貸出管理の重要性と効果的な方法

会社の総務部門では、日々さまざまな業務があります。その中でも「備品」や「物品」の貸出管理は、意外と見過ごされがちな業務のひとつです。しかし、適切な貸出管理ができていないと、無駄な出費や業務の遅延、トラブルにつながることもあります。このコラムでは、貸出管理の重要性と、誰でも簡単に実践できる効果的な方法について、わかりやすく解説していきます。

貸出管理とは？

貸出管理とは、会社や組織が所有している備品や物品（たとえばパソコン、プロジェクター、会議用のマイク、工具など）を、必要な人に一時的に貸し出す際に、それらの貸出状況を記録・管理することです。

誰が、いつ、どの物品を、どれくらいの期間使っているかを把握することで、トラブルの防止や物品の有効活用ができるようになります。

なぜ貸出管理が必要なのか

(1) 紛失や故障の防止

貸出記録がないと、誰が使用していたかが分からず、物品の紛失や破損が起きた際に原因を特定できません。記録を残すことで責任の所在が明確になります。

(2) 二重貸出の防止

同じ物品を複数の人に同時に貸してしまうと、使用者同士のトラブルにつながる可能性があります。貸出管理をしっかり行えば、二重貸出を防ぐことができます。

(3) 購入・補充の判断がしやすくなる

どの物品がよく使われているのか、どれがあまり使われていないのかを把握することで、必要な備品の追加購入や見直しに役立ちます。

(4) 無駄な備品購入の防止

貸出管理がしっかりできていないと、貸出可能な備品の数量がわからなくなるため、実は貸出可能な備品があるにもかかわらず新しい備品を購入する「ムダな備品の購入」が発生します。貸出管理をしっかり行うことで、「ムダな備品の購入」を防止し、コストの削減にもつながります。

備品・物品の貸出管理における課題

(1) 貸出管理が手作業

紙やエクセルによる貸出管理は、「少ないコストで導入が可能」「使い慣れているツールであるためスムーズな導入が可能」といったメリットがあります。

実際に紙やエクセルで貸出管理を行っている企業も少なくありません。

一方、紙やエクセルでの貸出管理は手作業で行う必要があるため、手間や時間がかかり、更新ミスや確認漏れが発生しやすいというデメリットもあります。

(2) 貸出や返却のルールが曖昧

貸出や返却のルールが明確でないと、「誰にどの備品を貸し出したのかわからない」「口頭で承認し、記録を残さなかった」「いつ返却されるのかわからない」といった状態になります。このような状態では、「備品を使っている人を確認する」「貸し出した備品を確認する」「返却期限を確認する」など作業が発生し、手間と時間がかかって他の業務を圧迫してしまいます。

(3) 返却漏れが多い

返却期限が曖昧である場合、返却期限が過ぎてもそのまま放置され、返却されないケースが多くあります。このような状態では、「返却期限が過ぎているので返却を催促する」などの作業が発生するので、手間と時間がかかってしまいます。

効果的な貸出管理の方法ポイント

(1) 貸出管理台帳の作成

貸出・返却の記録をつけるための「貸出管理台帳」を作成しましょう。エクセルやスプレッドシートを使えば、簡単に始められます。

記載項目の例：

• ・貸出日
• ・貸出者名
• ・物品名
• ・数量
• ・返却予定日
• ・実際の返却日

ただし、貸出管理台帳の更新は手作業で行う必要があるため、手間や時間がかかり、更新ミスや確認漏れが発生しやすいという側面もあります。

(2) ルールの明確化

「いつまでに返すのか」「返却が遅れた場合どうするか」「貸出の承認はどのようなフローで誰が行うのか」といったルールを明確にし、全社員に周知することが重要です。

(3) 定期的なチェック

定期的に貸出状況を確認し、未返却の物品がないかをチェックすることで、管理の精度が上がります。

貸出管理を効率化するツールやシステムの活用

最近では、貸出管理機能を提供する備品管理システムやアプリも数多く登場しています。これらを活用することで、より効率的な管理が可能になります。

(1) クラウド型備品管理システム

備品の情報や貸出状況など、備品管理に必要な情報をクラウド上で管理するため、誰でもリアルタイムで情報を確認できます。部署をまたいだ物品の共有にも便利です。

(2) バーコード・QRコードの活用

物品にバーコードやQRコードを貼り付け、スマホやリーダーで読み取ることで、貸出・返却の記録が簡単になります。バーコードやQRコードと連携している備品管理システムもあり、バーコードやQRコードをスマホやリーダーで読み取ると備品管理システムにリアルタイムで情報が記録されます。

(3) リマインド機能

備品管理システムには返却予定日が近づくと自動でアラート通知を送る機能があります。この機能を活用することで、返却忘れを防ぐことができます。

貸出管理を成功させるためのポイント

貸出管理をうまく進めるためのコツをいくつか紹介します。

• ・シンプルに始める：最初から完璧を目指すのではなく、まずは簡単な台帳管理から始めてみましょう。
• ・継続が大切：管理は一度だけで終わりません。継続的に記録し、定期的に見直すことが重要です。
• ・周囲の協力を得る：総務部だけで完結せず、利用者側にもルールを守ってもらうことが大切です。

貸出管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、貸出管理を効率化する機能が提供されています。また、専用スマホアプリが標準提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったスペック情報が自動で入力されます。自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

基本的な備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。また、アイテム一覧ページにも写真が表示され、備品を一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

アプリでかんたん棚卸し

スマホアプリで手軽に棚卸し作業を行うことができます。また、QRコードやRFIDを利用した棚卸しにも対応しています。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

貸出管理は、日々の業務の中では目立たないかもしれませんが、会社全体の効率やコスト管理に大きな影響を与える重要な業務です。

正しく管理することで、紛失や無駄な出費を防ぎ、必要な物品を必要なときに使える環境を整えることができます。

今回ご紹介した方法やツールを活用し、備品・物品の貸出管理をより効果的に行っていきましょう。