棚卸しシステムとは？機能からメリットまで解説

棚卸しシステムは、正確で効率的な棚卸しを実現するシステムです。棚卸しには、実地棚卸と帳簿棚卸があり、それぞれの棚卸しにおける課題を解決する機能が備わっています。棚卸しシステムを導入することで、棚卸し作業の効率化が図れます。本コラムでは、棚卸しシステムの機能やメリットについて詳しく説明します。

棚卸しとは？

「棚卸し」とは、企業が保有する備品の物理的な在庫数量や状態を定期的に確認し、帳簿上のデータと照合する業務を指します。棚卸しには、倉庫や店舗などで実際に棚卸し作業を行う「実地棚卸」と、管理台帳のデータを確認する「帳簿棚卸」の2つの手法があります。棚卸し作業により、備品在庫管理が効率化され、過剰在庫・在庫不足の防止や無駄な備品購入が減少することによるコスト削減、業務効率化が期待できます。さらに、棚卸しにより各備品の状態を正確に把握することができるため、備品のライフサイクル管理の改善にも役立ちます。

棚卸しの目的

棚卸しの目的は、企業が保有する備品の在庫数や状態を正確に把握し、資産を適正に管理することです。棚卸し作業により、備品在庫管理が効率化され、過剰在庫・在庫不足の防止や無駄な備品購入が減少することによるコスト削減、業務効率化が期待できます。さらに、棚卸しを通じて備品の故障や破損を早期に発見することができるため、備品ライフサイクル管理の改善に役立ちます。さらに、備品管理システムを活用することで、棚卸し作業の効率化と正確性の向上を実現します。

棚卸しの種類

実地棚卸

「実地棚卸」は、店舗や倉庫で備品の在庫数や状態を実際に確認する棚卸し方法です。実際に備品の在庫数を数え、備品の状態を実際に確認することで、管理台帳に記載されている在庫数と実際の備品在庫数のズレを解消することができます。また、実地棚卸は、備品の盗難・私物化などの不正の防止や備品在庫不足の発見にも効果的です。さらに、備品管理システムなどの棚卸し機能を利用することで、棚卸し作業の効率化と精度の向上につながり、無駄なコストを削減することが可能です。

帳簿棚卸

「帳簿棚卸」は、帳簿に記録された備品在庫データと実際の備品在庫数を照合し、差異がないかを確認　する棚卸し方法です。帳簿棚卸により、備品在庫データの正確性が保たれます。また、帳簿棚卸は、不正や誤りを早期に発見することもできます。例えば、帳簿上の備品在庫数が実際より多い、または少ない場合、その原因を究明することで、備品在庫管理の改善につながります。さらに、備品管理システムなどの棚卸し機能を利用することで、帳簿棚卸の効率化が可能です。特に、劣化しやすい備品の在庫管理には備品管理システムが効果的です。

棚卸しの課題

多くの時間と労力を要する

紙やエクセルを用いて手作業で棚卸し作業を実施する場合、多くの時間と労力を要します。特に、大量の備品を保有する企業では、棚卸し作業に多くの時間と労力がかかり、通常業務を圧迫することもあります。

データの不整合が発生する

紙やエクセルを用いて手作業で棚卸し作業を実施する場合、手作業による入力ミスや更新漏れが起こりやすく、データの不整合が発生しやすいです。データの不整合より、無駄な備品の購入やメンテナンスの遅れなど、コストや備品のライフサイクル管理に影響を及ぼします。

管理コストの増大

定期的に棚卸し作業を実施しない場合、備品在庫数を正確に把握することができないため、過剰在庫や在庫不足が生じやすく、管理コストの増大を引き起こす可能性があります。

これらの課題を解消するためには、適切な棚卸しプロセスやIT技術の導入が必要です。例えば、バーコードやQRコード、RFIDを活用した備品管理システムを導入することで、棚卸し作業の効率化が図れます。最新技術を活用したシステムは、棚卸しの課題解決におすすめの手段です。

棚卸しシステムとは？

棚卸しシステムは、在庫管理を効率化するためのおすすめのツールです。棚卸しシステムを導入することで、在庫の過不足を防ぎ、業務の効率を高めることが可能です。リアルタイムで在庫状況を把握できるため、管理の劣化を防ぎ、人的エラーを削減する効果があります。また、バーコードスキャナーやRFID技術との連携により、正確なデータ収集を実現します。過去のデータ分析を活用して、将来の在庫需要を予測する機能も備えており、最適な在庫レベルを維持するためのサポートをします。このように、棚卸しシステムは単なる在庫管理の枠を超え、ビジネスの成長を支援する重要な役割を果たします。

棚卸しシステムの機能

リアルタイムでのデータ更新

備品に関するデータがリアルタイムで更新されるため、備品の在庫状況や備品の状態をすぐに把握し、備品の欠品や過剰在庫を未然に防ぐことができます。

データの整合性確保

データの自動入力機能により、入力ミスが最小限に抑えられるため、データの整合性が確保されます。

棚卸しシステムのメリット

入力ミスなどのヒューマンエラーの防止

手作業に依存した従来の棚卸し方法では、入力ミスなどによるヒューマンエラーによるデータの不正確さが大きな課題となっていました。しかし、棚卸しシステムを導入することで、バーコードスキャンやRFID技術を活用し、リアルタイムで正確な備品在庫情報を確認することが可能となるため、ヒューマンエラーを防止することができます。

時間と労力の軽減

手作業に依存した従来の棚卸し方法では、棚卸し作業に多くの時間と労力を要することが大きな課題となっていました。しかし、棚卸しシステムを導入することで、バーコードスキャンやRFID技術を活用し、棚卸しに要する時間と労力を大きく減少させることが可能です。

人的リソースの再配分

棚卸しシステムの導入により、棚卸し作業に必要な人員を削減でき、人的リソースをより戦略的な業務に振り向けることが可能です。

コスト削減

備品の在庫数や状態を正確に把握することができるため、無駄な備品の購入やメンテナンス忘れを防ぐことができ、コストの削減につながります。

棚卸しシステムの選び方

棚卸しシステムの導入を検討する際には、まず自社の業務プロセスを詳細に理解することが効果的です。棚卸しの自動化を進めるために、自社の棚卸し頻度や備品の種類、備品の在庫量などを考慮し、必要な機能を具体化しましょう。システムの操作性やサポート体制の確認は、備品管理業務の効率化に直結するため重要です。特に、使いやすさが業務効率を高め、充実したサポート体制はトラブル発生時にも安心を提供します。また、他の業務システムとの連携機能も重要な検討要素です。スムーズな連携が可能であれば、データの一元管理が実現し、さらなる効率化が期待できます。そして、コスト面を慎重に考慮することも欠かせません。初期費用のみならず、運用やアップデートの費用を含めたトータルコストを比較し、自社におすすめのシステムを選定することが重要です。

棚卸しの効率化なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、「棚卸はみんなで」をテーマに、チーム全体が協力して効率的に棚卸を行うことができる機能を提供しています。各メンバーは使用している備品を確認・更新することで、迅速で正確な棚卸しが実現され、棚卸が簡単に素早く行うことができます。

備品管理クラウドの棚卸の流れ

1. 棚卸計画

棚卸管理者が、どの場所でどのアイテムの棚卸を、誰が担当するのかを計画します。

2. 棚卸の依頼

棚卸計画が作成されると、棚卸担当宛てに棚卸実施依頼のメールが届きます。

3. 棚卸の実施・報告

棚卸担当者は、棚卸実施依頼のメールに記載されているリンクをクリックして、備品の状態を報告。
備品に問題なければ、ボタン一つをクリックするだけで簡単に棚卸が完了します。

4. 棚卸の進捗確認

棚卸の進捗は管理画面から円グラフで簡単に確認することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、棚卸機能を通じて棚卸業務の効率化をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

在庫管理の一環としての棚卸しは、企業の効率的な運営に不可欠です。自動化された棚卸しシステムの導入は、業務の効率化を図り、管理工程の劣悪化を防ぐための重要な手段となります。特に、大規模な在庫を抱える企業においては、システム化によって在庫情報の正確性が向上し、無駄を省くことができます。本稿では、棚卸しシステムがどのように企業の在庫管理を革新するかを詳述しました。これを基に、自社のニーズに合った最適なシステムの導入を検討してみてください。