抜けがちだけど…飲食店も「備品管理」の徹底を！

店舗物件の賃貸料や光熱費、食材費など、何かと値上がりが続き、厳しい管理・運営を強いられている飲食業界。光熱費や食材の仕入れ価格など、店側でコントロールできる経費を少しでも抑えようと、水道や電気の使用状況や食材の在庫管理を強化している経営者も多いと思います。

一方、そんな中で見落とされてしまいがちなのが厨房器具やテーブル、イスなどをはじめとした「備品」の管理。この部分を効率化することができれば、店舗運営の無駄と手間を大幅に軽減することも可能になります！

その理由と、効率化のポイントをご紹介していきます。

「在庫」だけでなく「備品」の管理が必要なワケ

お店を開店する時には「どんなインテリアにしよう」「調理器具は…」「スタッフのユニフォームは…」とあれこれ考え、こだわって選んだ店内の備品。でも、いまでは年に一度、確定申告前の棚卸しで初めて「数がすごく減っているな」「あれ？　あの備品が見当たらない」と気づく……なんて状態になっていませんか？　

その場合、意識しないうちにこんなトラブルや無駄が生じているかもしれません。

必要な時に必要な備品が見つからない

季節に合わせて使用する販促品や食器、宴会やパーティーの予約が入った時だけ登場する調理器具やテーブルウェアなど、飲食店には、レギュラーで使用するわけではない備品も多く存在します。こうした備品を「とりあえずまとめて倉庫やデッドストックに保管」という店舗も多いのではないでしょうか。

もしこうした「普段使わない備品」がきちんと管理されていない場合、いざ使おうと思った時に「どこに入れておいたっけ？」「あるはずの場所にない！」となることも。また、思っていたよりも保管されていた食器の数が少なく慌てて買い足すなんてこともあり得ます。スタッフ総出で探す、予定外の買い出し……となれば、大きな時間のロスにもなってしまいます。

遊休品があるのに「見つからない」から買い足してしまう

備品の保管場所や数、使用状況が管理されていないと、その店舗にどんな備品がどのくらいあって、使われずに保管されている遊休品がどこにいくつあるのかといった「全体像」が全く見えてきません。その結果、「見つからないから」と、本来なら買い足す必要のない備品を購入する……なんてケースになることも。

遊休品をしっかり管理していれば、こうした無駄なコストも防ぐことができます。たとえそれが「これくらい仕方ない」という価格のものであっても、年間に何回も繰り返されてしまえば、それなりに大きな負担となっていくはずです。

紛失や盗難があってもすぐに気づくことができない

アルバイトスタッフに貸し出す制服やユニフォーム、店舗で使用している備品など、「気づいたら数が少なくなっている」なんてことはありませんか？　お客様が故意に持ち出してしまうということもありますが、店内のレイアウトや管理状態を知り尽くした従業員による不正だったというケースも少なくありません。

備品の管理が後回しになっているなど、「たくさんあるし、ひとつくらい無くなっても気づかれないだろう」と思わせるような状態になっていないでしょうか。どこにどんな備品がどのくらい保管され、誰がどの備品を使っているのかを「見える化」し、紛失や盗難を許さない環境をつくるようにすることも大切です。

定期点検漏れによる安全性低下の恐れ

厨房で使われている業務用機器は、定期的な清掃や点検を行うことによって、機器の寿命が延びるだけでなく、光熱費の削減にもつながります。また機器の不調に早く気づくことで「まったく動かなくなった！」という大きなトラブルを回避することもできます。

しかし、たくさんある機器のメンテナンスのサイクルや予定をすべて覚え、管理するのはなかなか大変なこと。忙しい毎日の中で後回しにした結果、突然機器が故障して営業自体が難しい状態になれば、その分の収入も途絶えることになりますし、故障に気づかない・放置したことが従業員のケガにつながる恐れもあります。その点からも、点検・メンテナンスの日程を管理するのはとても大切なことなのです。

いますぐ管理を始めるべき備品とその理由

では飲食店において、特にしっかりと管理すべき備品にはどのようなものがあるのでしょうか。その理由と共にご説明します。

冷蔵庫や製氷機、食器洗浄機などの厨房機器

飲食店において絶対に欠かせない厨房機器。冷蔵庫やオーブン、製氷機、シンク……どれも高額なだけに、開業時、すべての機器を買い揃えるのではなく、一部は購入、一部はリースやレンタルで……と分けて入手したオーナーも少なくないと思います。また、どの機器も長く安心して使えるよう定期的な清掃やメンテナンスを行う必要もあります。

厨房に置かれている厨房機器のうち、どの機器が購入したもので、どの機器がリース契約したものなのかといった契約情報がしっかり区別されていないと、毎年の確定申告の際に間違いが生じる可能性がありますし、清掃やメンテナンスの日程や履歴がきちんと把握されていなければ、点検漏れにつながり、機器の故障やトラブルを引き起こす要因にもなります。厨房機器は使用場所や導入日、契約情報、メンテナンス情報などを紐づけて管理するようにしましょう。

配達や仕入れなどに使用する車やバイク、自転車など

食材の仕入れやデリバリー用に法人名義の車やバイクを所有している、スタッフ全員で使用できる自転車を置いているという店舗もあるかと思いますが、それもお店の資産・備品としてしっかり管理しておきたいもの。

車やバイクは当然、車検やメンテナンスをきちんと行わなければ、突然の故障で業務に影響を及ぼすだけでなく、命に関わる事故につながる恐れもありますから、車検の予定や任意保険の情報なども合わせて管理しておくと便利です。また、自転車もメンテナンスの履歴はもちろん防犯登録番号も紐づけて管理しておけば、万が一の盗難の際にも迅速に対応できます。

従業員用の制服やユニフォーム

従業員やアルバイトスタッフ用にオリジナルの制服やユニフォームを作り、貸与しているという店舗も多いと思います。洗濯等による持ち出しの可否は店舗によって異なると思いますが、紛失や盗難を防ぐためにも、制服には番号やタグなどをつけ、誰がどの制服を使用しているのかサイズなどと合わせて管理するようにしましょう。

制服を紛失したのに報告してもらえない、退職後に制服がきちんと返却されない……残念ながら制服に関するトラブル報告は少なくありません。制服を「返した」「返さない」で揉める、理由はわからないけれど制服がなくなっている、無断でオークションサイトに出品されていたといったトラブルは、精神的にもコスト的にもダメージが大きいもの。管理体制を強化することで、スタッフの意識も高まるはずです。

季節限定で使用する食器やのぼりなど

季節や旬の食材に合わせて、メニューやそれを提供する際の器も変えている……というお店も多いのではないでしょうか。また、宴会やパーティーの予約が入った時に備えて、普段は使わない大皿やグラスを用意しているというところもあるでしょう。そうした「レギュラーでは使わないアイテム」の種類や数、保管場所はきちんと管理されていますか？

パーティー予約が入った時に「○○はどこだっけ？」と焦る、季節に合わせて保管した食器を出したら「こんなに少なかったっけ？」となっていませんか。季節メニューの提供を知らせるPOPやのぼりなどの販促品も、繰り返し使えるものはきちんと管理しておけば、探し出すための時間、その都度買い足すコストといった無駄を防ぐことができます。

在庫切れを起こしがちな衛生用品や販促品

除菌・殺菌に使うアルコール製材や調理用手袋、食品用ラップからトイレットペーパーやペーパータオルなど、飲食店においては日々の業務の中で多くの物品が消耗されます。どれも在庫切れを起こすと調理や店舗運営に大きな影響を及ぼしますが、ある程度まとまった量で仕入れることが多いため、「まだあるだろう」と油断してしまい、気づけば在庫がほとんどない……なんてことも起こりがちです。

営業中に在庫切れを起こし、スタッフが慌てて買い出しに出るなんてことになれば、その間、店舗運営が手薄になる可能性もありますし、本来、まとめ買いで安価に仕入れているものを、一般の小売価格で購入することになるのでコスト的にも無駄が生じます。きちんと在庫を管理し、適切なタイミングで補充できるようにしましょう。

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より効率的に備品を管理するために「やるべきこと」とは？

コストや時間の無駄を防ぐために備品の管理体制を整えよう……となった場合、まずはどのような対策をしたらいいのでしょうか。その手法について考えていきましょう。

1.    保管スペースを整理し、備品の「数」と「種類」を把握する

店内の倉庫やパントリー、収納スペースに「とりあえず」使わない備品を保管していないでしょうか。備品管理をしっかりと行うためには、今、店舗内にある備品の「全体像」を把握することが欠かせません。毎日使用する調理器具などはもちろん、保管状態となっている備品もまずは置き場所をしっかりと決めて、何がどこにあるかわかる状態にしておきましょう。

そして、それが使用中なのか、遊休品なのか、故障中なのかといった備品の「状態」、購入品なのかリース品なのかといった「種類」も合わせて確認・分類しておくと便利です。

2.    管理ルールを定め、従業員への周知・徹底を呼び掛ける

備品の保管方法や、使用する際のルールを決め、スタッフ全員に周知しましょう。使い終わった後は元の場所に戻す、洗濯等で制服を持ち帰る時にはその旨を必ず報告する、備品を紛失したときの対応方法など、万が一の時に「困った…」とならないようにしておくことが大切です。

3.    備品の「管理台帳」を作成する

店舗内で使われている・保管されている備品を確認し、それを一覧にした「管理台帳」を作成しましょう。備品の名前や数量、使用されている場所（設置場所など）、使用されていない場合は保管場所なども記載して、一元管理できるようにするのがお勧めです。また、メンテナンスが必要な機器については、そうした情報も一緒に書き入れておくと便利です。

多くの店舗ではこうした管理台帳を紙やExcelで作成し、運用しています。どちらもほとんどコストがかからず、導入しやすいというメリットがあります。しかしその一方で、複数人が同時に使用することができないためリアルタイムな情報を維持することが難しい、備品数が多くなると一覧から対象のアイテムを探すのにも時間がかかるといったデメリットもあります。

4.    リストのデジタル化、ラベリングやQRコードなどを活用する

備品の管理台帳を紙やExcelではなく、クラウドサービス上で管理し、内容を確認・更新できるようにすると、従業員全員で備品のリアルタイムな使用状況を共有できるようになります。さらに各備品に管理番号やバーコードを貼り付け、管理台帳に紐づけて記載することで、同じ種類の調理器具や家具が複数ある場合も対象の備品をすぐに見つけることも可能になります。

さらにQRコードやRFIDを活用すれば、定期的に行う「棚卸し」も専用のリーダーで読み取るだけで備品の情報や使用状況を把握できるようになり、時間の大幅な短縮も可能に。導入のための初期費用はかかりますが、スムーズな管理をサポートしてくれるはずです。

スマホで完結！クラウド型の台帳で備品＆消耗品をスマート管理

クラウド型の管理システムを導入すれば、備品の管理が手軽＆正確になり、業務の効率化にもつながる……とはわかっていても、「備品のリストを作るだけでも大変そう」「PC操作が得意ではないから管理しきれないのでは」などの理由で導入に踏み切れない……という方もいるかもしれません。

そんな時に、ぜひ使っていただきたいのが、株式会社アストロラボが提供する『備品管理クラウド』です。

備品の登録も、使用状況の確認＆更新も、普段使っているスマホのアプリを操作するだけの手軽さながら、飲食店の備品管理に役立つ次のような機能を搭載。店舗のスムーズな運営＆効率化をサポートします。

JANコードや製品ラベルを撮影するだけで備品リストが作成できる

一元管理するために、店内にある備品をすべてリストに登録……といわれると「時間がかかりそう」「リストを作るだけで辛い」と思う方もいると思います。しかし、『備品管理クラウド』は、スマホアプリで製品のラベルやJANコードを撮影すれば、備品の名前やメーカー、型番といった管理に必要な情報が自動で入力されるので、登録作業も短時間で済むうえ、手入力だと起こりがちな入力ミスのリスクも低減することができます。

また、各備品の写真も一緒に登録することができ、一覧ページにも表示されるので、対象となる備品を探す場合などにも便利。同じ備品、色違いの備品を複数管理する場合にも区別しやすく、迷うことなくスムーズに管理することができます。

貸し出しや返却の履歴、遊休品の状況を「見える化」

大型の調理機器からユニフォーム、店内のインテリアまでさまざまな種類が揃う飲食店の備品。『備品管理クラウド』を活用すれば、こうしたすべての備品が「いつから」「どこで」「いつまで」使用・保管されているのかをひと目で確認できるようになります。

そのため使いたいときに使いたい備品をすぐに探し出すことができ、新たに備品が必要になった時も遊休品がないかを確認したうえで、足りない分だけ追加発注するといった無駄のない運用が可能になります。貸し出しや返却といった手続きも、スマホアプリで対象の備品を検索し、「貸出」もしくは「返却」を選択するだけで、リアルタイムな情報を更新できます。

保証期限やリース期限、定期清掃やメンテナンスの予定も管理できる

調理機器や冷蔵庫といった大型の機器は購入品とリース品を合わせて使っているという店舗も多く、それぞれの機器の保証期限やリース期限をしっかりと把握し、うっかり期限切れはもちろん、慌てることなく契約継続に必要な手続きをする必要があります。また同時に安全・安心な店舗運営のため、定期的にメンテナンスや清掃が欠かせません。

『備品管理クラウド』なら、それぞれの機器を登録する際に、契約期限やメンテナンス期日といった情報を合わせて記載できるうえ、それぞれの期限が近づいたときにはアラートで知らせてくれるため、更新忘れや点検漏れといった「うっかり」を防止することができます。

ユニフォームの返却漏れ、紛失防止にも

アルバイトやパートスタッフに貸与するユニフォームやエプロン、キャップなども「気づけば数が足りなくなった」となれば、追加注文をするしかありません。不必要な出費を減らすためにも管理体制を整えておきたいものです。

この場合も『備品管理クラウド』なら、ユニフォームのすべてに管理番号やQRコード付きのタグをつけ、誰がどの番号、サイズをいつから使用しているのかといった履歴を含め一元管理できます。そのため紛失が起きた時も「直前に使っていたのは誰なのか」をすぐに確認することができますし、退職時にユニフォームを「返した」「返してもらっていない」で揉める……といったトラブルも避けることができます。

何よりも「この店はユニフォームをきっちりと管理している」ということが伝われば、自然とスタッフの管理意識も高まりますので、紛失や盗難のリスクも軽減できます。

消耗品の在庫切れにお悩みなら……『消耗品管理クラウド』の活用を！

飲食店においては、調理に欠かせないペーパー類やラップ、衛生管理や消毒に使うアルコールなどの消耗品の管理も悩みの種。気づいたら在庫がほとんどなく、開店前に慌てて買い出し……なんて経験をした方も多いのではないでしょうか。

その場合は同じアストロラボ株式会社が提供する『消耗品管理クラウド』の活用を。補充・使用する際にスマホアプリからストック棚に取り付けたQRコードを読み取り「補充」「持出」する数量を入力するだけで、在庫量をしっかりと管理。在庫数が少なくなってきた時には担当者に通知が届きます。また「発注点」を設定しておき、その数を切ると、自動で発注してくれる機能も搭載しており、欠品前に適切な量の発注をすることができます。

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『備品管理クラウド』『消耗品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

・備品管理クラウド

・消耗品管理クラウド

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まとめ

・・・いかがでしょうか。

食材や光熱費、人件費の高騰が続く今、維持費や経費の削減に取り組んでいる飲食店も多いことと思います。どうしても「少しでも食材を安く仕入れよう」「電気やガスの無駄遣いをやめよう」といった部分に意識が向きがちですが、合わせて店内にあるさまざまな「備品」を管理することも無駄を防ぎ、コストを抑える重要なポイントとなります。

自動入力、貸し出しや返却の管理、点検・メンテナンス期限の管理など、飲食店の効率的な運営をサポートするさまざまな機能を搭載した『備品管理クラウド』や『消耗品管理クラウド』を、安心＆安全、無駄のない店舗運営にぜひお役立てください！

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