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備品管理コラム

IT資産の棚卸しとは

IT資産の棚卸しとは、PCやサーバー、ソフトウェア、ライセンス、モバイルデバイス、ネットワーク機器といったIT関連の資産を正確に把握し、管理するための業務です。IT資産の棚卸しを行うことで、社内でどんな機器が使われていて、どのくらいのコストがかかっているかを確認することができます。また、古くなった機器や使っていないソフトウェアがないかをチェックして、会社全体のIT資産をしっかり管理することができます。

最近では、IT資産の管理に便利なIT資産棚卸しアプリやクラウドサービスが広く使われるようになっています。これにより、手作業で一つひとつ確認する必要がなくなり、効率よく正確に棚卸しができるようになりました。さらに、バーコードやRFID(無線通信でデータを読み取る技術)、QRコードといった技術を使えば、棚卸し作業をさらにスムーズに進めることができます。

IT資産棚卸しを行う目的

IT資産の正確な把握

どの部署のどの社員がどのパソコンやソフトを使っているのかを正確に把握し、無駄なIT資産の購入を防止します。

コスト削減

無駄なライセンスや不要な機器の購入を防ぎ、IT資産を最適化することでコストの削減を図ります。

セキュリティ強化

古いIT資産や不要なIT資産を把握し、廃棄や買い替えによりセキュリティリスクの発生を低減します。

法的コンプライアンス

ソフトウェアのライセンス契約やデータ保護規制に違反しないよう、IT資産の使用状況を確認します。

これらの目的を達成するため、IT資産棚卸しシステムやIT資産棚卸しツールを使って、より簡単に、そして正確に棚卸しを行う方法を取り入れる企業が多くなっています。

IT資産棚卸しの重要性

IT資産の棚卸しが重要なのは、会社のIT環境をしっかり管理することが、ビジネスをスムーズに進めるために不可欠だからです。特に以下の点で重要性が増しています。

リスク管理

棚卸しによって古い機器やソフトウェアが特定され、セキュリティリスクの低減に繋がります。例えば、サポートが終了したソフトウェアを使い続けると、セキュリティホールが生じ、外部からの攻撃を受けやすくなります。

運用効率の向上

IT資産棚卸しの結果、不要なIT資産を整理することで、効率的な運用が可能になります。これにより、IT資産のライフサイクル管理が改善され、古くなった資産を適切に廃棄し、新しい資産を導入するための準備が整います。

法的遵守と内部監査

企業がコンプライアンスを遵守するために、IT資産の利用状況を正確に把握する必要があります。定期的なIT資産棚卸しは、内部監査や外部監査にも役立ちます。

これらの重要性から、企業におけるIT資産の棚卸しは欠かせない業務であると言えるでしょう。

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『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。

少しでも気になる方は下記よりお気軽にお問い合わせください。

IT資産棚卸しの方法

IT資産棚卸しにはいくつかの方法があり、企業の規模や管理方針によって適した方法を選択します。ここでは、代表的な棚卸し方法を紹介します。

手作業による棚卸し

IT資産を一つずつ確認して、Excelなどに記録していく方法です。これは基本的な方法ですが、時間がかかるうえに、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすいというデメリットがあります。

バーコードを使用した棚卸し

バーコードをIT資産に貼り付け、専用のスキャナーで読み取る方法です。この方法は、手作業による棚卸しよりも効率的で、正確にデータを集めることが可能です。

QRコードを使用した棚卸し

QRコード付きのラベルをIT資産に貼り付け、スマートフォンや専用スマホアプリで読み取る方法です。この方法は、専用のスキャナーが不要で、スマホで棚卸しが完了する点で手作業による棚卸しやバーコードを使用した棚卸しよりも効率的です。

RFIDやICタグを使用した棚卸し

RFIDやICタグを使用した棚卸し方法があります。RFIDは無線通信を利用して複数のIT資産情報を同時に読み取ることができ、棚卸し作業を大幅に短縮できます。これにより、大規模な会社でのIT資産管理も効率化されます。

クラウドベースのIT資産管理システム

クラウドベースのIT資産管理システムを利用して棚卸しを行う方法です。専用スマホアプリを使用した棚卸しに対応しており、棚卸し作業が効率化されます。また、クラウドにデータを集約することで、どこからでも棚卸しデータにアクセスでき、棚卸し状況を一元管理することができます。

IT資産棚卸しの具体的な流れ

1. 棚卸計画の作成

棚卸しの目的や範囲を明確にし、スケジュールや担当者を決定します。特に大規模な企業の場合は、計画的な実施が重要です。

2. IT資産のリスト化

会社が現在所有しているすべてのIT資産をリスト化します。バーコードやRFIDを使用する場合は、IT資産に貼り付けておきます。

3. 棚卸しの実施

棚卸担当者が棚卸しを実施します。バーコードやRFIDを使用する場合は、棚卸しアプリや専用ツールを使用します。この際、クラウドベースのIT資産管理システムを利用することで、リアルタイムでデータを更新しながら作業を進めることができます。

4. データの確認と整理

棚卸しが完了した後、収集されたデータを確認し、正確性を確認します。過不足がある場合は、原因を特定し、修正を行います。

5. 棚卸報告書の作成

最後に、棚卸し結果をもとに棚卸報告書を作成し、上層部や担当部門に提出します。この棚卸報告書は、今後のIT資産管理方針を決定するための重要な資料となります。

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IT資産棚卸しの課題

時間とコストの負担

手作業による棚卸しを行う場合、時間がかかる上、従業員の負担も大きくなります。また、IT資産が多い場合は、膨大な時間がかかることが課題となります。

データの正確性

手作業で棚卸しを行う場合、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーによるデータの不整合が起きやすくなります。

多拠点の管理が難しい

複数の拠点にIT資産がある場合、そのすべてを管理するのは大変です。遠隔地のIT資産も含めて管理するためには、リアルタイムで更新できるシステムやツールが必要です。

IT資産棚卸しの効率化

IT資産棚卸しアプリの活用

IT資産棚卸しアプリを使用することで、IT資産情報を簡単に入力・管理でき、棚卸作業時間を短縮できます。また、アプリはクラウドと連携することが多く、どこからでも棚卸し作業を行えるため、遠隔地のIT資産管理も簡単になります。

バーコードやQRコード、RFID技術の導入

バーコードやQRコード、RFID、ICタグの導入により、手作業による棚卸しよりも迅速かつ正確にデータを取得でき、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを大幅に低減します。特にRFIDは一度に複数のIT資産を読み取れるため、大規模な企業に最適です。

クラウドベースのIT資産管理システムの導入

クラウドベースのIT資産管理システムは、リアルタイムでIT資産の状況を確認できるだけでなく、複数拠点のIT資産を一元的に管理できるため、複数の拠点を持つ会社にとって非常に有用です。

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備品管理クラウドの棚卸の流れ

1. 棚卸計画

棚卸管理者が、どの場所でどのアイテムの棚卸を、誰が担当するのかを計画します。

2. 棚卸の依頼

棚卸計画が作成されると、棚卸担当宛てに棚卸実施依頼のメールが届きます。

3. 棚卸の実施・報告

棚卸担当者は、棚卸実施依頼のメールに記載されているリンクをクリックして、備品の状態を報告。
備品に問題なければ、ボタン一つをクリックするだけで簡単に棚卸が完了します。

4. 棚卸の進捗確認

棚卸の進捗は管理画面から円グラフで簡単に確認することができます。

スマホアプリで棚卸しが可能

備品管理クラウドはスマホアプリを使って棚卸しが可能ですので、スマホ一つで棚卸しを完了することができます。

QRコードやRFIDを使用した棚卸しにも対応

備品管理クラウドはQRコードやRFIDを使用した棚卸しにも対応しています。

QRコード

備品に貼り付けられている備品管理ラベルのQRコードを撮影するだけで棚卸しが完了します。

RFID

備品に貼り付けられているRFIDのタグをリーダーでスキャンするだけで棚卸しが完了します。

このように、『備品管理クラウド』は、棚卸機能を通じて棚卸業務の効率化をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

IT資産の棚卸しは、会社のIT環境を正確に管理するために非常に重要な作業です。バーコードやQRコード、RFID、クラウド型IT資産管理システムといった技術を使って、作業の効率を上げ、コストを削減しつつ、セキュリティリスクも最小限に抑えることができます。

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