備品管理の基本と効率化の鍵

会社で働いていると、パソコンやモニター、机や椅子など、さまざまな「備品」に囲まれています。こうした備品は、スムーズな業務のために欠かせない存在です。しかし、それらをきちんと管理しておかないと、在庫の過不足や紛失、無駄な購入などの問題が発生してしまいます。

本コラムでは、「備品管理とは何か？」という基本的なことから、総務部門としてどう効率よく備品を管理していくか、という実践的なポイントまで、わかりやすくご紹介します。備品管理の考え方や工夫を知ることで、業務全体の効率化にもつながるヒントが見えてくるはずです。

備品管理とは？

「備品管理」とは、会社の中で使われる備品を適切に把握し、使用状況や保管場所、数量などを整理・管理することを指します。ここで言う「備品」とは、PCやモニター、コピー機などのIT機器から、会議テーブルや椅子などのオフィス什器まで様々なものが含まれます。

主な管理項目は以下のとおりです。

• ・備品の名称
• ・備品管理番号
• ・メーカー
• ・購入日、購入先
• ・使用者
• ・使用場所または保管場所
• ・状態（新品、中古、故障中など）
• ・数量
• ・ステータス（遊休、使用中、故障、修理中など）

これらの情報を正確に記録・更新することで、会社全体の備品状況を明確に把握できるようになります。

なぜ備品管理が重要なのか？

備品管理がきちんとできていないと、以下のような問題が起こります。

• ・必要な備品が見つからない
• ・すでにある備品を再度購入してしまう
• ・故障している備品が放置される
• ・備品の使用状況が不明で、コストが無駄になる

反対に、備品管理を適切に行うと、以下のような効果があります。

• ・備品の無駄な購入を防止できる
• ・故障や劣化を早期に発見できる
• ・在庫の最適化が図れる
• ・管理コストや時間の削減になる

つまり、備品管理を効率化することは、経費削減と業務効率の両方につながる重要な業務なのです。

備品管理におけるよくある課題

総務部門が備品管理で悩みがちな課題は次の通りです。

管理が属人的になっている

特定の人だけが備品の場所や貸出状況など備品管理の情報を把握しており、他の人は分からない状態になっていると、引き継ぎやトラブル時に困ります。

情報の更新がされない

備品の入れ替えや移動があっても、台帳やリストの情報が更新されず、現状とデータが食い違うケースがあります。

管理方法がアナログすぎる

紙の帳簿やExcelだけで管理していると、情報の共有や検索が不便で、時間がかかる原因になります。

備品管理を効率化するためのポイント

一元管理の仕組みを作る

部署ごとではなく、会社全体で備品情報を共有・一元管理できる体制を整えることで、重複購入や所在不明のリスクを減らせます。

管理ルールを明確にする

「誰が、どんなときに、何を記録・更新するか」といったルールを決め、周知しておくことが重要です。

定期的な棚卸しを実施する

半年や年に1回など、定期的に備品の棚卸しを行い、実際の状況とデータの差異をチェックしましょう。

デジタルツールの導入

紙やExcelでは限界があるため、専用の管理システムやクラウドサービスの導入も検討しましょう。

備品管理の具体的な始め方

1. 管理対象の備品を決める

どこの企業でも、一定周期で固定資産の棚卸は行われているのではないかと思います。その際に備品管理の管理対象にするものの整理を行えば、備品管理がスムーズに始められます。もし、もう使われていない備品があれば処分・売却を行いましょう。

2. 保管場所を決める

保管場所が複数ある場合、備品をどこに置くのか決める必要があります。
使う頻度やどのように使われているのかなど、保管場所を決めましょう。

3. 管理項目を決める

使いたい時にその時の用途に合った備品をすぐに探し出せるようにするためには、登録の際にアイテムごとに必要な項目を決めておくことが大切です。
たとえば、ノートPCの場合、機種名の他に、型番、メーカー、CPU、メモリ、ディスク容量などのスペックが必要な項目として挙げられます。

4. 管理台帳を作成する

備品の管理台帳を作成し、「どこに」「誰が」「何を」「どれだけ」管理しているのかなどを記載する必要があります。
管理台帳は紙やエクセル、クラウドなど様々な方法が存在していますが、まずは一元管理することがポイントです。

5. マニュアルを作成する

備品管理のルールが統一されていないことにより混乱が発生する恐れがあります。たとえば、「口頭で貸出を承認したため、誰に何を貸し出したかわからない」「備品が勝手に持ち出された」「貸し出した備品が返却期限を過ぎても返却されない」といった事は起きます。
そういった事態を避けるためにも、備品管理に関するマニュアルを作成し、社内全体に共有することがおすすめです。

備品管理の管理台帳のツールは何がある？

備品管理の具体的な始め方として、「管理台帳を作成する」とご紹介しましたが、管理台帳は様々なツールを使って作成することができます。
主に使われている4つの備品管理ツールをメリット・デメリットとともにご紹介していきます。

紙

メリット

・使い慣れているためすぐに始められる

・コストを掛けずにスタートできる

デメリット

・登録や更新を手作業で行う必要があり、手間と時間がかかる

・入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい

・リアルタイムで情報を更新することが難しいため、データの不整合が起きやすい

Excel・スプレッドシート

メリット

・仕事で使っている人が多く取り組みやすい

・追加のランニングコストがいらない

デメリット

・登録や更新を手作業で行う必要があり、手間と時間がかかる

・入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい

・リアルタイムで情報を更新することが難しいため、データの不整合が起きやすい

・複数人での管理が困難

インストール型備品管理ソフト

メリット

・ネット環境に影響されにくい

・備品管理に必要な項目があらかじめ決まっている

・複数人での使用が可能

・貸出管理機能や棚卸機能がある

デメリット

・パソコンからしかアクセスできない

・バージョンアップが必要

・項目のカスタマイズが難しい

・インストールされたパソコンやサーバーにアクセスできる特定の担当者しか使用できない

・紙やエクセルと比べてコストがかかる

クラウド型備品管理システム

メリット

・備品登録の自動化支援機能がついてるものもあり備品登録が簡単

・複数のデバイスからアクセスできる

・リアルタイムで情報が更新されるため、データの不整合が起きにくい

・貸出管理機能や棚卸機能が標準で提供されている

・QRコードやRFIDと連携が可能

・専用スマホアプリが標準で提供されている

・複数人での同時アクセス、同時利用が可能

デメリット

・紙やエクセルに比べるとコストがかかる

・ユーザー数を増やすにあたり、追加費用が発生することもある

・社内教育コストがかかることがある

結局どのツールを使えばいいの？

備品管理を行うことで業務効率化やコストの最適化をしたいという方には、クラウド型備品管理システムがおすすめです。
クラウド型備品管理システムには自動登録支援機能があり、JANコードや製品ラベルを専用スマートフォンで撮影することで簡単に、メーカーからスペック情報まで自動で登録することができます。
また、備品を使用する本人が棚卸を行うことで管理部門の負担が激減し、利用者の責任感の向上にも繋がります。

備品管理のつまずきがちなポイントを克服するコツ

クラウド型備品管理システムの導入を始めたくてもなかなか始められない多くの企業にありがちな理由として、

・まとまった時間が取れない
・備品を全て登録するのは気が遠くなる
・興味はあるが現時点で他の方法で管理している

といったものが挙げられます。
しかし、これらは少しの工夫で簡単に解決することができます。

登録代行業者を利用して効率化

登録代行業者というものが存在しているのはご存知でしょうか？

備品が多くなればなるほど、登録作業にかかる時間と労力も膨大になります。
そういった場合、登録代行業者を使って備品を短期間で登録してしまって備品管理をスタートさせるというのも一つの手です。

たとえば、登録代行業者1名あたりで1日100アイテムの登録ができるとします。
そうした場合、3名体制であれば、1日×3人×100アイテム＝300アイテムとなり、1日で300アイテムの登録ができます。つまり、5日間で1500ものアイテムの登録が可能となります。

20万〜50万円程度で依頼ができるため、備品管理を始めないまま無駄な時間・コストが出続けるよりは登録代行業者に依頼してより早く備品管理を始める方がコスト削減効果が高くなります。

新規備品も代行登録

納品書をアップロードすることで、担当者に代わってシステム提供会社の社員が台帳登録を代行するサービスをて提供するクラウド型備品管理システムもあります。アルバイトを雇って備品を台帳登録するよりも安価なので是非使ってみましょう。

管理ツールの切り替え

「現在使っている備品管理のツールに不満があり、クラウド上での備品管理に興味があるけれど今までの管理が無駄になるのは嫌だ」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

しかし、Excel（スプレッドシート）の備品管理台帳を簡単に取り込むことができる機能を提供するクラウド型備品管理システムもありますので、そのような心配をする必要はありません。
他のインストール型備品管理ソフトを使っていた場合でも、一度エクスポートしたデータをExcelに取り込み、クラウド型備品管理システムにインポートすることができます。

また、貸出・返却管理、棚卸、修理記録、返却期限や定期メンテナンスなどのアラート通知、固定資産管理ソフトのデータとの連携、スケジュール管理など多くの機能があるというのも大きな特徴です。

シングルサインオンでユーザー登録が可能なクラウド型備品管理システムもあるため、スムーズな利用開始が可能です。

備品管理の改善なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、備品管理を効率化する機能が提供されています。また、専用スマホアプリが標準提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

専用スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。たとえば、ノートパソコンの場合は、OS・メモリ・CPU・ストレージといったスペック情報が自動で入力されます。自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーを低減します。

備品の写真を登録できる

基本的な備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。また、アイテム一覧ページにも写真が表示され、備品を一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、備品の取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却が履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

アプリでかんたん棚卸し

スマホアプリで手軽に棚卸し作業を行うことができます。また、QRコードやRFIDを利用した棚卸しにも対応しています。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能で貴社の備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

備品管理は、会社の資産を守り、無駄をなくすための基本的かつ重要な業務です。特に総務部門にとっては、業務全体の効率化にも直結するテーマと言えます。

「備品管理とは何か」を正しく理解し、日々の業務の中で効率化のための工夫を積み重ねていくことで、会社全体のパフォーマンス向上につながるはずです。

まずは、現状の備品管理の方法を見直し、どこに改善の余地があるかを洗い出すところから始めてみましょう。