PC管理台帳で何ができる？作成方法や注意点を詳しく解説！

「PCを台帳で管理する意味はあるの？」
「管理台帳を作成するメリットについて知りたい！」
「PC管理台帳を作成する時の注意点を知っておきたい！」

最近では導入する企業が増えてきているPC管理台帳。

企業や組織で複数のパソコンを運用している場合、
どの端末がどこで誰に使われているのかを正確に把握することは非常に重要です。

特にリモートワークや端末の持ち出しが増えた昨今、
会社のIT資産の所在管理やセキュリティリスクの把握が難しくなっています。

これらのも問題を解決する手段として注目されているのが「PC管理台帳」なのです。

しかし台帳を作成するのが面倒だと感じてしまったり、
そこまで大きなメリットがないのではと作成・導入を敬遠する方も多いのです。

そこで今回はPC管理用の台帳作成方法やメリットについて解説をしつつ、
知っておくべき注意点についても触れていきたいと思います。

本記事では、PC管理台帳の作成を検討している方・IT資産管理を行おうとしている方にわかりやすく解説をしていきますので、ぜひ当ページの内容を参考にしてみてください。

PC管理台帳を作成するメリットとは？

それでは早速PC管理台帳を作成するメリットについて触れていきましょう。

企業として見逃せない大切な3つのメリットを掘り下げていきますので、ぜひ各項目に目を通してみてください。

メリット1：パソコン紛失や不正利用の防止

まずPC管理台帳を作成・導入するメリットして、
パソコンの紛失や不正利用を未然に防止できる点が挙げられます。

企業では従業員数の増加やリモートワークの拡大に伴い、ノートPCの持ち出し機会が増えています。

その結果として紛失・盗難による情報漏えいリスクが高まっているのです。

しかしPC管理台帳を整備しておけば、どの端末が誰の手元にあるのかを明確に記録できるため、
紛失時の追跡や対応が迅速に行えます。

さらに機器ごとの利用履歴や返却状況も管理できるため、
不正な持ち出しや第三者による利用を防止する効果も期待できるのです！
※セキュリティポリシーに基づいて管理台帳を運用すれば、社員一人ひとりの機器管理意識を高めることにもつながります。

シンプルではありますがPC管理台帳を作成・導入することで、情報セキュリティの強化と社内統制の向上を同時に実現できる、これは大きなメリットだと言えるでしょう。

メリット2：ＩＴ資産管理の効率化

次にIT資産管理の効率化についても触れていきましょう。

先の項目と少し似ている部分もありますが、PC管理台帳は企業全体の「IT資産管理」を効率化するための基盤として役立ちます。

パソコンをはじめ周辺機器やソフトウェアライセンスまで一元的に管理・把握できるため、
管理担当者が現状を正確に把握することができるのです。

もちろん紙媒体でのアナログな管理も可能ですが、更新漏れや重複登録などのミスが起こりやすく、
結果的にコストや工数が増大してしまいます。

しかし管理台帳をデジタル化して定期的にメンテナンスすることで、
資産のライフサイクル（購入・使用・廃棄）も含めて流れをスムーズに追跡可能になります。
※他にも「ソフトウェアライセンス」の使用状況を確認できるため、契約違反や不要な更新を防ぐことも可能です！

これは管理業務の省力化だけでなく、ITコストの最適化にも大きく貢献できる優れたメリットだと言えるでしょう。
だからこそPC管理台帳で管理体制を整え、企業のIT運用全体の効率化や透明化をするケースが増えてきているのです。

メリット3：余剰資産を可視化できる

最後にPC管理用の台帳を作成・導入することで得られるメリットとして、
余剰資産の可視化についても触れておきましょう。

企業では部署異動や人員削減などにより、一時的に使用されないパソコンが発生することがあります。

これは余剰資産と言えるのですが、管理台帳が整備されていないと余剰資産である「未使用機器」が倉庫やデスク下に眠ったままになり、結果的に資産のムダが発生してしまうのです。

しかし台帳を活用すれば「使用中・保管中・故障中」といったステータスを明確に管理できるので、
不要な購入や重複投資を防止することができます。
※また稼働していない端末を「別部署」で再利用するなど、社内資産の最適配分が可能な点も見逃せないメリットです。

意外とIT資産（余剰資産）が眠ったままの企業は多いため、PC管理台帳を導入しての新規購入コストの削減は非常に大きなメリットだと言えるのではないでしょうか。

PC管理台帳をエクセルで作成する方法

ここからはPC管理台帳をエクセルで作成する方法について触れていきます。

オフィスソフトの定番であるエクセルを使う場合、どのようにPC管理台帳を作成するのかを簡単に解説していきますので、是非参考にしてみてください。

管理に必要な情報・項目をまとめる

まずPC管理台帳をエクセルで作成する場合、管理に必要な情報を明確に整理することが重要です。

台帳の目的は社内で使用しているパソコン（場合によっては周辺機器などのIT資産）を正確に把握し、
適切に運用・更新できるようにすることです。

そのため最低限押さえておくべき項目としては、
「管理番号」「機種名」「製造番号（シリアルナンバー）」「設置場所」「利用者」が挙げられます。
※他にも「購入日」「ライセンス情報」「保証期限」などもあわせて項目として入れておくことで、より優れた管理が可能になるでしょう。

これらの項目を一覧化しておくことで、どの端末がどこにあり誰が使っているのかが、瞬時に確認できます。

さらに「修理履歴」や「廃棄予定日」などの項目を追加しておくと、
長期的な資産管理でも役立ちます。

ちなみにエクセルでは列ごとにカテゴリを設定しておき「フィルター機能」を活用すれば、
特定条件での検索や抽出も行うことができます。

初期の段階で管理台帳としての項目設計をしっかり行うことで、
後の更新作業がスムーズになりミスや情報の抜け漏れを防ぐことができます。

効率的な管理台帳を作る第一歩は整理された項目設計からはじまるため、
少し面倒に感じるかもしれませんが、丁寧に項目を設定しておくことをおすすめします。

漏れやミスの無いように各項目を入力

次にPC管理台帳の各種項目をエクセルで作成したならば、重要なデータ入力の工程に移ります。

ここで大切になるのが、正確なデータ入力と更新の徹底です！

いくら項目設計が優れていても、肝心の入力に漏れや誤りがあると正確な資産管理はできません。

特にシリアルナンバーやライセンスキーの入力ミス、
これは後々のトラブルや監査対応の遅れにつながるリスクもあります。

そのためデータを入力する際は、担当者を明確にして「ダブルチェックの仕組み」を取り入れることが望ましいです。

さらにエクセルの「データの入力規則」機能を使えば、入力形式を統一できるので、
誤入力を自動的に防ぐことが可能！
※他にも定期的に台帳を見直して、異動や退職などによる利用者情報の更新も忘れずに行いましょう。

その上で「更新日」や「担当者名」を記録しておくと、管理の履歴を追いやすくなります。

こうした小さな工夫の積み重ねがPC管理台帳関連のリスクやトラブルを防ぎ、正確で信頼性の管理体制を整えることにつながります。

後々面倒な確認を不要にするために、そしてトラブルやリスクを防ぐためにも漏れやミスのないように社内体制を整えることも並行して行っていきましょう。

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PC管理台帳でIT資産を管理する注意点

ここからはPC管理台帳でIT資産を管理する際の注意点について解説をしていきます。

いずれもリスクやトラブルを回避するために大切な注意点ですので、PC管理台帳の導入前に目を通しておきましょう。

注意点1：各物品の写真を添付

まずPC管理台帳を作成する際は、各パソコンや関連機器の写真を添付することが大切です。

これは管理をするIT資産の量にもよりますが、写真を記録しておくことで文字情報だけでは伝わりにくい機種の「外観や状態」を直感的に把握できるため、資産の特定が容易になります。

特に似た型番や同一ブランドの製品を多数導入している企業では、
画像の有無が管理精度を大きく左右します。

また写真を残しておけば破損や紛失などのトラブル発生時に「使用前・使用後」の状態を比較できるので、修理や保証申請の証拠としても活用ができるのです。

撮影の際にはシリアルナンバーやラベル部分が見えるようにして、
画像ファイル名を管理番号と一致させるのがポイント！
※ちなみにエクセル上に画像を直接貼り付けるとファイルが重くなるため、
共有フォルダに写真を保存し、台帳にはリンクを設定すると効率的です。

こうした工夫により視覚的にも正確なIT資産管理を実現でき、管理台帳の信頼性が格段に向上するため、場合によっては写真の添付も検討してみてはどうでしょうか。

注意点2：周辺機器の管理単位は統一

次にPC管理台帳では、マウス・キーボード・モニターなどの周辺機器の管理単位を統一することが大切です。

パソコン本体だけを管理対象にしてしまうと、実際の運用状況とのズレが生じて後々の資産把握が難しくなるケースもあります。

たとえば「PC用のモニター」を部署ごとに共有している場合、
マウスを個別購入している場合などは、管理方法がバラバラだと台帳の整合性が崩れてしまうのです。

そのため管理単位を「一式」「個別」などで統一したうえで、
どの資産をどのレベルまで管理するのかを社内で明確に定めておくと良いでしょう。

また機器の入れ替えや廃棄が発生した際には、関連する周辺機器の情報も同時に更新することが重要です！

管理台帳上で資産の紐付けを行っておくと、トラブル発生時の追跡もスムーズになります。

こういった周辺機器も含めた単位の統一（PCとの紐づけ）を行うことで、誰が見ても分かりやすいIT資産台帳を維持することができます。

注意点3：表記揺れで検索性を下げない

最後にPC管理台帳を運用するうえで重要なものの、
意外と見落とされがちなのが「表記揺れ」による検索性の低下についても触れておきましょう。

この表記揺れをしっかりと把握・統一しておかなければ検索性が大きく低下して、
管理時のトラブルの原因となってしまいます。

たとえば「NEC」「ＮＥＣ」「nec」など英字の全角・半角、そして小文字などの入力揺れがあると、
エクセルでの検索やフィルタリングが正確に機能せず、情報の抽出に時間がかかってしまいます。

同様に日付の形式（YYYY/MM/DDとYYYY年MM月DD日）や、
部署名の表記ルールが統一されていない場合もデータ分析や棚卸しの妨げになります。

これを防ぐために
社内での「入力ルール」を事前に定義しておき、台帳のフォーマットを統一しておくことが大切です。

プルダウンメニューや入力規則を設定すれば、担当者ごとの記載ゆれを防止できます。

さらに定期的に表記の統一チェックを行い、不整合を早期に修正しておくことで長期的に使える台帳を維持できます。
※また表記揺れのないように管理に特化したソフト・ツールなどを活用しての管理もオススメです。

いずれにしても表記揺れをなくすことは単なる見た目の統一にとどまらず、検索性・分析性・更新効率を高めるために大切なポイントだと覚えておきましょう。

PC管理台帳の作成で悩む方は専用管理ソフトがオススメ

今回はPC管理台帳のメリットや作成方法、そして大切な注意点について解説をしてきました。

PC管理台帳は単にパソコンを一覧で管理するだけでなく、
企業のIT資産を「見える化」して効率的かつ安全に運用するための仕組みです。

正しく作成・運用をすることで資産の重複購入やライセンスの無駄を防ぎ、
セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。

さらに定期的な更新と運用ルールの徹底することで常に最新情報を保てば、
誰が見ても分かりやすい管理体制を維持することが可能！

ただしエクセルでの台帳作成はコストを抑えることはできるものの、
肝心の作成自体が面倒に感じてしまったり、
作成後の運用・管理体制の統一などがなかなか難しいと悩む企業が多いものです。

そんな場合には弊社の「備品管理クラウド」を活用することをおすすめします。

操作も簡単で初期設定や入力、
そして導入後の管理なども非常に手軽に行うことができるため、
企業でのIT資産の管理で悩んでいる方にオススメです。

※もちろん扱うIT資産が少ない場合はエクセル管理でも問題はありませんが、
IT資産の量が多い場合や貸出・持ち出しなどの管理が必要な場合には、
それらの管理に特化した備品管理クラウドを試してみることをおすすめします。

紙の台帳よりもエクセルでの管理、エクセルよりも専用ソフト・ツールを活用しての順に
利便性が高まるため、IT資産の量や運用方法次第で自社にピッタリな台帳管理をスタートしてみてはどうでしょうか。

安定したセキュリティ対策とリスク管理のためにも、PC管理台帳を導入して情報管理体制を構築していきましょう！

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PC管理の効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、PC管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、
備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、
備品を簡単に登録することができます。

PCの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったPC管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。

文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、
色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やソフトウェアライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どのPCを誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却忘れを防止することができます。

企業ごとルールに乗っ取ったカスタマイズも可能に！

備品管理の標準的な機能に加えて、企業独自のルールや管理法、
管理フローなどのカスタマイズも可能。(※別途費用お見積もり)
担当フローや機能範囲などでお悩みの方もぜひお問い合わせください。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社のPC管理をサポートします。

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『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

PC管理は、リモートワークが増え、PCが社外に持ち出される機会が多くなった現代において非常に重要な業務です。
特に、貸し出し管理やライセンス管理が不十分な場合、紛失や私物化、無駄なコストの増加などの会社にとってのデメリットが大きいのです。

エクセルを活用したPC管理も効果的ですが、規模が大きくなるにつれ、専用の管理ツールやシステムの導入も検討することが重要です。
まずは自分に合ったPC管理台帳の作り方を探り、徐々に慣れていきつつ
PC管理の基本を押さえ、正確に管理し続けることで、企業はPC資産を最適に運用できるでしょう。