一覧に戻る複数店舗の備品・什器も一元管理！アパレルショップでの備品管理のコツとは？
アストロラボ株式会社
「コスト増」に対抗するためにも備品管理への意識づけを！
コロナ禍による外出機会の喪失から始まり、EC市場の台頭、レンタルやサブスクサービスの充実。今、アパレル業界を取り巻く環境は大きな変化を続けています。また、実店舗での販売だけでなく、オンラインで商品を販売している……というショップも多いのではないでしょうか。
原材料費や光熱費、輸送費……すべてが値上がりを続けている今、何も対策をせずにいたら、店舗運営はもちろん、商品の梱包や配送にかかるコストも当然上がり続けてしまいます。それを防ぐために、人件費や在庫の管理に取り組んでいるオーナー・企業も多いのではないでしょうか。そこでぜひ加えてほしいのが、実店舗やオンラインショップの運営で使用しているさまざまな「備品や什器」の管理を強化＆効率化すること。
「あまり関係がないのでは？」と感じる方もいるかもしれませんが、なぜ備品や什器の管理をしっかりと行うことがコスト削減につながるのか。その理由をご説明します。
備品管理がコスト減につながる４つの理由
1．備品の無駄な購入や買いすぎを防ぐことができる
店内で日常的に使われるディスプレイ棚やハンガー、トルソーといった備品がどの店舗のどこで、どのように使われているのか、全部でいくつあるのか、遊休品はどこに保管されているのかといった全体像が把握できていない場合、いざ「足りない！」となったときに、在庫の有無を確認することなく「追加購入しよう！」となってしまいます。
また、ショッパーやロゴシールといった消耗品も同様で、ただ「手元にないから注文する」ということを続けていた場合、「旧デザインのショッパーが倉庫から大量に出てきた」なんてトラブルが起こる恐れもあります。
遊休品を活用すれば追加注文する必要がなかった備品は、その後、余剰品となり倉庫で眠り続けることになる可能性もありますし、旧デザインのショッパーが出てきたとなると、もうお客様には提供できませんから、最悪の場合、廃棄処分することになり、その分の経費が丸々「無駄」になってしまいます。備品や消耗品の管理を強化することは、こうした無駄を防ぐ有効な手段となるのです。
2．店舗の営業に運営を及ぼすような機器の故障などを予防する
POSレジや決済システムといった機器や、ディスプレイ用の棚が故障したり、破損したりして「お会計がきちんとできない」「安全にお客様をお迎えすることが難しい」となってしまった場合、復旧するまで店舗をクローズする、決済方法が限られたことによる販売機会の喪失なんてことにもなりかねません。
備品管理とは、定期的なメンテナンスや点検が必要な機器や什器を把握し、その日程をしっかり管理することも含まれています。それによって故障やトラブルを未然に防ぐことはもちろん、適切な段階で適切な修理を行うことで、備品を長く使い続けることができるようにもなるので、コスト削減にもつながります。
3．業務効率化、人件費削減にもつながる！
季節ごとに店内のレイアウトを変える……というショップも少なくないと思います。例えばその時に使えるレイアウト棚やラック、トルソーなどの保管場所や数がしっかり把握できていなかったら、「○○はどこにある？」「この棚、もう一つなかったっけ？」と倉庫の中を探すといった無駄な作業時間が発生することになります。
また、業務中にショッパーの在庫が切れた、試着室のフェイスカバーがなくなっているといったことがあれば、すぐに在庫から新たなものを補充する必要がありますが、それが管理できていないと、モノを探す時間、在庫切れでお客様に提供できない時間といった無駄を発生させることになります。
備品管理の体制を整えれば、こうした無駄な時間を生み出すことなく、効率的な店舗運営も可能になります。それによってスタッフ数を必要最低限に抑える、業務時間を短縮するといったことも可能になるので、人件費の削減にもつながります。
4．備品や消耗品の紛失や盗難を防ぐ抑止力となる
「有料での販売のはずなのに、売り上げとショッパーの残数が毎回合わない」
「試着室内に置いていたはずのハンガーが気づけばなくなっている」
「アクセサリーや小物の紛失（盗難？）が多い気がする」
こうしたトラブルにお悩みなら、まずは「モノがなくなりやすい」「モノを盗んでも気づかれないだろう」と思わせるような環境になっていないかを見直してみましょう。残念ながら商品や備品を無断で持ち出しているのはお客様だけでなく、その店舗で働く従業員やアルバイトスタッフが……というケースも少なくないからです。
店内にある備品や消耗品の数や保管場所、誰が補充し、誰が持ち出しているのか「しっかりと把握し、管理している」ことがわかれば、従業員の管理意識も高まります。また「このくらいいいや……」と備品を無駄に使ったり、勝手に持ち出したりということもなくなります。盗難や紛失によって不足した分は、新たに買い足すしかありません。こうした無駄な出費を抑えるためにも、管理体制を整えていきましょう。
備品や什器、消耗品の管理のために「まずやるべきこと」とは？
では、実際に「備品や什器の管理をはじめよう」となった場合、まずは何から始めればいいのでしょうか。簡単にそのやり方・フローをご紹介します。
必要な情報を記載するための「備品管理台帳」を作成する
まずは備品を管理するために必要な情報を記載するための「備品管理台帳」を作成します。その際、備品と台帳の内容を照合しやすくするために、管理番号を記載したシールなどを備品側に張り付けておくと便利です。
台帳にはその管理番号と備品名、数量、保管場所、利用状況（使用している人がいれば使用者の名前）などを記載できるようにしておきましょう。また貸出や返却の記録などを記入できるようにし、使用履歴がわかるようにしておくと紛失などが起きた時にもすぐに確認・対応できるようになります。
備品の「全体像」を把握し、カテゴリ分けする
備品管理台帳を作成したら、今ある備品をすべて台帳に記載しながら、全体像を把握しましょう。どこに何がいくつあるのかきちんと確認して、それを種類別にカテゴリ分けして記載すれば、台帳運用後、対象となる備品を探すのが楽になります。記載するカテゴリには決まりがあるわけではないので、文房具、IT機器、通信機器など、スタッフが見てわかりやすい分類ができていればOKです。
アパレル店舗の場合、店内のディスプレイ棚や、レジカウンター、ラック類を登録し、管理したいというケースもあると思います。その際、それが購入品なのか、リース契約なのか、レンタル契約なのかも確認し、記入しておくと、確定申告の際などに「どれがリースだったっけ？」と悩む必要がなくなります。
保管場所を整理し、備品や消耗品の「置き場所」を決める
いくら備品管理台帳で備品の全体像を把握できても、使用されていない備品の「保管場所」が整理されておらず、何がどこにあるかわからないという状態になっていては、効率的な運用・管理はできません。
備品を保管する場所を決め、いざ使うときにすぐに持ち出せるよう、常に整理整頓を心がけましょう。そして管理台帳にも該当の備品がどこに保管されているのか、ひと目でわかるように記載しておけば、誰でも迷うことなく見つけることができます。
備品管理のルールを作り、すべてのスタッフに周知する
備品の管理をスムーズに運用するためには、担当者だけでなく備品を利用するスタッフ全員が同じルールの下で取り組むことが重要です。備品を持ち出す際のフロー、台帳の記入方法、備品の保管方法や場所、発注時の確認の有無など、その方法をマニュアル化し、スタッフ全員に共有しておきましょう。
アルバイトやパートスタッフなど、短期契約のスタッフが来た時にも迷わないよう、運用ルールを記載したマニュアルを目につきやすいところに置いておく、最低限のルールは保管場所の見える部分に掲示しておくといった対策もお勧めです。
より効率的な管理を目指すなら「クラウド型管理システム」の活用を！
現在、多くの企業・店舗が紙やExcelで備品管理台帳を作成・運用しています。こうした紙やExcelの備品管理台帳は、初期費用がほとんどかからず、気軽に始められるという大きなメリットがある一方で、備品の種類やそれぞれの数量、貸出や返却といった情報を手作業で記入・入力し、更新するため、入力ミスや記入漏れなどが起こりやすいというデメリットもあります。また、同時に複数人での更新ができないため、リアルタイムな情報を確認・共有できないという課題も指摘されています。
そのため近年は、インターネット環境さえあればPCやスマホからアクセス・情報更新できる「クラウド型備品管理システム」への人気が高まっています。クラウド型備品管理システムを導入・運用する最大のメリットは、備品情報のリアルタイム更新・共有が可能になること。利用者は必要な時に必要な情報を確認し、備品管理担当者「だけ」に負担をかけることなく貸出・返却の手続きができるようになるなど、効率的でスムーズな備品管理が可能になります。
『備品管理クラウド』で無駄のないスマートな店舗運営を！
ディスプレイ棚やトルソー、ハンガーラックからレジ周りの機器までアパレル店舗にはさまざまな備品が置かれています。それらは年間を通じて使用するものもあれば、季節によって使用する、催事の時だけ使用する……といった使用回数や期間が限られているものもあるため、保管場所や点数、状態を管理し「見える化」させておくと便利です。
そこでぜひ活用していただきたいのが、アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』。スマートフォンにダウンロードした専用アプリから、在庫の種類も数も、保管場所も状態もすぐに確認でき、貸出や返却の手続きもリアルタイムに更新可能。店舗運営でありがちなこんな「困った」「面倒…」をスッキリと解決してくれます！
大量の備品を管理表に登録する時間も人手も足りない！
しっかりと備品や什器を管理したいとは思うけれど、毎日何かと慌ただしくて店舗にあるすべての備品を台帳に登録するための時間も人手もかけられそうにない……という方もいるのではないでしょうか。
『備品管理クラウド』は、登録したい備品や什器のJANコードや製品ラベルを専用のアプリで読み込むだけでアイテム名やメーカー、型番などが自動入力されるので、管理台帳を驚くほどスムーズに、しかもミスなく作成することができます。また、各備品や什器の写真を一緒に登録しておけばアイテム一覧にも表示されるので、例えば「トルソー」など、同じ備品名のアイテムが一覧に並んだ場合も、自分たちが使いたい・探したい該当のトルソーはどれなのか、迷うことなく見つけることができます。
店舗内のディスプレイ機器……どれが購入でどれがリースだっけ？
店舗内にあるディスプレイ用の棚やハンガーラック、レジ台や照明機器などのインテリアは、その種類も数も多いため、自社で購入したものだけでなく、リースやレンタル契約で揃えたものが混在しているというケースも少なくありません。毎年の確定申告、そしてリースやレンタル契約の更新の時にうっかりミスが起きないよう、そうした店内にある什器の種類や契約状況なども一元管理しておきたいものです。
その点、『備品管理クラウド』は、各備品や什器ごとの購入日や契約日といった情報や、リースやレンタルの期限などの契約情報もすべて紐づけて一元管理でき、「購入品のみ」「リース品のみ」など、種類ごとに絞って備品を一覧表示することもできます。また、リースやレンタルの契約更新の日が近づくと自動的にアラートで知らせてくれる機能もあるので、更新忘れや期限切れといったミスも防止することができます。
季節限定のディスプレイなどの保管や管理もスムーズに！
「夏だけ」「冬だけ」「セールの時だけ」使用するディスプレイ用アイテムなど、季節や期間限定で使用する備品は、頻繁に使うものではないだけに、保管場所やその数などをしっかり管理しておかないと、いざ使う時に「どこにしまった？」となってしまいがち。探しても見つからず購入したら、倉庫の奥から出てきた……となれば、その分のコストが無駄になってしまいます。
その点も『備品管理クラウド』なら安心。各備品の保管場所や数を写真付きの一覧ですぐに確認することができるので、使いたいときに必要な備品をすぐ探し出すことが可能に。また、それぞれの備品が今、店内で使用中なのか、それとも倉庫等で保管されているのかといった使用状況も専用アプリからすぐに登録や変更、確認できるので、遊休品も含めて備品や什器を無駄なく活用することもできるようになります。
複数店舗で使用される備品や什器も一元管理できる！
運営する複数の店舗で使用される備品や什器は本部（本店）ですべて管理しているというケースもあると思います。その場合、必要な備品を最初にまとめて納品した後、実際の管理は各店舗の責任者に委ねるというパターンが多いかと思いますが、それだと実際の使用状況を把握することはできないため「この店だけやけに追加発注が多い」といった問題が発生したときも、その原因を追及することから取り掛からなくてはなりません。
しかし『備品管理クラウド』なら、どの店舗でどの備品が使われ、保管されているのかを紐づけ、離れた場所にある本部（本店）からでも一元管理することができます。そのため「○○店で長く使われていないハンガーラックを××店に移して使おう」など、企業・グループ全体で遊休品を共有し活用するなど、無駄のない効率的な備品管理が可能になります。
イベントや催事への出展準備、返却手続きも効率化！
定期的にイベントやセールに出展しているという店舗もあるかと思いますが、その際に持ち出すさまざまな備品の準備や管理に面倒を感じてはいませんか？どの備品をいくつ準備し、持ち出し、それがきちんと戻ってきたか確認する……その作業だけで結構な時間も労力も必要になるはずです。
そうした準備や管理も『備品管理クラウド』なら簡単！今ある備品の中から持ち出すものを選んで、「貸出」手続きするだけでOK。保管場所もリストに記載されているので、迷うことなく探し出すことができます。また、持ち出す備品「だけ」を絞って備品の一覧を表示できるので、わざわざ持ち出す備品のリストを作成する手間もなし。イベント前の準備や、終了後の返却手続きにかかる手間も時間も大幅に削減することができます。
ショッパーやフェイスカバーなどの消耗品は『消耗品管理クラウド』の活用を！
ブランドの「顔」ともなるショッパーや、試着室などで常に使われるフェイスカバーなどは、ある程度余裕をもって用意しておいたつもりでも「気づいたら残りわずか！」なんてことも起こりがち。特に他で代用が効かないブランドや店舗名が入ったものは、在庫切れが起きないよう、適切な管理が必要になります。
そうした消耗品の管理なら、同じアストロラボ株式会社が提供する『消耗品管理クラウド』の活用がお勧め。各消耗品を補充・使用する際にストック棚に取り付けたQRコードを専用のアプリで読み取り、「補充」「持出」する数量を入力するだけで、在庫量をしっかり管理。しかも在庫数が少なくなってきた時には担当者に通知が届くので、発注忘れ・漏れも防ぎます。
また、アイテムごとに「発注点」を設定しておくと、設定数よりも在庫の数が少なくなった時に自動で発注してくれる機能も搭載。欠品前の適切なタイミングで適切な量の発注をすることができ、欠品はもちろん過剰在庫の心配もなくなります。
まとめ
……いかがでしょうか。
アパレル店舗の運営を考える際、どうしても「在庫」の管理を優先してしまいがちですが業務を効率化し、無駄なコストを抑えるためには備品や什器、消耗品の管理にも目を向けることが重要であることがおわかりいただいたと思います。
店舗やグループ全体で使用されている備品や什器、消耗品の数や状態はもちろん、持ち出しや返却もしくは補充の情報も専用のアプリから操作するだけでリアルタイムに確認・共有できる『備品管理クラウド』や『消耗品管理クラウド』を活用して、より効率的で無駄のない店舗運営を目指していきましょう。
『備品管理クラウド』『消耗品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
・備品管理クラウド
・消耗品管理クラウド
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