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コラム記事

経営者や管理者を悩ませているのが、会社の持ち物である備品の紛失問題です。
近年、テレワークの導入が進み、社員への備品の貸し出し管理が注目されています。

これまで、紛失した会社の備品の例としては、
主に、ノートパソコンや携帯電話の充電器などが挙げられました。

最近ではマウスやキーボード、液晶ディスプレイが紛失した備品として処理されることもあるのです!
「液晶ディスプレイが?!」と驚くかもしれませんが、
テレワーク導入企業では、社員が会社から借りた液晶ディスプレイをそのまま借りパクしてしまうといったことも実際に起きています。

紛失や借りパクはなぜ起こる?

このからくりは、経理上ではディスプレイの購入は記録されているものの、
その後の備品登録、管理がきちんと行われていないことで起きています。

「いつ、誰に貸し出したのか?」までの詳細な情報として管理が行われていないことで、
貸出状況の把握ができず、結果的に「借りパク」に繋がってしまうわけです。

これはほんの一例にすぎません。
備品に関する正確な記録をつけていない企業は、
さまざまなトラブルへのリスクを抱えているといえます。

備品を管理されている担当社のみなさん、この話を聞いて驚きませんでしたか?
「しっかり管理していないと社長に怒られる!」という心の叫びが聞こえてきそうですね(笑)。

 貸出管理機能がついた備品管理システムを使おう!

備品の貸出管理はExcelで記録することもできます。
しかし、Excelにはアラート機能がないため、備品の返却忘れなどを防ぐことができません。

貸出管理機能が充実した備品管理システムを導入することで、
返却期限が近づくと借りた人、管理者それぞれにリマインドとして通知が届きは返却が促されます。
また、返却が遅れている備品も把握することができます。

これだけで備品の「借りパク」が防げるだけでありません。
借り手も、自分が何を借りているか把握しやすくなります。異動や転勤といったタイミングでも
スムーズな備品の返却が可能になります。

貸出管理機能が搭載された、備品管理管理クラウドがおすすめ!

備品管理クラウドには貸出管理機能がついています。
返却期限が近づくと、使用者に対してリマインドの通知をしてくれます!

また、返却期限が過ぎている場合もアラートを飛ばしてくれるので、
備品の返却忘れをグッと減らすことができますよ!

質問はお気軽にどうぞ!

管理者のみなさま、備品の紛失経験がある方は、
あらためて、会社の備品が借りパクされていないか、振り返ってみてください。

借りパクも会社の備品管理、備品の貸出管理をきちんと行うことで、未然に防ぐことができます。
会社の規模が大きいほど、効果はより大きく現れます。
スタートアップ企業も、今こそ備品管理と貸出管理に真剣に取り組むことで
将来の損失を未然に防ぐことができます!

備品を管理することは、仕事効率向上だけでなく、
備品の紛失を防ぐことで会社の経費削減にも繋がります!

今回の記事の内容は、アストロラボがお届けする「誰でも成功!!DXチャンネル」でも紹介しておりますので、ぜひご覧ください!

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