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コラム記事

今回のテーマは、「必見!今すぐはじめられる備品管理のコツ」です。

備品管理をする上で、事前準備や運用は意外と大変。
備品の台帳作成や作成後のメンテナンスは、面倒くさく、
備品管理の担当者にとって悩みのタネになっていりませんか?

また、うまく備品管理ができていないことで、
上司から怒られてしまった経験がある方もいると思います。

備品管理が行き届かず、どこになにが保管されているのかを把握できずにいたり、
モノの紛失が頻発しているという企業も決して少なくありません。

また、適当に備品管理してしまっていることで、必要な備品を探すのに時間がかかり、
本来会社に保管されているにも関わらず、時間に迫られて追加購入してしまったと
いうケースもよく聞きます。

実際、こういったケースで、備品管理に頭を抱えている企業が多いというのが実情です。

こうした状況を回避するために、普段から備品管理をすることは大切です。
では、備品管理をする上で、具体的にどのような点に気をつけてべきか。
今回は、備品管理のコツを3つにわけてご紹介いたします。

備品管理をまだしていないという方は、
この記事をご覧いただき、効率的な管理の手法を身につけてください!

また、既に備品管理は行っているけれども、
備品管理がうまくいっていない方、備品管理がうまくできていない理由は何なのか?
3つのコツを知っていただき、ご自身で行われている備品管理の方法と、
なにが違うか振り返ってみていただければと思います。
ぜひ最後までご覧ください。

備品管理のコツ1 登録する備品の種類を絞る

まずは登録する備品の種類を絞りましょう!

<備品の種類を絞るワケ>

膨大な数の備品がある中で、どの備品について管理台帳を作成するかを決定しない限り、作業は進みません。 

また、登録対象の備品を明確に絞らない場合、全てを一括で登録しなければならず、結果的に未登録の備品が発生する可能性があります。

従業員への認識向上も兼ねて、初めは管理対象の備品を具体的に絞り、それを社内で周知することが重要です。

<適切な備品選定のポイント>

・入社時に全社員に貸与されている備品のリストアップ(PC、社用スマホなど)

・特定の部署や役割に貸与される備品のリストアップ(タブレットなど)

・高頻度で貸し出される備品のリストアップ

・期限管理が必要な備品のリストアップ

・故障や紛失の発生が望まれない備品のリストアップ

・10万円以上の固定資産に該当する備品のリストアップ

・数が多く、頻繁に購入される備品のリストアップ

これらの備品が管理対象です。

それ以外のものは一時的に登録せず、まず管理が最優先のものから始めていきましょう!

 備品管理のコツ2 台帳管理する項目を決める

備品ごとに台帳管理する内容を事前に決定することも大切です!

<全ての備品に共通して登録する項目の一般的な例>

・社内で規定した備品管理番号

・アイテム名

・メーカー名

・レンタルやリース期間

・備品の使用者

項目をあらかじめ決定しておけば、迷うことなくスムーズに登録できます。 

また、備品によっては利用時や貸し出し時に特定が必要な項目があるかもしれません。

(例) 

・動画編集用のPCを利用したい→CPUスペックや必要なソフトの有無 

・PCとディスプレイを接続するためのハブが必要→端子の種類

上記のように、備品ごとに管理する項目をしっかりと定めましょう!

備品管理のコツ3 備品台帳への登録作業

備品管理を開始する際に、最も手間のかかるのが台帳への登録作業です!

これは本当に時間がかかります…!

社内に台帳登録作業に割り当てる人員がいない場合、備品管理クラウドの登録代行サービスを使うことをお勧めします!

アイテムの種類や登録情報の量によりますが、1日1人で約100アイテムの登録が可能です。

質問はお気軽にどうぞ!

備品管理を始めるまでに時間がかかり、また登録に時間を割けないといった場合は、備品管理クラウドの登録代行サービスを使うのが効率的です! 

登録代行サービスだけでなく、オンボーディングも行っています。

「何から備品を登録すればいいかわからない」
「どんな項目を管理したらいいの?」

といった疑問も、お気軽にご相談ください!
みなさまのニーズに合わせて最適な提案をさせていただきます。

今回の記事の内容は、アストロラボがお届けする「誰でも成功!!DXチャンネル」でも紹介しておりますので、ぜひご覧ください!

お気軽にお問い合わせください。