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コラム記事

今や、ほとんどの企業が「備品管理」をしている

突然ですが、みなさんの会社は備品管理をしていますか?

最新のマクロミルの調査によれば、「備品管理をしていない」と回答した企業は全体の約20%でした。
言い換えると、全体の約80%の企業が何らかの方法で「備品管理をしている」ことになります。

この結果を聞いて、「えっ、ウチの会社も20%側なんだけど…。やばいかな?」と不安に思ったり、「でもまだ備品管理するほど大きな会社じゃないし…」と迷ったりしている方もいるのではないでしょうか?

では、備品管理を始めるべきなのはいつなのか?
この記事で解説しますので、最後までご覧ください!

備品管理の始めるべき社員数は?

まず、備品管理を始めないといけない社員数は何人からだと思いますか?

①5人

②20人

③100人

正解は①の5人です!

いやいや…
「5人」って、備品も大した数ないでしょう?と思われる方も多いでしょう。

会社にある備品は1人あたりに換算すると1人平均10個といわれています。
つまり、5人いればもう50個もの備品があることになります。
もし50個もの備品があるなら、備品管理は早めに始めた方が良いと思いませんか?

あなたのデスク周りの備品を見てみてください。

パソコン、マウス、キーボード、モニター、社用携帯、ACアダプター、USBハブ、デスク、チェア、キャビネット…。

これだけでもう10個です。

小規模の会社だからといって、備品管理はまだまだ先のことと後回しにしてはいけません。
社員が少ない会社こそ、備品が無くなることは、ビジネス上や会計上に大きな影響を与えます。

備品管理のを始めるタイミング 台帳管理する項目を決める

社員が5人以上いる会社の場合、備品管理は可能な限り早く始めるべきです。

成長する会社や組織は、従業員数が増えていきます。それに伴い、備品数も増えていきますよね。

そのため、組織が小さく、従業員数や備品数が少ないうちに備品管理をスタートし、体制を整えないと紛失は防げません。

一方で、ある程度組織の規模が大きくなっている場合はどうすれば良いでしょうか?

例えば、「うちの会社、全国各地に営業所がある…」や「海外支店もあるし、どうすれば…」といった場合は、可能であれば「オフィス移転」や「レイアウト変更」「大規模な人事異動が行われた時」のタイミングを利用して備品管理をスタートさせることがおすすめです!

実際に96%の人がオフィス移転のタイミングで、移転先に持っていく備品を整理すると回答しています。

この際には、「どの備品をどこに持っていくか」「処分すべき不要な備品はあるか」といった観点で備品を仕分ける必要があります。

そして、備品の仕分けのタイミングで、備品管理台帳の作成と管理ラベルの貼付を行うことで、非常に効率的に備品管理の基礎を整備することができます。

もしオフィス移転やレイアウト変更などの予定がない場合でも安心してください。

最初は全部の備品を一度に管理し始めるのではなく、使用回数や紛失が多いものから少しずつ始めてみましょう。

質問はお気軽にどうぞ!

備品管理クラウドでは、製品の型番やJANコードを読み取るだけで簡単に備品を登録できます。また、どの備品から登録すれば良いかなどサポートもしています!ぜひこちらも検討してみてくださいね!

今回の記事の内容は、アストロラボがお届けする「誰でも成功!!DXチャンネル」でも紹介しておりますので、ぜひご覧ください!

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