今さら聞けない！備品管理の大切さと効果を解説

オフィスや現場で日々使用されているPCやスマートフォン、工具などの「備品」。

それらが “あるのが当たり前” と思われがちな一方で、「いつの間にか在庫がなくなっていた」「必要な時に見つからない」「同じものを重複して購入してしまった」といった経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。

こうした小さなトラブルも、積み重なれば業務効率の低下やコストの無駄に直結します。ところが、備品管理はつい後回しにされがちで、「誰が、どこまで管理すべきか」が曖昧になっている職場も少なくありません。

このコラムでは、「備品管理ってそんなに重要なの？」「今さら聞けないけど、どこから手をつければいい？」と感じている方に向けて、備品管理の基本とその効果についてわかりやすく解説します。

いま一度、備品管理の“本当の役割”を見直してみませんか？

備品管理とは？

備品管理とは、会社や組織が所有する備品を正確に把握し、必要なときにすぐ使えるよう整えておくための活動を指します。備品とは、オフィスのデスクや椅子、パソコン、電話機など、業務を行ううえで欠かせない機器や設備のことです。

備品は、単に物として存在するだけでなく、会社の財産でもあります。適切な備品管理を行うことは、会社の資産を守るだけでなく、業務の効率化やコスト削減にもつながります。逆に管理が甘いと、備品の紛失や無駄な買い直しが発生し、経費が増大してしまいます。

備品管理は「やらなくても業務は回る」と思われがちですが、実は企業活動を支える “縁の下の力持ち” 的存在です。総務部門をはじめとした管理部門が率先して取り組むことで、会社全体の生産性が底上げされるのです。

備品と消耗品との違い

備品とは、長期間使用することを前提とした物品で、主に以下のような特徴を持っています。

・高額である（一般的に10,000円以上）
・耐久性がある（数年以上使える）
・定期的な補充が不要
・固定資産として計上される場合もある

たとえば、パソコン、プリンター、ホワイトボード、プロジェクターなどが備品に該当します。

一方、消耗品は短期間で使い切るもので、次のような特徴があります。

・単価が安い
・短期間で使い終わる
・頻繁に補充が必要

ボールペン、コピー用紙、付箋、電池などが消耗品の例です。消耗品は備品と違って在庫として扱われることが多く、管理方法も異なります。

この違いをしっかり把握することが、正確な物品管理の第一歩となります。備品管理と消耗品管理は目的や方法が異なるため、区別して運用することが重要です。

備品管理の目的

備品を大切に扱うため

備品の所在や使用状況が「見える化」されていると、社員一人ひとりが備品に対して責任を持つようになります。たとえば、誰がどのパソコンを使っているのかが明確になれば、雑に扱うことも少なくなります。

また、定期的に備品の状態を確認する仕組みがあることで、故障や劣化にも早く気づくことができます。結果として、修理や買い替えのタイミングも適切に判断でき、備品を長持ちさせることにつながります。

備品をすぐ探せるようにするため

「どこに何があるかわからない」「誰が今使っているのかが不明」——そんな状態では、備品を探す時間が増え、業務の効率が下がってしまいます。備品管理がきちんとされていれば、必要な備品の場所や使用状況をすぐに確認できるため、無駄な時間が発生しません。

たとえば、会議室で使用するプロジェクターを探すのに時間がかかると、会議の開始が遅れてしまいます。こうした事態を避けるためにも、備品管理は欠かせないのです。

備品のムダ買いをなくすため

「あると思っていた備品がなかった」「どこにあるか分からないから新しく買ってしまった」といった無駄な購入を防ぐことができます。

備品管理によって、現在の在庫や使用状況を可視化することで、「本当に必要なもの」だけを購入できるようになります。これはコスト削減に直結しますし、不要な備品が増えることも防げます。

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備品管理のメリット

コストの最適化

備品の在庫数や使用状況を把握することで、「まだ使える備品」と「新たに必要な備品」を区別できるようになります。これにより、必要なときに必要な分だけ購入する運用が可能となり、経費のムダを防げます。

また、備品の延命にもつながるため、全体としてのコスト最適化が実現できます。決算時の資産計上や減価償却もスムーズになるでしょう。

業務効率化

備品の場所や使用状況が明確になっていれば、探す手間が省け、業務がスムーズに進みます。特に、複数部署で備品を共有している場合、備品の所在がわからないことで発生するトラブルや二重予約を回避できます。

情報が一元管理されていれば、部署間の連携もスムーズになり、無駄な確認作業や移動も削減されます。

不正防止

備品がどこにあり、誰が使っているのかを記録しておけば、不正な持ち出しや紛失を防止できます。備品の管理番号やQRコードを利用すれば、備品の追跡も簡単になります。

また、備品を故意に破損させたり持ち帰ったりすることへの抑止効果もあります。これは企業のセキュリティ対策の一環としても重要です。

オフィス環境の向上

備品がきちんと管理され、整然と配置されているオフィスは、見た目にも清潔でプロフェッショナルな印象を与えます。来客対応時にも良い印象を持ってもらいやすくなりますし、社員も気持ちよく働けます。

不要な備品を減らせばスペースも広がり、働きやすいレイアウトも実現しやすくなります。

従業員満足度の向上

必要な備品がすぐに使える環境が整っていれば、従業員のストレスは大きく軽減されます。「コピー機のトナーがいつも切れている」「椅子が壊れていて不快」といった小さな不満の積み重ねを減らすことが、結果的に仕事への集中力や満足度の向上につながります。

備品管理の方法

紙やエクセルによる管理

初めて備品管理を導入する場合や、小規模な会社では、紙の台帳やエクセルを使った管理でも十分対応できます。手軽に始められ、導入コストもほとんどかかりません。

しかし、備品の数が多くなると更新作業が煩雑になり、誤記入や情報の重複といった問題が起きやすくなります。属人化のリスクもあるため、一定以上の規模になると管理の限界が見えてきます。

備品管理システムやクラウドサービスを利用した管理

備品の数が多く、管理が複雑化している場合は、専用の備品管理システムやクラウドサービスの導入を検討しましょう。たとえば、スマホやバーコードリーダーを使って備品の登録・検索・棚卸ができるものもあります。

クラウドサービスであれば、複数の担当者が同時に最新情報にアクセスでき、テレワーク環境でもリアルタイムに備品状況を確認できます。更新の履歴も自動で記録されるため、監査対応や報告書作成もスムーズです。

備品管理を始めるタイミング

備品管理は「備品が増えてから考えよう」と思っていると手遅れになることがあります。理想は、備品が増える前に準備を始めることです。

たとえば、以下のようなタイミングが適しています：

・新しい部署が立ち上がるとき
・オフィスを移転するとき
・備品の紛失やトラブルが起きたとき
・管理担当者が交代するとき

こうした節目に備品の整理や棚卸を行い、管理体制を見直すことで、スムーズな備品管理の導入が可能になります。

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備品管理の一般的な手順

1. 管理対象の備品を決める

まずは、何を備品として管理するかを明確にしましょう。価格、使用年数、頻度などを基準に「管理対象外」とするものも含めてルールを設定します。

2. 備品の所有者・現状の数を把握する

全ての備品について、「誰が使っているか」「どこにあるか」「いくつあるか」を確認し、記録します。棚卸を行って実物と記録を突き合わせることが重要です。

3. 備品をカテゴリ別に分類する

「パソコン」「家具」「オフィス家電」「IT機器」などカテゴリごとに分けて管理すると、整理しやすく、管理ミスも防げます。

4. 備品管理のフローを作成する

購入から使用、点検、廃棄までの流れを明確にしておくと、運用がスムーズになります。フローを文書化し、社内で共有しておきましょう。

5. 備品管理台帳を作成する

各備品の情報（品名、購入日、使用者、保管場所、状態など）を記録した台帳を作成します。エクセルや管理ソフトを使うと効率的です。

6. 備品をラベリングする

備品には管理番号のラベルを貼り、識別しやすくしておきます。バーコードやQRコードの活用で、棚卸作業も効率化できます。

7. 備品管理のルールを周知する

管理のルールやフローを全社員に周知し、誰もが同じ基準で扱えるようにします。教育やマニュアルの整備も有効です。

8. 定期的に棚卸をする

年に1回または半年に1回など、定期的に実物と台帳を照合する棚卸を実施しましょう。不一致があった場合は、原因を調査し、早期に修正することが大切です。

備品管理をスムーズに始めるなら『備品管理クラウド』

「備品管理を始めたいけど、忙しくて手が回らない」「エクセルでは限界を感じている」とお悩みの方には、『備品管理クラウド』の利用をおすすめします。

備品管理クラウドは、クラウド上で備品の情報を一元管理できるサービスです。
以下のような機能が備わっています：

・備品の登録・編集・削除
・所在や使用履歴の管理
・棚卸機能（スマホで簡単チェック）
・アラート通知（点検時期や使用期限）

直感的に操作できるUI設計のため、ITが得意でない人でも安心して使えます。初期設定もサポートがあるため、すぐに運用を開始できます。

備品管理の「面倒」「難しい」といった課題を解消し、総務部門の業務効率化に貢献するツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。

少しでも興味がある方は下記よりお気軽にお問い合わせください。

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今からでも遅くない！備品管理をスタートしましょう

備品管理は地味に見えて、実は会社の経営を支える重要な活動です。業務効率やコスト削減、従業員満足度の向上にまでつながるからこそ、　備品管理を始めるのは今からでも遅くありません。備品管理の大切さとその効果を理解し、自社に合った管理体制を整えていきましょう。

今回の記事の内容は、アストロラボがお届けする「誰でも成功！！DXチャンネル」でも紹介しておりますので、ぜひご覧ください！