設備保全の一元管理とは？設備台帳と併せて活用法とメリットを解説！

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「設備保全の設備台帳を活用方法を知りたい！」
「設備保全の設備台帳を使うメリットを教えてほしい！」

オフィスや工場、施設などを安全かつ効率的に運営するために日々の「設備保全」が欠かせない要素です。

エアコンや照明、配電盤や機械設備など、あらゆる設備が正常に稼働していることは生産性や安全性を支える基盤です。

しかし設備の種類や数が増えるほど、点検記録や交換履歴、修繕履歴の管理が煩雑になり担当者の負担が増大します。

こうした課題を解決して、情報を一元的に管理できる仕組みとして注目されているのが「設備台帳」なのです。

そんな設備保全の一元管理ですが、設備台帳の作成を面倒に感じてしまったり、新たな仕組みを作るのが大変だと敬遠してしまう人もいるようです。

そこで今回は設備保全を効率化するための「設備台帳の活用法」と、
その導入によって得られる具体的なメリットをわかりやすく解説していきたいと思います。

設備保全とは？

設備保全とは、設備の状態を継続的に監視し、故障や劣化を未然に防ぐための一連の活動を指します。具体的には、日常点検、予防保全、修理、改善保全などが含まれます。
設備保全は単なる「修理」だけでなく、設備の寿命を延ばし、
運用効率を向上させるための戦略的な取り組みです。

以下のように、設備保全は大きく3つに分類されます。

1. 予防保全

定期的な点検やメンテナンスを行い、故障が発生する前に不具合を発見して修理する活動です。
これにより、故障が業務に与える影響を最小限に抑え、設備の寿命を延ばします。

2. 事後保全

設備が故障した後に修理や復旧を行う活動です。
事後保全は、予防保全を行わずに放置していると頻繁に発生します。
故障が発生するたびに対応するため、運用に影響を及ぼしやすく、コストが増加する場合もあります。

3. 改善保全

設備に問題が発生しやすい箇所や、故障が頻発する場所を改良することによって、
故障の発生そのものを減らす活動です。
設計や機能の見直しを行うことで、設備の効率や安全性を向上させることができます。

上記のような設備保全を行うことで、設備のトラブルや大きな事故を防ぐことにつながるため、
どの企業であっても軽視できない大切なポイントだと言えるでしょう。

設備保全の目的

次に設備保全の目的について触れていきたいと思います。

先の項目でも故障や劣化のトラブル予防などについて触れてきましたが、下記のように様々や目的があるのです。

設備の稼働率向上

定期的に設備の点検やメンテナンスを行うことで、突然の故障による生産ラインの停止を防ぎます。
設備の稼働率を高めることで、安定した生産活動を維持できます。

コスト削減

設備が突然故障すると、修理費用や予備部品の調達、さらに業務停止による損失が発生します。
設備保全を行うことで、これらのコストを削減し、運用コストを抑えることができます。

安全性の確保

設備の故障は、安全性の問題にもつながります。
特に製造現場では、故障が重大な事故や怪我を引き起こすリスクがあるため、
予防保全を行うことは、安全な作業環境を保つ上で非常に重要です。

品質維持

設備の劣化や不具合は、製品やサービスの品質に直接影響を与えます。設備保全を徹底することで、
品質を安定させ、顧客満足度の向上にもつながります。

こういった様々な目的があるため、設備保全は軽視することなく取り組むべき大切なポイントだと言えるでしょう。

設備保全の重要性

現代の企業活動では、競争力を維持するために生産性の向上が欠かせません。
そのためには、設備が正常に稼働し続けることが必要不可欠です。特に、製造業やインフラ業界では、設備の停止は生産ライン全体に大きな影響を与えるため、設備保全の重要性はますます高まっています。

また、近年はIoT技術やデジタルツインといった技術により、設備保全のあり方も進化しています。
これらの技術を活用することで、設備の稼働状況をリアルタイムで監視し、トラブルが発生する前に対応することが可能となります。

さらに、設備保全を通じて得られたデータは、企業の長期的な経営戦略にも活用できます。
例えば、設備の故障パターンや稼働データを分析することで、将来的な設備更新のタイミングやメンテナンス計画を最適化することができます。

設備台帳とは

ここからは設備台帳について解説をしていきたいと思います。

設備台帳の基本から作成のポイント、そしてメリットやデメリットについても触れていきますので、各項目に目を通してみてください。
設備台帳とは、設備に関する基本情報、メンテナンス履歴、点検スケジュールなどを一元的に管理するための台帳です。
設備台帳は、設備の状態を的確に把握し、設備保全活動を計画的に実施するにあたり重要なツールです。
設備台帳は、設備管理の改善に不可欠なものとなっており、特に多くの設備を抱える企業ではより重要となります。

設備台帳は次のような情報を管理します。

設備の基本情報

設備の名称、型番、設置場所、購入年月日など

メンテナンス履歴

点検日、修理内容、交換部品の詳細など

点検・保守スケジュール

次回点検予定日、メンテナンスの頻度など

故障履歴と対応策

故障の原因とその対処法

このように、設備台帳を正確に運用することで、設備の状態をリアルタイムで把握することができます。
他にも故障履歴や対応策・対処法などを記載していくと、より効率的に設備保全を行うことができます。

場合によっては保守契約情報として、保守業者やメーカーとの契約内容を記載しておけば、万が一の故障時にも迅速な対応が可能になります。

この設備台帳の有無で設備保全の効率に雲泥の差が生まれますので、しっかりと設備台帳を作成することが大切なのです。

設備台帳の記載項目

設備名・型番

各設備の名称や型番を明確に記載し、設備を識別できるようにします。

設置場所

設備の設置場所を明記することで、どの設備がどの場所で稼働しているかを簡単に把握できます。

導入年月日

設備の購入・設置日を記載することで、経年劣化を考慮したメンテナンス計画を立てる際に役立ちます。

メンテナンス履歴

過去に行った点検や修理の記録を詳細に記載し、同じ不具合が発生しないように対策を講じる際の参考になります。

次回点検予定

設備が定期的にメンテナンスされるよう、次回の点検日やその内容を明記します。

保守契約情報

保守業者やメーカーとの契約内容を記載し、故障時に迅速に対応できるようにします。

使用状況

設備の稼働時間や使用頻度を記録し、負荷がかかりやすい設備を特定して、重点的なメンテナンスを行います。

設備台帳作成のポイント

次に設備台帳作成のポイントについて触れていきます。

先の項目で挙げたようなデータを入力・管理することで、設備保全を行っていくことは可能です。

しかし下記のような設備台帳作成で大切なポイントを意識することで、より優れた設備保全を実現することができます。

データの正確性

設備台帳に記載する情報は、常に正確で最新である必要があります。
誤った情報が記載されていると、設備のメンテナンス計画や修理対応に支障をきたす可能性があります。

メンテナンス履歴の詳細な記載

修理内容・メンテナンス内容や交換した部品の情報を詳細に記載することで、同様の不具合が発生した際にスムーズに対応できるだけでなく、将来的な改善保全にも役立ちます。

システム化の検討

Excelや紙の台帳で管理するのは限界があるため、専用の設備管理システムを導入することで、データの管理が容易になります。
システム化により、複数拠点での情報共有や、リアルタイムでのメンテナンス計画の更新が可能になります。

特に管理方法としてのシステム化は重要であり、最低でもエクセルなどを活用したデジタル管理の導入がオススメです。

さらに弊社の「備品管理クラウド」などの設備保全・設備台帳の作成や管理にも最適なシステム・ツールを活用することで、より効率的な管理が実現できるため設備や備品の量次第では検討してみることをおすすめします。

設備台帳のメリット

また気になる人も多いであろう設備台帳のメリットについて触れていきます。

ここまでの項目でも様々なメリットについて触れてきましたが、改めて下記に具体的なメリットを挙げていきます。

メンテナンス計画の効率化

設備のメンテナンス履歴や点検スケジュールが一元管理されるため、計画的な保全活動が可能となります。

修理対応の迅速化

故障時には、設備台帳を参照することで過去の修理履歴や対応策がすぐに分かるため、迅速な修理対応が可能です。

コスト削減

予防保全や改善保全が計画的に実施されるため、突発的な故障を抑え、修理費用を削減することができます。

設備管理の改善

設備の状態を常に把握することで、設備の寿命を延ばし、運用の効率化を実現します。

実際に設備管理台帳を活用して設備保全を行っていけば、他にも様々なメリットを実感することができるでしょう。設備台帳を作成して設備保全を適切に行うことで、多くの企業にとって損失や点検の手間を減らすことが可能になります。

設備台帳のデメリット

初期作業の負担が大きい

設備台帳を作成する際には、すべての設備情報を詳細に記録する必要があるため、初期作業は大きな負担となります。

定期的な更新が必要

設備のメンテナンスや修理が行われるたびに、設備台帳を更新する必要があります。これを怠ると、台帳の情報が古くなってしまい、正しい判断ができなくなります。

手作業による入力ミスなどのリスク

紙やExcelなどで作成された設備台帳を使用する場合、手作業による入力ミスや入力漏れ等のヒューマンエラーが発生するリスクがあります。これを防ぐために、設備台帳をシステム化することが推奨されています。

設備保全をする上で非常に重要な設備台帳ですが、だからこそ上記のようなデメリットやリスクが存在する点も知っておくべきでしょう。

しかし管理に特化したシステム・ツールを活用することで、デメリットを感じることなくスムーズな管理が可能になるため、これから設備台帳を作成・管理しようとしている人は専用システム・ツールを導入をおすすめします。

※もし専用のソフト・ツール選びでお悩みの方は、初めてでも扱いやすく確認や更新も含めて機能的な弊社の「備品管理クラウド」を是非検討ください。

設備台帳のシステム化

設備台帳をシステム化することで、設備管理の効率化が期待できます。特に、設備管理に関する情報をリアルタイムで更新・共有できることは大きなメリットです。

また、設備台帳のシステム化には以下のようなメリットもあります。

自動アラート

次回の点検日が近づくと、自動でアラートが通知されるため、点検漏れを防止します。

データの一元管理

設備台帳のシステム化により、設備に関するすべての情報が一元管理され、インターネット環境があれば簡単にアクセスして情報を確認することができます。また、リアルタイムでデータが更新されるため、常に最新の情報を共有することができます。

複数の拠点でも管理が簡単

大企業や多くの拠点を持つ企業の場合、設備の管理が非常に複雑になりますが、クラウドベースのシステムを使うことで、全拠点の設備情報をリアルタイムで把握することができます。

設備管理の効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、設備管理を効率化する機能が提供されています。

修理管理

修理依頼日・修理完了日・修理依頼先・修理内容・修理エビデンスなどを登録することで、修理の詳細を履歴として残すことができます。

定期点検・メンテナンス管理

定期点検の内容・点検日・ステータスを登録することができます。また、エビデンスとして点検結果をファイルで保存することが可能です。

自動アラート通知

定期点検日が近づくと、自動でアラートが通知されるため、点検漏れを防ぐことができます。

履歴管理

修正内容や定期点検の内容は履歴として残りますので、いつでも簡単に確認することができます。

複数拠点での利用が可能

備品管理クラウドは利用ユーザー数や拠点数に制限がありませんので、各拠点の設備を登録することで、各拠点の設備情報を一元管理することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の設備管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

設備台帳は、会社や施設の設備を適切に管理するために必要不可欠なツールです。設備台帳を活用し、計画的な保全活動を行うことで、設備の寿命を延ばし、コストを削減し、故障のリスクを減らすことができます。しかし、初期の手間や定期的な更新が必要であるため、システム化による効率化が一つの解決策となります。設備台帳をシステム化することで、設備の管理がさらに簡単になり、将来的なトラブルを防ぐことができるでしょう。

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備品管理を効率化するアプリを解説