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コラム記事

消耗品とは?消耗品管理の重要性

消耗品とは、使用することで消耗していくものを指します。オフィスでは、文房具や備品、消耗品など、さまざまな消耗品が使用されています。

消耗品と備品の違いについてはこちらを参照してください: https://www.astrolab.co.jp/bihinkanri/what-items/

消耗品管理とは、消耗品の種類や数量、使用状況などを把握し、適切に管理することです。消耗品管理を適切に行うことで、以下のメリットがあります。

  • 必要な消耗品を適切なタイミングで確保できる
  • 不要な消耗品を減らし、コスト削減につながる
  • 消耗品の紛失や盗難を防ぐことができる

消耗品管理の方法

消耗品管理の方法は、大きく分けて以下の2つがあります。

  • 手作業による管理
  • クラウドサービスによる管理

手作業による消耗品管理

手作業による管理は、最もシンプルな方法です。消耗品の種類や数量、使用状況などを、手書きの帳簿やエクセルなどで管理します。

手作業による管理のメリットは、初期費用や月額費用がかからないことです。また、自社に合った方法で管理することができます。

手作業による管理のデメリットは、作業に手間がかかること、誤記入などのミスが起こりやすいことです。

手作業による消耗品管理の流れは、以下のとおりです。

  1. 消耗品の種類や数量を把握する

まず、消耗品の種類や数量を把握しておきます。消耗品台帳や棚卸表などを活用すると、効率的に把握することができます。

  1. 消耗品の使用状況を記録する

消耗品の種類や数量を把握したら、使用状況を記録していきます。消耗品の使用量や使用期間などを、Excelやスプレッドシートなどに記録します。

  1. 消耗品の在庫状況を把握する

消耗品の使用状況を記録したら、在庫状況を把握します。消耗品の種類や数量、使用状況を総合的に判断し、在庫が不足していないか、過剰になっていないかを確認します。

  1. 不足や不要な消耗品を把握する

在庫状況を把握したら、不足や不要な消耗品を把握します。不足している消耗品は、早めに補充するようにしましょう。不要な消耗品は、適切に処分するようにしましょう。

クラウドサービスによる管理

クラウドサービスによる管理は、スマートフォンやタブレット端末を使って、簡単に管理することができる方法です。

クラウドサービスによる管理のメリットは、作業が効率的になること、誤記入などのミスが起こりにくいことです。

備品管理クラウドの活用

備品管理クラウドでは、消耗品管理も効率的に行うことができます。消耗品管理に関連した主な機能としては、以下のようなものがあります。

  • 消耗品の登録・数量管理
  • 消耗品のリクエスト
  • 消耗品の発注リスト作成

備品管理クラウドを活用することで、以下のメリットがあります。

  • 消耗品の在庫管理が効率的になる
  • 消耗品の使用状況が把握しやすくなる
  • 消耗品の発注ミスが減る

消耗品管理は、オフィスの円滑な運営に欠かせないものです。消耗品管理を適切に行うことで、必要な消耗品を適切なタイミングで確保し、コスト削減につなげることができます。

また、クラウドサービスを使うことで、消耗品管理を効率化や精度向上につなげることができます。

ぜひ、自社に合った方法で消耗品管理を行い、オフィスの効率化やコスト削減につなげましょう。

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