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事例記事

備品管理とスケジュールを一元化!備品管理クラウドで非効率を減らす

会社名株式会社小泉建設
事業内容造成工事、道路・河川・橋梁工事などの土木工事 
従業員数従業員数 15名
お悩み
紙管理で所在が不明になりがちだった
スケジュール調整が非効率だった
よく使う
機能
備品管理台帳機能
貸出申請
効果
クラウドで備品所在を即時把握
予約機能で調整が素早く進む

株式会社小泉建設様の事例

土木工事を中心に事業を展開する株式会社小泉建設。橋梁やトンネルの補修、耐震工事など重要なインフラ整備を支える中で、備品管理の課題に直面していました。以前は紙ベースでの管理を行っていましたが、備品の所在や管理者が不透明になり、トラブルが起きることもありました。
備品管理の課題に直面していた同社は、2025年2月にクラウド型管理ツール『備品管理クラウド』を導入。まだ運用開始から間もないため、紙ベースの管理から少しずつ移行を進めています。その導入背景や現在の状況について、吉崎様にお話を伺いました。

導入前の課題

・工具や自転車といった備品の所在、使用者の管理が曖昧だった
・記録漏れで紛失や所在不明が多発していた

導入のきっかけ

株式会社小泉建設で『備品管理クラウド』の導入が決定したきっかけは、建設現場での備品管理に関する課題が顕著になったことからでした。会議の中で、社長から「現場で購入した自転車や道具が、工事終了後にどこにあるかわからない」との問題提起があり、管理方法の見直しが急務となりました。

特に大きな課題となっていたのが、退職者から返却される備品対応でした。退職時に「壊れて廃棄しました」と備品を返却できないケースが発生しており、備品の所在や状態が把握できていない状況が浮き彫りになりました。また、トラックなどの車両の利用スケジュール共有にも問題があり、ビジネスチャットで「何日に使いたいけど空いているか?」と全員に問いかける非効率的な方法で対応していたのです。

そんな中、社員がYouTubeで『備品管理クラウド』を発見し、提案したことがきっかけで導入を検討。
「備品の所在管理やスケジュールの一元化に期待していました」(吉崎様)
アストロラボオフィス(南青山)での説明会では、スマートフォンでも操作可能な点が現場に適していること、さらにコスト面や機能性が課題解決に合致していることが評価され、導入が決定しました。

導入後の変化①
貸出申請でスムーズ調整!紙からクラウドへ!忙しい現場でのやり取りが変わる

『備品管理クラウド』を導入し、従来の紙ベース管理からクラウド管理へ移行し始めた小泉建設。まだ試行段階ではありますが、今後の備品管理体制の改善に大きな期待が寄せられています。これまで紙ベースで行っていた貸出・返却の記録では、繁忙期には記録が追いつかず、備品の所在や管理者が曖昧になる問題が生じていました。特に、現場で使用した備品が次の現場に直接運ばれるケースが多く、倉庫に戻るタイミングが不透明な状況も課題でした。

導入後、備品の所在や利用状況がクラウド上でリアルタイムに確認できるようになり、誰がどこの現場で何を使用しているかが一目で分かるようになりました。これにより、備品の所在や利用状況をクラウド上で確認できる仕組みが整い、今後は備品を探す手間や返却管理の負担が軽減されることが期待されています。「以前は備品の所在が曖昧になることが課題でしたが、クラウド上で一元管理できるようになり、確認作業が楽になったと感じています」(吉崎様)と手応えを感じていました。

予約機能の活用も業務効率向上に貢献しています。以前はビジネスチャットで貸出状況を確認していましたが、現在はクラウド上で状況が把握できるため、貸出スケジュールの調整がスムーズに行えるようになりました。

「予約機能によって誰がいつ備品を使用するかが可視化され、管理がスムーズになりました」(吉崎様)

さらに、工事ごとに必要な備品をタグ付けして管理する機能も効果を発揮しています。工事単位で必要な道具を簡単に確認できるため、準備時の負担が軽減され、現場での忘れ物や取り忘れが減少。「工事ごとにタグ付けしておくと、必要な備品を事前にリストアップしやすく、準備負担も軽減される期待があります」(吉崎様)と語ります。

これらの機能を活用していくことで、備品の管理体制を強化し、業務全体の効率化へつなげることが期待されています。


導入後の変化②
可視化がもたらす意識変化!責任が明確になり備品を大切に

『備品管理クラウド』の導入により、備品の運用における課題が浮き彫りになると同時に、改善の糸口も見えてきました。同社ではこれまで、導入当初は備品の貸出時に現場責任者本人が受け取るケースを想定していましたが、代理で別の職人が受け取り現場へ搬入することも少なくないということが分かったのです。この場合、申請者本人に直接貸出をするよりもタイミングや記録が曖昧になり、どの段階で管理を開始するかが不明瞭になる課題があったのです。この課題も『備品管理クラウド』を活用することで、代理での受け取りでも透明性のある運用をしたいと考えています。

「代理で受け取るケースの場合、現場に到着してから貸出記録を取る方法にしていますが、トラックいっぱい分の備品を忙しい朝に一度に登録するのは現実的に厳しいという課題がありました。そこで、実際に持ち運びをした者の名前を備考欄に記載する。といった対応なども検討しています」(吉崎様)とアストロラボからのアドバイスを受けて、取り組みについて前向きに語られました。

一方で、導入によって「誰がいつ、どの備品を使っているか」が明確になり始めたことで、管理の透明性が高まりつつあります。紛失や破損時の責任が明確になり始めたことで、社員側にも「備品を大切に使おう」という気持ちが生まれつつあるようです。
『備品管理クラウド』を導入したことで、ただ備品を管理するツールというだけではなく、このような意識の変化の兆しが見えてきた吉崎様は「備品の所在や使用履歴が見える化され、社員が責任を持って使うようになることを期待しています。まだ試行の段階ですが、今後さらに意識改革が進むのではないかと感じています」と期待感をこめた発言をされました。

また、クラウドの運用を通じて生じた課題の中には、さらなるシステム活用のヒントも含まれています。同社では、こうした課題を改善しながら、備品管理の効率化だけでなく、社員の意識改革にもつなげていく考えです。

今後の展開について
透明性を確保し業務を効率化!中小企業や建設業界での活用を推奨

2025年2月に『備品管理クラウド』を導入してまだ日が浅い中、試行錯誤を重ねる株式会社小泉建設ですが、アストロラボのサポート体制について高い評価をしています。定期的なオンボーディングや個別のメール対応を通じて、導入初期の不明点や課題に対するフォローを受けているのですが吉崎様は「私たちの進捗ペースに合わせてサポートいただけるのでとても助かっています」と述べていて、さらにマニュアル作成や運用浸透についての具体的なアドバイスを期待しているとのことです。

また、さらなる期待として、システムの機能拡張にも言及されています。例えば、備品番号の振り直しや保管場所の一括変更など、運用をより効率的に進めるための機能強化を望んでいます。

「今の時点でも十分便利ですが、さらに細かな管理機能が追加されれば、より効率的になると感じています。こうした要望にも柔軟に対応いただけるのはありがたいですね」(吉崎様)

最後に、同様の課題を抱える企業へのアドバイスとして、中小規模の企業や特に建設業界での活用を推奨されています。吉崎様は「備品管理の透明性が確保されることで業務の効率化はもちろん、紛失や破損の予防にもつながると思います」と語り、同業他社や備品の管理に課題を感じている企業にとって価値のあるツールであると太鼓判を押しています。

『備品管理クラウド』を足掛かりとし、同社ではさらなる効率化と透明性の向上を目指し、消耗品管理クラウドの導入も視野に入れています。このシステムを併用することで、備品だけでなく、消耗品の管理も見える化し、コスト削減や管理精度の向上を図る考えです。

「管理が一元化されることで、従業員の負担を減らし、業務全体がさらにスムーズになると期待しています」(吉崎様)

属人化や手作業の煩雑さといった
備品管理でよくある課題を、
『備品管理クラウド』でかんたんに解決できます。
自社の課題に合った改善方法をご提案しますので、
ぜひお気軽にお問い合わせください。

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