一覧に戻る物品管理の難しさと課題～実務で直面する課題と改善のヒント～
アストロラボ株式会社
物品管理とは？
「物品管理」とは、会社で使うモノをきちんと管理する業務のことです。
物品管理の対象には、パソコンや社用スマートフォン、デスクや椅子、工具、制服、業務車両など、さまざまな物品が含まれます。
これらを適切に管理することで、「必要なときに必要な物品がきちんと揃っている」状態を保つことができます。
総務部門では、他部署がスムーズに業務を進められるようサポートすることが大切な役割です。
物品管理はその中でも特に重要な業務の一つですが、普段は目立ちにくいため、つい軽視されがちです。
しかし実際には、物品管理がうまくいかないと、備品の紛失、備品の在庫不足、業務の遅れなど、全社的なトラブルにつながってしまいます。
たとえば、使えるパソコンがなくて作業が遅れる、営業車の鍵が見つからず外出が遅れる、工具が見つからず作業が中断する――こういった問題は、日々の小さな物品管理のズレが原因で起こるのです。
本記事では、物品管理がなぜ難しいのか、どのような課題があるのか、そしてどう改善していけるかを、実務の視点でわかりやすく解説していきます。
なぜ物品管理が難しいのか
管理する物品の種類が多く、それぞれに特性がある
会社で扱う物品には、大きく分けて以下のような種類があります：
・備品：デスク、椅子、パソコン、プリンターなど
・貸出物：プロジェクター、ノートPC、営業車、スマホなど
・特殊機器：検査機器、工具、測定器、医療機器など
これらは保管方法や使用頻度、管理ルールがそれぞれ異なります。
たとえば、高額な備品は購入履歴や保証情報も管理する必要があります。
貸出物は使用者や使用期間を記録しなければなりません。
こうした多様な物品を一律のやり方で管理しようとすると、どうしても現場に合わないルールになりがちです。
現実的には、物品の性質に合わせて柔軟に管理方法を分ける必要があります。
備品在庫の過不足を防ぐのが難しい
在庫が多すぎると保管スペースが足りなくなったり、使わないまま劣化したりして無駄になります。
一方で在庫が少なすぎると、必要なときに足りなくて業務が止まってしまうリスクがあります。
担当者が多忙でチェックを怠ったり、現場で勝手に追加購入したりすると、実態と記録が食い違うこともよくあります。
貸し出しと返却の管理が曖昧になりがち
ノートパソコン、プロジェクター、工具などの貸出物は、「誰が・いつ・どこで・何を・どのくらい」使っているかを明確にする必要があります。
これができていないと、次のような問題が起きます。
・借りた人が返却を忘れる
・誰が使っているかわからず探し回る
・貸出状況が把握できず、重複予約が発生
・紛失や破損が発生しても責任の所在が不明
貸出管理を紙や口頭、簡易なメモで行っているケースでは、こうしたトラブルが頻繁に起きます。
特に複数人が同じ物品を使う場合や、部署をまたいで貸し出すケースでは、管理が非常に複雑になります。
管理表だけでは限界がある理由
管理フォーマットが統一されていない
物品管理は多くの会社でExcelやスプレッドシートを使って行われていますが、管理フォーマットが部署ごとに異なるケースも多いです。
・A部署では管理番号を使っているが、B部署では使っていない
・管理項目が部署によってバラバラ
・更新日や担当者名が記入されていない
こうなると、全社的な備品在庫状況を把握するのが困難になりますし、引継ぎもうまくいきません。
手作業による記録ミスや属人化
Excelへの手入力や、紙での記録はどうしても以下のような人為的なミスが発生しやすくなります。
・入力漏れや入力ミス
・更新のし忘れ
・記録の二重入力
また、特定の担当者しか管理方法を知らない場合、「その人がいないと何もわからない」という属人化の問題が起こります。
異動や退職が発生すると、情報がブラックボックス化し、現場が混乱することもあります。
実態とのズレが生じやすい
たとえば、ある社員が午前中に備品を持ち出したが、管理表が更新されるのは翌日。
こういったタイムラグがあると、実際に物品があるかどうかと管理上のデータが一致しません。
これが複数回重なると、「あるはずの物がない」「誰かが無断で使っていた」というような混乱や不信感が生まれます。
よくある課題と改善のポイント
情報を統一するルールを決める
まずは小さな改善から始めましょう。
全社共通のルールを決めるだけでも、情報管理は大きく改善されます。
・管理番号を統一する（例：PC-001、ST-123）
・必須項目を明確にする（品名／保管場所／数量／担当者／更新日など）
・管理表のひな形を全社で統一する
これにより、どの部署でも同じ情報を扱えるようになり、横断的な確認や共有がスムーズになります。
デジタルツールを導入する
手入力の限界を超えるには、バーコードやQRコードの利用、クラウド型備品管理システムなど、デジタル化が有効です。
たとえば、以下のような機能があります。
・出入庫をQRコードでスキャン
・貸出・返却をスマホで記録
・クラウド管理でリアルタイムに共有
これにより、ミスや漏れが格段に減り、誰でも簡単に管理できる環境が整います。
最初はコストや操作に不安があるかもしれませんが、長期的には効率と正確性が向上します。
見える化とリアルタイム管理を意識する
備品在庫状況や貸出中の物品が「今どうなっているのか」をすぐに把握できる状態が理想です。
・ダッシュボードで一目で状況がわかる
・返却期限にアラート通知
・在庫が減ると自動でメール通知
このような「見える化」によって、利用者の意識も高まり、物品の丁寧な取り扱いにつながります。
物品管理システム導入のメリット
クラウド型物品管理システムを導入した場合、従来はExcelに依存して整理していた情報をクラウド上で一元管理することで、物品管理に伴う負担も大幅に軽くなります。
具体的には、PCやスマホから管理画面にアクセスして、備品の状態、保管場所、貸出予約状況を瞬時に確認できます。
その結果、「○○課にノートPCが何台あるか」といった問い合わせに対しても数秒以内に答えて共有することが可能です。
運用後は、予約管理の重複ミスがなくなったり、備品在庫管理に伴う人的負担も従前に比べ約30％削減されたという結果も報告しています。
費用対効果も算出してみましょう。
たとえば、従来1日1時間かかっていた物品管理業務が、クラウド型備品管理システムを導入することで30分に短縮された場合、時給2,000円の担当者に換算すると1日あたり約1,000円の人件費が削減できます。月に20日運用すれば約20,000円、１年に直せば約240,000円のコストダウンに直結します。
最近は、クラウド型物品管理システムが多く登場しています。
導入することで、次のようなメリットがあります。
・情報の一元化：部署間の共有が容易に
・履歴管理：貸出・返却の記録が自動保存
・棚卸の効率化：実物との突き合わせが簡単
・検索性の向上：品名や番号ですぐ検索可能
・通知機能：返却期限や定期メンテナンス日を自動通知
初期費用や運用コストはありますが、長期的に見れば人件費や管理ミスによる損失を防げるため、費用対効果は高いと言えます。
無料から始められるツールもあるので、小さく試してみるのもおすすめです。
物品管理の改善なら『備品管理クラウド』
アストロラボ株式会社の『備品管理クラウド』は、物品管理を改善する機能が提供されています。
備品管理クラウドの機能
自動入力
スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。例えば、パソコンをリースしている場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったリース管理に必要なスペック情報が自動で入力されます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。
備品の写真を登録できる
備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。
関連ファイル管理
リースの見積書や稟議書、リース契約書、取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。
期限管理
リース期限、保証期限、ライセンス期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、解約漏れや更新忘れを防ぐことができます。
履歴管理
備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。
紐付け管理
ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。
貸出・返却管理
どのリース備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。
『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
できるところから改善を
物品管理は日々の地道な積み重ねが大切な業務です。
「ちょっと面倒」「今は忙しいから」と後回しにされがちですが、そのままにしておくと業務の停滞やコスト増につながってしまいます。
まずは以下のような小さな一歩から始めてみましょう。
・管理ルールを統一する
・デジタルツールを活用する
・情報をリアルタイムで見える化する
これらの取り組みは、総務部門の業務効率を高めるだけでなく、社内全体の信頼や業務の円滑化にもつながります。
できるところから少しずつ改善を始め、より良い物品管理体制をつくっていきましょう。
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