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コラム記事

備品管理ツール選びのポイント

今回のテーマは、「もう失敗しない!オフィスにおける備品管理改善計画」です。

みなさん、備品管理は十分に行えていますか?

2023年1月に実施されたマクロミルの調査によると、
約8割の企業が、何らかのツールを導入して備品管理を行っているそうです。
その内訳は、全体の50%がExcelによる備品管理、
次いで24%が専用の備品管理ツールを使った備品管理、
13%が紙の台帳による備品管理でした。

備品管理にExcelを使用している企業が多いですね。
果たして、Excelは最も備品管理に適したツールなのでしょうか?

今日は、備品管理を行っている企業が使っている、
代表的な4つの備品管理ツール、メリットとデメリットについて詳しくご紹介いきたいと思います。

備品管理にお悩みの方も、今日の記事で最適なツールを見つけるお手伝いができるかもしれませんので、ぜひ最後までお読みいただければ幸いです。

一般的に使われている備品管理ツール

アンケートの回答紙のでもあるように備品管理のツールを大きく4つにわけてみます。

①紙の台帳
②Excel
③インストール型の備品管理ソフト
④クラウド型備品管理ソフト

ここからは、それぞれの備品管理ツールにどんなメリットとデメリットがあるのか整理してみました。

紙の台帳管理のメリットとデメリット

紙の台帳管理のメリット

・すぐに始められる
・パソコンスキルがいらない

紙の台帳のデメリット

・管理項目の書き出しが大変
・必要な情報を確認し、探すのに時間がかかる
・離れた場所やリモートなどの環境では管理が難しい

紙だと備品の登録も貸出にも時間がかかりますね。
すぐに始められる一方で、継続的に運用を考えた際、
例えば、備品を買い換えた際に、今使っている備品がどれかを管理するのは難しそうです。

 Excelによる台帳管理のメリットとデメリット

Excelの台帳管理のメリット

・仕事で使い慣れている人が多く、取り組みやすい
・すでに使っていれば追加の費用(ランニングコスト)がかからない

Excelの台帳管理デメリット

・登録が大変
・備品の画像を扱いづらい→備品の見た目や保管場所の写真が欲しいところ…。

・手入力だからやっぱり時間がかかる
・みんなで共有して管理するのは難しい

Excelといえども、やはり管理するのは人。
必要な備品情報を入力するだけでも膨大な時間が必要になってしまいますね。

それにみんなで管理することが難しいので属人化しやすく、
例えば担当者が退職された際に、後任の方に十分に引き継がれることができず、
結果として備品管理が煩雑になってしまうことが多いです。

今この記事を読んでいるあなたの会社の備品管理は大丈夫ですか!?

インストール型備品管理ソフトのメリットとデメリットとは?

インストール型備品管理ソフトのメリット

・ネット環境に影響されにくい
・備品を管理しやすいように項目が決められている
・複数ユーザーで使いやすい
・棚卸機能がある

インストール型備品管理ソフトのデメリット

・社内からしかアクセスできない
・バージョンアップが必要
・特定の担当者しか管理ができない
・費用が発生する(しかも高い)

オンプレ型の一番のデメリットは、費用が高いということです。

ツールによって価格帯は異なりますが、
いざ導入するとなるとその費用が300万〜400万に及ぶ場合もあります。

元々紙やExcelで備品管理を行っていた企業からすると、
なかなか導入に踏み切れる金額ではありませんよね…。

ただし、Excelよりも備品管理は効率的に行えるし、楽です。

クラウド型備品管理ソフトのメリットとデメリットとは?

クラウド型備品管理ソフトのメリット

・備品登録がかんたん
・備品の種類ごとに管理項目が決まっているから安心
・複数のデバイスから使用できる
・複数の担当者が管理できる

クラウド型備品管理ソフトのデメリット

・月額もしくは年間利用料が発生する
・エクセルや紙の台帳管理よりも費用はかかる

クラウド型備品管理ソフトには多くのメリットがあります。
まず、備品管理で一番大変な備品管理台帳への登録作業が圧倒的に楽です!備品の登録って、時間もかかるし面倒くさいですよね。

おすすめのクラウドサービス「備品管理クラウド」をご紹介

ここで、クラウド型の備品管理ツールの中でもイチ押しのサービス、
「備品管理クラウド」をご紹介します。

備品管理クラウドは、備品登録時にJANコードや商品ラベルを読み取るだけで、
自動で備品のスペック情報が取り込まれる機能があります。
これまでメーカーのWebページや冊子をみて手入力に手間がかかっていたものも、
圧倒的に楽になります。

また、Amazonビジネスで購入したものが半自動で台帳作成できたり、
複数のアカウントで運用が可能なため、属人化しにくく備品管理がしやすいです。
棚卸や貸出管理機能もついていて、月額5,000円〜から始められます。

質問はお気軽にどうぞ!

今回の記事では紙の台帳、Excel、インストール型備品管理ソフト、クラウド型備品管理ソフトの比較をしましたが、いかがでしたか?

備品管理を楽にしっかり、そして費用面を抑えて行いたい場合はクラウド型備品管理ソフトがおすすめです!

備品管理クラウドへのお問い合わせもお気軽に、お待ちしています!

今回の記事の内容は、アストロラボがお届けする「誰でも成功!!DXチャンネル」でも紹介しておりますので、ぜひご覧ください!

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