オフィスにある『大量の鍵』の管理方法は？エクセル台帳の作成や管理マニュアルの作り方も解説！

「オフィスにある鍵の管理が大変で悩んでいる！」
「管理しきれないほど鍵がある場合はどうすれば良い？」
「オフィスの鍵の理想的な管理方法について知っておきたい！」

オフィスや施設で意外に多い悩みとして挙げられる鍵の管理。

出入口はもちろん会議室や倉庫、ロッカーやサーバールームなど多くの場所で「鍵」が必要になります。

そして日々の業務で複数の社員が鍵を使用するうちに「どの鍵がどこのものか分からない」などのトラブルはどの会社・オフィスでも起こる可能性があります。
※他にも「返却が遅れて次の人が使えない」「紛失して探すのに時間がかかる」といったトラブルも発生しがちです。
さらに複数拠点を持つ企業や大型オフィスでは、鍵の数が増えるほど管理が複雑になり担当者の負担も大きくなります！
こうした課題を放置すると業務の非効率化だけでなく、情報漏えいや不正侵入などセキュリティリスクにも直結するのですが、中々改善に手を付けることができないケースが多いもの。

そこで今回はオフィスに点在する大量の鍵をスムーズに管理するための具体的な方法について、わかりやすく解説をしていきたいと思います。

私たちが管理したいオフィスで使用する『鍵』の定義とは？

オフィスにおける「鍵」は、物理的な開閉手段にとどまらず、情報セキュリティや人の入出管理においても重要な役割を担っています。特にIPOを控える企業や大企業においては、更に高いセキュリティレベルに対応した鍵の選定と管理が求められます。

オフィスで使用される鍵には、自宅の玄関に使用されている物理的な開閉をするシリンダータイプや、ロッカーや自転車の鍵によく使用されるダイヤルタイプ、近年のオフィスやオフィスビルの入出によく使用されているデジタルカードキータイプ、プッシュ・テンキータイプなど、たくさんの種類が存在します。
これらの鍵は、保管場所の重要性やセキュリティレベルに応じて適切に選定されます。
例えば、シリンダータイプは一般的なドアロックとして使用され、カードキーは企業オフィスの密集したビルのようなアクセス制御が必要な場所において効果を発揮します。
デジタル化の進展に伴い、オフィス内での鍵管理の重要性は一層増し、適切な鍵選択と効率的な管理が不可欠となっています。
これによって、物理的なセキュリティのみならず、情報セキュリティも強化されることで、企業全体の安全性を向上させることが可能です。
このように、人々の安全や大切な情報を守るためのものがオフィスにおける『鍵』です。

オフィスにはどのような種類の「鍵」があるの？

オフィスの鍵の管理方法について解説する前に、
肝心のオフィスの鍵の種類についても触れておきましょう。

鍵の種類次第でも予備として必要な数、管理方法など多少の差が生まれます。

またセキュリティの問題から鍵を変更しようとしている担当者の方もいると思いますので、
管理をする前にオフィスで採用される鍵の種類について解説をしていきたいと思います。

シリンダータイプ

まずオフィスで使われる鍵として、シリンダータイプの鍵が挙げられます。

シリンダータイプの鍵は一般的であり、信頼性の高い物理的ロック方式でもあり、
内部のピンシリンダー構造によって開閉を制御する耐久性にも優れた鍵です。

最近ではピッキング防止性能を強化したディンプルキータイプも普及しており、
オフィスのセキュリティ向上に役立ちます。

また電源を必要としないため停電時にも使用でき、コスト面でも導入しやすいのが特徴的です。

シンプルながら堅実な防犯性能を備えているため、小規模オフィスから大企業まで幅広く利用される定番の鍵です。

ダイヤルタイプ

次に暗証番号を回転式のダイヤルで設定・解除する方式のダイヤルタイプについて触れていきましょう。

これは鍵を必要にするタイプではなくダイヤル自体が鍵そのものであり、
別途鍵を持ち歩く必要がないため紛失リスクを減らせるメリットがあります。

番号の組み合わせも自由に変更できるため、担当者の入れ替えやセキュリティ更新にも柔軟に対応可能。

一方で複雑な番号設定や操作ミスによる「開閉トラブル」には注意が必要です。

こちらもシンプルで電源不要な構造のため、ロッカーや書庫など用途を限定して利用される鍵（セキュリティ）です。

カードキータイプ

また最近増えてきているカードキータイプのキーについても触れていきましょう。

このタイプはICチップや磁気ストライプを利用して開閉する電子式の鍵であり、
社員証や入館カードと一体化できるためオフィス全体の入退室管理を効率化できます。

また使用履歴をデータとして残せるため、セキュリティ面でも非常に優れているメリットも見逃せないポイントです。

さらに紛失時にはカードの無効化で即時対応が可能で、物理的な交換が不要なメリットも存在します。

デザイン性や利便性の高さからセキュリティ意識の高い企業、また共有スペースを持つオフィスで広く採用されているタイプの鍵（認証キー）だと言えるでしょう。

プッシュ・テンキータイプ

最後にプッシュ・テンキータイプの鍵について触れていきましょう。

これも先に挙げたダイヤルタイプ同様に厳密には鍵ではなく、暗証番号をボタンで入力して解錠するデジタルロック方式です。

こちらも鍵を持ち歩く必要がなく、コードを知っていれば誰でも開閉できる手軽さが魅力的。

また番号を定期的に変更することでセキュリティを維持でき、共用スペースや会議室などにも最適です。

電池式や電源直結型などバリエーションが豊富なので、利便性と安全性のバランスに優れています。

物理キー不要のため、紛失や複製のリスクを抑えられる点も企業にとって大きなメリットですが、
暗証番号が漏れてしまった場合は誰もでも解除できるリスクがあるため注意が必要です。

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エクセルで大量のオフィスの鍵を管理する方法

ここからはエクセルで大量のオフィスの鍵を管理する方法について触れていきましょう。

一般的なオフィスソフトであるエクセルでの管理を検討する人は多いので、紙ではなくデジタル媒体で効率的に管理したい方は是非参考にしてみてください。

鍵管理台帳の作成

まず大量のオフィスの鍵を効率的に管理するためには、エクセルで「鍵管理台帳」を作成することが大切です。

鍵番号・対応する部屋（施設）・鍵の保管場所・貸出履歴・担当者など重要な項目を一覧化していきます。

こういった重要な項目を事前に一覧化しておくことで、のちのちエクセルのフィルター機能を活用して検索や集計も簡単に行うことができるようになるのです。
※さらに更新日や返却期限の列を設けておくと管理ミスを防ぐことができます。

また条件付き書式を使って「未返却の鍵を自動で色分け」など設定することで、都度日付を目視せずに色のみで視覚的に鍵の状況を把握できます。

このようにシンプルながら柔軟性が高く、コストをかけずに正確な鍵管理を実現できるのがエクセルで鍵管理台帳を作成する最大のメリットとも言えるでしょう。

鍵管理マニュアルの作成

次に鍵の管理を複数人で行う場合、先のエクセルでの鍵管理台帳と併せて「鍵管理マニュアル」を整備しておくことが大切です。

鍵の貸出・返却・紛失時の対応手順を明文化しておくことで、誰が担当しても同じ基準でオフィスの鍵を運用できるようになるのです。

そしてマニュアルには台帳の更新ルール、そして記入例やセキュリティ上の注意事項も盛り込みましょう。

特に共有ファイルを利用する場合は、編集権限や履歴管理のルールも明確にしておくことが重要です。

こういったエクセルでの鍵管理台帳の運用マニュアルを整備することで、人的ミスや情報漏えいのリスクを大幅に軽減できるのです。

鍵管理担当者を選定

最後に大量の鍵を適切に管理するためには、信頼できる「鍵管理担当者」を選定することも大切です。

この「担当者」はエクセルでの管理台帳の更新・確認・監査を一元的に行い、鍵の貸出や返却なども担当します。

もし複数人で対応する場合は、責任の所在を明確にしておき、定期的な引き継ぎやチェック体制を設けることが大切です。

また担当者にはセキュリティ教育を行い、情報管理意識を高めておくとリスクやトラブルを軽減することができるでしょう。

単純に担当を決めるだけではなく、研修なども含めて適切な人材を配置することで鍵の紛失防止、そして不正利用の抑止につながるため安全で効率的なオフィスでの鍵運用を実現することができます。

鍵管理台帳での管理はやっぱり面倒！そんな時にオススメの管理方法やシステムとは？

鍵管理システムの利用

「鍵管理システム」とは、企業や組織が所有する物理的な鍵の管理を効率化するためのソリューションです。
鍵管理システムは、手書きや手入力シートでは把握しきれない鍵の貸出管理、鍵の返却管理、履歴管理、アクセス権限設定、リアルタイムでのデータ共有といった機能を搭載し、社内の鍵の動きを見える化することができ、不正の防止にも役立ちます。
また、鍵管理システムはアラート機能を備えていることが多く、鍵の返却期限が過ぎた場合や不正なアクセスが試みられた際に、管理者に通知を送ることができます。

さらに、最新の鍵管理システムはクラウドベースで運用されることが多く、リアルタイムでのデータ共有が可能です。これにより、複数の拠点を持つ企業でも一元的に鍵を管理でき、緊急時の対応もスムーズに行えます。
鍵管理を強化することで、企業のセキュリティリスクを低減できます。

このように、鍵管理システムは鍵の管理を効率的かつ効果的に行うための重要なツールなのです。

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鍵管理を効率化！『備品管理クラウド』鍵管理システムとして活用するのがオススメ！

貸出管理

貸出管理機能は、「誰にどの鍵がいつまで貸し出されているか」を記録し管理することができる機能です。鍵の貸出管理機能は、必要に応じて承認プロセスを設定することが可能です。

返却管理

返却管理機能は、「貸し出された鍵が期限内に返却されているか」を記録し管理することができる機能です。返却期限が近づいた場合や返却期限までに返却されない場合は、自動でアラートを通知することも可能です。

履歴管理

履歴管理機能は、鍵の貸出や返却など鍵に動きに関する履歴を管理することができる機能です。鍵の使用履歴を詳細に記録し、紛失や不正使用を抑止します。

アラート通知

鍵の返却期限が近づいた場合や返却期限までに返却されない場合は、自動でアラートを通知することが可能です。

アクセス権限設定

鍵管理システムは、ユーザー毎や部門毎にアクセス権限を設定することができるため、セキュリティの強化にも寄与します。

リアルタイムでのデータ共有

鍵管理システムでは、鍵の使用者や使用場所、鍵の保管場所、ステータスなどの鍵に関するデータがリアルタイムで共有されるため、鍵の動きを見える化することができます。

スマホやWebにも対応

スマホやwebを活用することで、オフィス内の鍵やロッカーの管理がより効率的になります。従来の物理的な鍵管理に比べて、手間が大幅に省け、必要な時に必要な鍵を小さめのオフィスでも瞬時に利用可能です。たとえば、緊急事態が発生した場合でも、スマホから管理システムにアクセスするだけで、誰がどの鍵を保管しているか確認でき、迅速な対応が可能です。

さらに、webベースの鍵管理システムを利用すると、オフィス全体の鍵の使用履歴を簡単に追跡でき、不正使用の防止や紛失リスクの軽減に役立ちます。クラウドを活用した情報共有により、複数の部署間で鍵の管理が円滑に行え、情報の一元化が実現します。このレベルの管理は、会社全体のセキュリティを向上させ、安心感を提供します。

このように、スマホやwebを活用した管理システムは、時間とコストの削減を実現し、オフィス全体の業務効率の向上をサポートします。結果として、安心感と業務効率の向上という大きなメリットを享受できるのです。

まとめ

今回はオフィスでの大量の鍵の管理方法について、エクセルでの台帳作成や専門のソフト・ツールを活用するケースも挙げつつ解説してきました。

いずれの場合でも大量の鍵を安全かつ効率的に管理するには「ルール化」、そして「仕組み化」が大切なポイントです。

エクセルでの鍵管理台帳やマニュアルでルールを整備することで、貸出・返却の流れを標準化でき紛失や二重管理のリスクを減らせます。

しかし鍵の数が増えるにつれて、エクセルでの管理でも限界を感じてしまうケースも珍しくありません。

そこで注目されているのがクラウド型の鍵管理システムです。

例えば弊社の「備品管理クラウド」であれば、はじめての方でも操作が非常に簡単で、
入力してあるデータの検索・確認も容易！

多くの方が悩む鍵の初期登録や貸出・返却などの管理についてもシンプルに行うことができるので、
人為的な管理ミスを防ぎつつセキュリティを守ることができるのです。

オフィスの鍵管理は地味でありながらも軽視できない重要な業務！

だからこそ管理方法を根本的に見直し、新たな仕組み・システムを導入することで
各種業務効率とセキュリティの両立を実現することができます。

もし大量のオフィスの鍵が管理しきれないとお悩みの方は、鍵の量次第ではエクセルでの管理、
量が多い場合には弊社の備品管理クラウドなど特化型の便利なシステムを導入してみることをおすすめします。

万が一の盗難や情報漏洩などのリスクを極限まで減らすために、そして日々の管理や鍵の棚卸しなどを簡略化するためにも、ぜひオフィスの鍵の管理を効率化するための仕組みづくりを試してみてはどうでしょうか。

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