備品管理を改善する5つの方法

「この備品、どこにあるんだっけ？」
「あれ、また同じものを買ってしまった…」

日々の業務のなかで、こんな経験をしたことはありませんか？

パソコンやマウス、プロジェクターやモニターなど、オフィスで使う備品は、業務に欠かせない大切な道具です。
しかし、その管理が後回しになっていたり、誰が何を使っているのかが分からなくなっていたりすると、思わぬトラブルや無駄なコストの原因になります。

特に総務部門では、備品の購入・貸出・在庫管理・棚卸・廃棄など、多くの場面で管理業務に関わる機会があります。
きちんと整備されていればスムーズに仕事が進みますが、逆に管理があいまいなままだと、探し物や確認作業に多くの時間を取られてしまい、本来の業務に集中できなくなることもあります。

このコラムでは、そうした備品管理の課題を解決するための「5つの改善方法」を、できるだけ分かりやすく解説します。
備品管理の基本から始めて、ルール作りや効率化のポイント、さらに便利なクラウドツールの活用法まで、総務の現場で今日から実践できる内容をまとめました。

「備品管理をもっとラクに、もっとスマートに」
そんな思いを持つ方に、ぜひ最後まで読んでいただきたい内容です。

備品管理の重要性

「備品」とは、オフィスで日常的に使用するパソコン、プリンター、モニター、机や椅子、工具、社用スマートフォンなどを指します。
これらは一つひとつは地味に見えるかもしれませんが、業務に必要不可欠な存在です。
どれか一つでも欠けると、業務が滞ってしまう可能性があります。

たとえば、社内にある共有のノートパソコンがどこにあるのか分からない、またはすでに他部署に貸し出されているか不明なまま無駄に探し回ってしまう。そんな経験はありませんか？
備品がきちんと管理されていないと、探す手間や再購入のコストが発生するだけでなく、社内の信頼感や効率にも悪影響を及ぼします。

備品管理は、「あるのに使えない」「どこにあるか分からない」といった “小さなトラブル” を防ぐための基盤です。
多くの企業で後回しにされがちですが、実は総務部門の業務効率化や組織全体のコスト削減に直結する、非常に重要な業務なのです。

備品管理の現状とよくある課題

「何が、どこに、いくつあるか」が分からない

備品の一覧表がなく、誰も全体像を把握できていない。
各部署がバラバラに管理しており、共有されていない。
こうした状態では、備品が紛失しても気づきませんし、無駄な重複購入も発生します。

使い終わった備品の放置・劣化

ノートパソコンやプロジェクターのような高額備品が、会議後にそのまま放置されていたり、保管方法が悪くて劣化していたりすることもあります。
こうした状態では長く使うことができず、修理費用や新規購入費用の増加にもつながります。

備品を購入するたびに申請・確認が煩雑

誰が、どのタイミングで、何を買ったかが管理されていないと、「またあれ買ったの？」「それって前にも注文したのでは？」というようなトラブルが発生します。

こうした課題の背景には、備品管理の「属人化」「非効率なアナログ管理」「ルールの不明確さ」などがあることが多いです。
次の章では、これらを改善するための5つの具体策をご紹介します。

備品管理を改善する5つの方法

1. 現状を正確に把握する

備品管理を改善する第一歩は、「今、どんな備品が、どこに、どれだけあるか」をきちんと把握することです。

たとえば、以下のようなチェックを行いましょう：

• ・どんな備品があるのか（種類）
• ・それぞれの数量
• ・どこに保管されているか（場所）
• ・使っている人や担当者
• ・購入した日や金額
• ・備品の状態（新品・使用中・故障など）
• ・メーカー
• ・型番
• ・JANコード
• ・詳細なスペック情報（パソコンなど）

このような情報を「備品管理台帳」にまとめておくと、あとで確認しやすくなります。
最初はExcelやスプレッドシートでも構いません。

特に重要なのは、「管理対象を明確にする」ことです。
たとえば、10万円以上のものだけを管理するのか、小物も含めるのかを決めておきましょう。

最初にきちんと棚卸をしておくことで、あとで混乱しにくくなります。
時間はかかりますが、この工程が後々の効率化につながります。

2. 管理の目標を明確に定める

現状が分かったら、次は「何のために備品管理を改善するのか」という目標をはっきりさせましょう。目標があいまいだと、途中で運用が止まったり、現場の協力が得られなかったりします。

目標は会社や組織の状況によって違いますが、たとえば以下のようなものがあります。

• ・紛失ゼロを目指す（例：年1回の棚卸しで100%一致）
• ・備品の重複購入を減らして、年間コストを10％削減
• ・貸出／返却の履歴を記録して、紛失時の責任を明確にする
• ・管理工数（作業時間）を週1時間以内に抑える

こうした目標があると、改善の成果が見えやすくなり、関係者のモチベーションも上がります。
可能であれば「数値」で表せる目標を立てるとよいでしょう。

3. 管理ルールと運用手順を整備する

備品管理の改善には、「ルールの整備」と「運用の徹底」が欠かせません。
ルールがなければ、誰もが好きなように管理してしまい、結果として混乱を招きます。

以下は、最低限整備しておきたいルールの例です。

購入ルール

• ・誰が購入できるのか（予算の承認者は誰か）
• ・申請方法（メール？専用フォーム？）
• ・購入後の登録（いつ、誰が、どうやって登録するか）

貸出・返却ルール

• ・備品を借りるときの申請方法
• ・使用期限や返却方法
• ・返却が遅れた場合の対応（メールでリマインドなど）

廃棄・買い替えルール

• ・使えなくなった備品の処分方法
• ・廃棄する前の確認フロー（本当に不要かどうか）

また、実際にルールを運用するには、「マニュアル」や「フローチャート」などもあると便利です。
言葉だけで伝えるより、図や例を使って説明すると誰でも理解しやすくなります。

4. ツールを活用して業務を効率化する

紙やExcelで備品を管理するのは、少ない数なら問題ありません。
しかし、社員数が多かったり、拠点が複数あったり、備品の種類が多い場合には、管理ミスが起きやすくなります。

そんなときに便利なのが、「備品管理ツール」や「クラウドサービス」です。

備品管理ツールの主な機能

• ・QRコードやバーコードで備品の登録・読み取り
• ・クラウド上での一元管理（いつでもどこでも確認可能）
• ・貸出・返却の履歴管理
• ・故障やメンテナンスの記録
• ・グラフやレポートでの可視化

スマホやタブレットで使えるものも多く、現場での作業が格段に楽になります。
操作も直感的で、ITが得意でない方でも扱いやすいのが特長です。

5. 定期的に見直し、継続的に改善する

備品管理は「一度整備すれば終わり」ではありません。
運用していく中で、少しずつ不具合や課題が出てきます。
それらに気づいたら、すぐに見直して改善する姿勢が大切です。

たとえば、次のようなタイミングでの見直しがおすすめです：

• ・月1回のミニ棚卸し（抜き打ちチェックでもOK）
• ・年1回の全体棚卸し（実物と台帳の照合）
• ・新入社員の配属や異動があったとき
• ・新しい拠点や部署が増えたとき
• ・備品が増えてきたとき

また、ルールを見直す際には、実際に使っている現場の人の声を聞くことも大切です。
「このルールは面倒で守られていない」といった声があれば、それを前向きに改善していくことで、運用が定着します。

クラウド型備品管理システムのメリットと導入ポイント

近年は、備品管理のクラウド化が進んでおり、多くの企業が紙やExcelからクラウド型備品管理システムに移行しています。
導入のメリットは以下の通りです。

メリット

• ・管理がリアルタイムで可能
  　誰がどこで何を使っているか、すぐに確認できる。
• ・情報が一元管理できる
  　拠点ごと・部署ごとの管理をまとめられる。
• ・属人化を防げる
  　特定の人だけが管理していた状況から脱却できる。
• ・棚卸し作業が簡単になる
  　QRコードを読み込むだけで確認・記録が可能。
• ・データの蓄積で分析できる
  　使用頻度が低い備品の把握や、修理・買い替えの判断材料に。

導入時のポイント

導入する際には、以下の点を事前に確認しておきましょう。

• ・自社の業務に合った操作性か
• ・スマホやタブレットでも使えるか
• ・複数拠点で同時に使えるか
• ・サポート体制は充実しているか
• ・セキュリティ対策は万全か

無料トライアルで実際の使い心地を試し、現場の声も取り入れてから導入するのがおすすめです。

備品管理の改善なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供するクラウド型備品管理システム『備品管理クラウド』は、備品管理を効率化する機能が提供されています。

備品管理クラウドの機能

備品情報の自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージ容量といった備品管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどの人為的なミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

備品管理は、単なる「モノの管理」ではなく、会社全体の運営をスムーズにするための基盤です。

備品がしっかり管理されていることで、次のような効果が期待できます。

• ・紛失や重複購入の防止
• ・購入コストや保管スペースの削減
• ・業務のスピードアップ（探す・確認する手間の削減）
• ・社内の信頼関係や責任の明確化
• ・経理・監査・資産管理との連携の強化

総務部門の皆さんにとって、備品管理は “縁の下の力持ち” 的な仕事かもしれませんが、実は企業全体を支える非常に重要な役割を担っています。

今回ご紹介した5つの方法を活用して、備品管理をより「見える化」し、誰でも迷わず使える仕組みを整えていきましょう。最
初は手間に感じるかもしれませんが、一度仕組み化できれば、あとはラクになります。

業務効率化のために、今日から少しずつ取り組んでみてはいかがでしょうか。