというメリットもあります。

さらに、RFIDとICタグを活用する棚卸機能、期限アラート機能、写真登録などを備えたツールも多く、現場業務の効率化やトラブル防止にも役立ちます。

他にも、データ分析機能を活用すれば資産の稼働率を確認できたりと、戦略的な設備投資の判断に役立てることもできるのです。

初期費用はかかりますが日常業務の省力化・正確な資産情報の維持・税務対応の迅速化など多くのメリットがあるため、長期的なコスト削減効果を考えると費用対効果が抜群の投資だと言えるでしょう。

もし固定資産管理のためのクラウドツールを探している方は、弊社の「備品管理クラウド」であれば様々なメリットを実感することができるため、ぜひ検討してみることをおすすめします。

固定資産管理は備品管理クラウドへおまかせ

今回は固定資産管理の重要性について解説をしつつ、効率化手法としていくつかの選択肢について触れてきました。

固定資産管理は単なる「台帳の整備」ではなく、無駄な設備投資や課税を防ぎ、コストを最適化にもつながる大切な業務なのです。
また、棚卸や減価償却の手間を効率化すれば、経理・総務担当者の業務負担も大幅に軽減することができます。

昔ながらの紙の台帳管理ではなく、デジタル化の初歩であるエクセルなどの手軽な方法から始め、資産の量次第ではクラウド型の固定資産管理システムを導入してみるのが良いでしょう。

もし、デジタル化が面倒だと感じてしまったり、システム構築が難しいと悩んでいる方は、弊社の「備品管理クラウド」を導入してみることをおすすめします。

はじめての方にも扱いやすく、訪問登録やオンボーディングなども充実。
そして、リアルタイムで情報が反映される仕組みなので、効率よく固定資産の管理が可能になります。
定期的な棚卸やマニュアル整備などに悩んでいる場合にも、オススメなのが備品管理クラウドなのです。

自社の資産状況を正確に把握し、データを経営判断に活かすからこそ、コストの最適化やリスク管理を実現することができます。

今こそ自社に合った方法で固定資産管理を見直し、効率化への一歩として本格的なデジタル・クラウド管理への第一歩を踏み出してみてはどうでしょうか。

まとめ

固定資産管理は、企業経営において重要な役割を果たす業務の一つです。正確な資産情報の把握は、経費削減や税務対応の精度向上、さらにはリスクマネジメントにも直結します。

特に総務部門は、全社の資産を一元的に管理する立場にあるため、業務の正確性と効率性の両立が求められます。資産台帳の整備や棚卸しの実施はもちろん、日常的な資産の取得・移動・廃棄の記録も欠かせません。

近年では、IT技術を活用した管理システムの導入や、クラウドによる情報共有、モバイル機器の利用など、効率化の手法も多様化しています。これらを積極的に取り入れることで、属人化の防止や業務の標準化が進み、結果として管理レベルの向上につながります。

固定資産管理は、単なる「物の管理」ではなく、企業の資産を守り、有効活用するための「経営支援業務」であると言えるでしょう。今後ますます求められるガバナンス強化やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の観点からも、固定資産管理の見直しと効率化は、避けては通れない重要テーマです。

まずは現状の管理体制を点検し、小さな改善からでも一歩を踏み出すことが、将来的な大きな効果につながります。本コラムが、みなさまの業務改善の一助となれば幸いです。

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