物品管理台帳のデジタル化で物品管理を効率化

物品管理は多くの企業で行われていますが、紙やExcelで作成された物品管理台帳を使用している場合が多く、効率化が大きな課題となっています。この記事では、物品管理台帳のデジタル化で物品管理を効率化するメリットや方法を解説します。

紙やExcelで作成された物品管理台帳のデメリット

手間と時間がかかる

紙やExcelの物品管理台帳へのデータの登録・更新は手入力で行われます。

そのため、一つの物品データの登録・更新に手間と時間がかかり、物品数が大量な場合は膨大な手間と時間がかかってしまいます。

入力ミスが発生する

紙やExcelの物品管理台帳へのデータの登録・更新は手入力で行われるため、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすいです。

データの不整合が発生する

紙やExcelの物品管理台帳では手入力による入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすいため、誤ったデータの登録・更新やデータの抜け漏れや重複などが発生し、データの不整合が発生しやすいです。

データの不整合により、使用可能な物品があるのに新しい物品を購入してしまう無駄な物品の購入や、保管場所が不明確で物品を探すのに多くの時間を割いてしまうといったように、金銭的にも時間的にもコストが増加してしまいます。

リアルタイムでの情報共有が困難

紙やExcelは物品データを複数人で同時に登録や更新することができないため、リアルタイムでのデータの更新や共有が困難です。

そのため、データの正確性を担保することが難しく、物品の購入や廃棄などに関して誤った判断をくだしてしまうというリスクがあります。

物品管理クラウドサービスの活用

ここまで紙やExcelの物品管理台帳のデメリットについて解説しました。

紙やExcelの物品管理台帳のデメリットは物品管理クラウドサービスの活用によって解消することができます。

以下で詳しくご説明します。

物品管理クラウドサービスとは

物品管理クラウドサービスは、インターネットを介して物品情報の登録・更新や物品の貸し出し・返却管理といった物品管理に必要な機能が提供されるサービスです。

物品管理クラウドサービスを活用することで、物品の数量や保管場所、使用状況などを簡単に把握できるようになります。

物品管理クラウドサービスを活用した物品管理台帳のメリット

物品管理の効率化

物品管理クラウドサービスでは、物品管理を効率化させる機能が豊富に提供されています。

例えば、専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルをスキャンすると、これまで紙やExcelの物品管理台帳に手入力で登録していた物品の名称やメーカーなど情報が自動で入力・登録される機能により、物品の登録にかかる手間と時間を削減することができます。

入力ミスなどのヒューマンエラーの防止

物品管理クラウドサービスでは、これまで紙やExcelの物品管理台帳に手入力で登録していた物品の名称やメーカーなど情報が自動で入力・登録される機能など、物品情報の登録・更新を自動化する機能が提供されています。

これらの機能により、入力ミスや登録・更新漏れなどのヒューマンエラーを防止することができます。

データの整合性が担保される

物品管理クラウドサービスでは物品情報の登録・更新を自動化する機能により、入力ミスや登録・更新漏れなどのヒューマンエラーを防止することができますので、物品管理情報の整合性を保つことができます。

リアルタイムでのデータ更新

物品管理クラウドサービスでは、物品の貸し出し・返却情報や物品の棚卸し状況など、物品管理に必要な情報がリアルタイムで更新されます。

これにより、紙やExcelでは困難なリアルタイムでのデータ更新や情報共有が容易になります。

コスト削減

物品管理クラウドサービスでは、物品の貸し出し・返却情報や物品の棚卸し状況など、物品管理に必要な情報を簡単に確認することができます。

これにより、使用可能な物品があるのに新しい物品を購入してしまう無駄な物品の購入による金銭的コストと、保管場所が不明確で物品を探すのに多くの時間を割いてしまう時間的コストの両方を削減することができます。

Excelの物品管理台帳と物品管理クラウドサービスの比較

ここでは、Excelの物品管理台帳と物品管理クラウドサービスを比較します。

Excelの物品管理台帳の場合

・Excelは複数人での同時アクセスおよび更新ができないため、共有サーバ上に物品管理台帳を置いても、誰かがファイルを開いてしまうとそれ以外の人はデータの更新ができない

・更新履歴が残らないため、物品情報の変更があっても気付けない

・物品の登録が全て手入力（物品名、メーカー、購入日、型番、スペック、使用者など）であるため、手間と時間がかかる

・物品の使用者や物品の状態（使用中、遊休、故障中など）、物品の保管場所の正確な把握が難しいため、貸し出し・返却管理が大変

・手入力による入力ミスや登録・更新漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい

物品管理クラウドサービスの場合

・クラウドサービスは複数人で同時に利用が可能であるうえ、リアルタイムでデータが更新される

・データの整合性が担保されるため、正確な情報を確認することが可能

・物品の名称やメーカーなどの物品情報が自動で入力・登録される機能により、物品情報の登録や更新作業が効率化される

・物品の使用者や物品の状態（使用中、遊休、故障中など）、物品の保管場所、返却期限などを簡単に確認することができ、返却期限をアラート通知することもできるため、貸し出し・返却管理が簡単になる

・物品情報が自動で入力・登録される機能により、手入力による入力ミスや登録・更新漏れなどのヒューマンエラーが防止される

・いつでもどこからでもアクセス可能であるため、外出先から物品情報の確認が可能

物品管理クラウドサービス「備品管理クラウド」はこんな場面で便利！

アストロラボ株式会社が提供している物品管理クラウドサービス『 備品管理クラウド 』なら、物品管理がさらに簡単になります。

例えば…

台帳管理

各カテゴリーの物品に即した内容を入力できるよう設定されているため、物品登録項目を考える必要がなくなります。

関連書類も同時に管理

物品を購入した際の見積書や稟議書、納品書、請求書などの書類を物品に関連づけて管理することができます。

登録が簡単

アイテム登録時に、専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルをスキャンすると、物品の名称やメーカーなど物品管理に必要な情報が自動で入力・登録されます。

期限をメールで通知

物品の返却期限やリース期限、レンタル期限、メンテナンス期限など、物品にまつわる期限をメールでアラート通知できます。

貸出・返却機能

借りたいアイテムを借りたい人が検索して申請。管理者が承認することで簡単に貸出が完了します。また、ボタン一つで返却が可能です。

QRコードでスムーズな貸出申請

物品に貼り付けられている管理ラベルのQRコードを読み取るとアイテム詳細ページが表示されますので、スムーズな貸出申請が可能です。

棚卸機能で棚卸し作業を効率化

誰に何を棚卸してもらうか決めると、自動的に担当者へメール通知。社員参加型の棚卸しにより、棚卸し作業を効率化。写真付きでの棚卸し報告も可能です。

QRコードによる棚卸し

棚卸しをしたいアイテムのQRコードを読み取って、備品の状態を報告できます。スマホから棚卸しが完了します。

この他にも物品管理に関する様々なオプション機能、サービスをご提供しています。
気になる機能がありましたらぜひお気軽にお問い合わせください

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また、任意の「ご質問・ご要望」がありましたらお気軽にお問い合わせください。

後日担当者よりご連絡いたします。

ぜひお気軽に、物品管理のお悩み解決にご利用ください。

まとめ

この記事が皆様の備品管理の効率化に役立つ情報となれば幸いです。

物品管理クラウドサービスを活用することで、備品管理の効率化を実感していただけることを願っています。