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コラム記事

固定資産管理は、多くの企業や組織にとって必要不可欠な作業です。

そのため、効率化を図るためのシステム導入が求められています。
特に、棚卸などの「現物管理」は手作業が必要であり、自動化が不可欠です。

この記事では、非効率な固定資産管理の自動化ポイントやシステムの比較方法を基礎的な観点から解説します。

固定資産管理システムとは

固定資産管理システムは、人の手を介さずに減価償却の計算や税務申告、資産の現物管理などを自動処理するシステムです。
固定資産管理システムは、組織が保有する固定資産に関する情報をデータベース化し、オンライン上で一元管理します。

固定資産管理システムの導入メリット

固定資産管理システムの導入により、これまで手作業や目視確認、エクセルの更新によって実施されてきた固定資産管理を効率化することができます。
また、固定資産だけではなく、日常的な備品の貸出管理や在庫管理、棚卸業務もシステムを活用することで効率化することができます。

固定資産管理システムの種類

固定資産管理システムには会計ソフト、現物管理システム、ERP、単独型システムなどがあり、用途やニーズに合わせて選択します。

1. 会計ソフト

「会計システム」「会計ソフト」と呼ばれる一般的なソフトには、固定資産管理機能が搭載されていることが多いです(※機能付帯のないシステムもあります)。
固定資産管理機能を使用すると、固定資産管理における会計上の処理を自動化もしくは半自動化することができます。

<会計ソフトの主な機能>

  • 固定資産管理台帳の作成
  • 減価償却費の自動計算
  • 固定資産の決算処理

会計システムですので、提供される機能の多くは会計上の固定資産管理に限られます。
したがって、実地棚卸などの現物管理に関する機能は提供されません。
棚卸作業などの業務効率化は難しいため、現物管理に関するシステムは、別途用意する必要があります。

※会計システムと現物管理システムの同時運用について

固定資産の会計処理を行う担当者と、現物管理の担当者とが明確に分かれている組織では、両者のニーズにそれぞれ最適化された別々のシステムを導入するほうが、効率的な管理を実現できる場合もあります。
特に、管理物品の種類や点数が豊富な企業では、会計ソフトと現物管理システムを併用し、固定資産を管理している事例が多いです。

2. 現物管理システム

組織の物品管理に特化した機能を持つツールを「現物管理システム」や「物品管理システム」「備品管理システム」などと呼びます。

現物管理システムでは、固定資産管理はもちろん、オフィスの備品管理、在庫管理、消耗品管理、文書管理、IT機器管理、工具や鍵の管理など、あらゆる物品を一元管理することができます。

<現物管理システムの主な機能>

  • 棚卸作業の自動化
  • 貸出管理
  • オンライン台帳管理

現物管理システムにより、帳簿棚卸や実地棚卸を圧倒的に効率化することができます。

棚卸の際には、スマホやハンディスキャナーを、管理ラベル(バーコードやQRコード)にかざしてスキャンするだけで完了します。
これまで手作業で実施していた棚卸のほとんどを自動化でき、ヒューマンエラーを低減します。

また、日常的な物品の保管や、貸し借り・予約状況などのステータスは、誰でもPCやスマホでリアルタイムに把握することが可能です。

さらに、多くの現物管理システムは会計ソフトと併用できるよう設計されており、API連携やデータのインポート/エクスポートなど多彩な機能が提供されています。

3. ERP

ERP(統合基幹業務システム)のほとんどの製品では、固定資産管理機能が提供されています。
すでにERPを導入して基幹系システムを運用している組織の場合、現行システムに組み込む形で、固定資産管理機能を追加することができます。
なお、固定資産の「会計上の管理」と「現物の管理」の両者の機能を組み込むことができるかどうかは、現在運用しているERPのカスタマーサポートに確認する必要があります。

4. 単独型システム

会計ソフトやERPでは実現できない固定資産管理に関する機能が必要な場合、単独型システムが選択肢として浮上します。

単独型システムは「減損会計処理」「資産除却債務対応」「償却シミュレーション」「建設仮勘定」「IFRS対応」など、特定のケースや企業にのみ必要とされる機能・仕様まで備わっている製品がほとんどです。
会計上の管理については、機能が最大限に充実しています。
その反面、通常の固定資産管理機能だけを求めている組織には、システムが高機能すぎるために、むしろ扱いにくくなる可能性があります。

固定資産管理システムの選び方

1. 導入目的を明確にしてからツールの特性を確認する

効率化を目指すか、会計処理を重視するかなど、導入目的を明確にし、適切なシステムを選択します。

2. 導入期日と予算を確認し、導入しやすい製品を並べる

導入時期や予算に合わせて、適切な製品を選択します。
また、システムの導入期日や運用開始までの日数も考慮します。

3. 導入コンサルティングを受ける

導入時の負担を軽減するために、専門のコンサルティングサービスを活用します。

固定資産管理システムの機能

固定資産管理システムにはさまざまな機能があります。
代表的な機能として、スマホでの棚卸、必要なデータをかんたんに確認、オフィス内のすべての物品の一元管理などが挙げられます。

・スマホでの棚卸

固定資産に貼付した管理ラベル(バーコードやQRコードなど)をスキャンするだけで、棚卸作業が完了します。
従来の手作業・目視による棚卸と比較して大幅な工数削減を実現し、なおかつヒューマンエラーを低減します。

・必要なデータをかんたんに確認

多くの固定資産管理システムはクラウド型であるため、どのブラウザからでも閲覧・編集が可能です。
いつでも最新情報に自動でアップデートされるため、備品の情報が古くなったり、物品の所在がわからなくなることもありません。

また、条件に合致する情報だけを抽出して、一覧化することが可能です。
たとえば、遊休資産だけを抽出して一覧化したり、特定の社員が使用している備品だけを抽出して一覧化するなど、日常的な備品管理に利用することができます。

その他、備品管理ラベルの発行や期限を知らせるアラートメールの配信、リースやレンタル備品の管理など、物品管理を効率化する多彩な機能を備えています。

・固定資産以外のオフィス内すべての備品も一元管理

多くの固定資産管理システムは、固定資産を含めたあらゆる物品を一元管理することができます。

オフィス内にはパソコンをはじめとしたIT機器から椅子やデスクなどに至るまで様々な備品がありますが、固定資産管理システムはこれらの備品も一元管理することができます。

たとえば、ICタグを利用して物品探索を助ける探索機能などがあります。
探索機能は、整備に使う工具・不動産物件の鍵など、紛失が許されない小さな物品の管理で活用されています。

ほかにも、消耗品や在庫の入出庫や数量を記録する機能や貸出し日・返却日の管理機能を使った貸出管理機能、アカウント別の閲覧権限管理機能など、様々な機能が提供されています。

そのほかにも、

・スマートフォン/タブレットアプリでの情報参照・編集
・インポート/エクスポート機能
・API連携機能
・メンバー管理、アクセス権限管理機能
・ログ管理、履歴管理機能
・IPアドレス制限機能

などの機能が提供されています。

固定資産管理システムの価格や利用料金

近年のSaaS市場の拡大により、固定資産管理システムの導入・運用コストは低減しています。
クラウド型システムは導入が容易であり、必要な機能や利用者数に応じて柔軟に課金できます。

まとめ

固定資産管理の効率化は、組織にとって重要な課題です。
適切なシステムの導入により、作業効率を向上させ、管理コストを削減することができます。

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