オフィス備品管理アプリで業務効率アップ

忙しいオフィスの業務において、備品管理は後回しにされがちな業務です。

「どこに何があるのかわからない」

「在庫が足りずに業務が滞る」

といった経験はありませんか？

そのような状況を防ぐために、近年注目されているのが備品管理アプリです。

この記事では、備品管理アプリの基本的な機能やメリット、選び方のポイントを詳しく解説します。

オフィスの備品管理を実施すべき理由

無駄を把握し改善

オフィスの備品を正確に管理していないと、在庫があるのに新しい備品を購入したり、備品が使用されていない状態で保管されたりすることで、無駄なコストが発生します。備品管理アプリを使うことで、無駄を解消し、コストの最適化を図ることが可能になります。

業務効率化

備品の利用状況や状態を正確に把握できるため、業務効率化が期待できます。例えば、必要な備品をほしいときに簡単に検索できるため、時間を無駄にせずスムーズに動けます。

紙やエクセルを使った備品管理の課題

紙やエクセルを用いてオフィスの備品管理を行なっている企業が多いですが、紙やエクセルを用いた備品管理にはいくつか課題があります。

手作業による記録ミスや抜け漏れ

紙やエクセルでの備品管理は手作業がメインとなるため、記録ミスや入力漏れが発生しやすくなります。特に、複数の担当者が分担して備品管理を行なっている場合、データの整合性が保たれず、情報の信頼性が低下することがあります。

情報の更新や共有の手間

エクセルでの管理では、ファイルの更新や共有に手間がかかります。一人が編集している間に他の人が編集できない、最新の情報が記録されているのがどのファイルなのか分からない、といった問題が発生します。これにより、現場で必要な情報がリアルタイムで確認できない状況が生まれます。

検索や集計が煩雑

紙やエクセルの備品管理台帳では、必要な情報を検索するのに時間がかかることがあります。また、備品在庫数の集計や発注計画を立てる際に、多くの手間と時間を要します。

紛失や破損のリスク

紙の台帳は紛失や破損のリスクがあります。一方で、エクセルファイルも適切にバックアップを取らなければ、データ消失のリスクがあります。これらは、備品管理の精度や業務効率に大きく影響を及ぼします。

棚卸し作業が非効率

紙やエクセルでの棚卸し作業は、現場での確認作業からデータ入力までをすべて手作業で行う必要があり、大きな労力がかかります。特に大規模なオフィスや複数拠点を持つ企業では、棚卸し作業にかかる時間とコストが膨大になります。

備品管理アプリとは

『備品管理アプリ』とは、オフィス内の備品をデジタルで一元管理できるツールです。これまで手作業やエクセルで行っていた備品の在庫管理、貸出・返却の記録、棚卸の記録などを、スマートフォンやタブレットを使って簡単に管理できるようになります。

例えば、備品にバーコードやQRコードを貼り付けておけば、スマホでスキャンするだけで備品の在庫状況や貸出状況を簡単に確認・更新できます。これにより、手間のかかる手作業から解放され、業務効率が格段に向上します。

また、『備品管理アプリ』は備品管理クラウドサービスや備品管理システムにおいて標準提供されることが多いです。

備品管理アプリの機能

備品情報・台帳管理

備品ごとの詳細情報（品名、購入日、価格、保管場所など）を一元的に記録・管理することができます。これにより、備品の使用状況や耐用年数の把握が容易になります。

備品の閲覧・編集・検索

登録された備品情報を簡単に閲覧・編集できるだけでなく、キーワード検索機能により必要な情報を瞬時に見つけることができます。

備品の貸出・返却管理

社員間での備品の貸出・返却を記録し、管理する機能です。これにより、貸出状況や未返却の備品を把握しやすくなります。

QRコードを活用した備品の貸出・返却管理

QRコードを利用することで、備品の貸出・返却手続きが迅速かつ正確に行えるようになります。QRコードをスキャンするだけで、関連する情報を自動的に記録できます。

アラート通知

備品の更新時期や点検期限が近づいた際にアラートを通知する機能です。これにより、重要なタイミングを逃さず対応できます。

備品の棚卸

棚卸作業を効率化するための機能で、登録された備品情報と実際の備品を照合し、不足や過剰を把握することができます。

備品管理アプリの主なメリット

オンライン台帳で備品情報を一元管理

クラウド上で備品の情報を一元管理できます。これにより、いつでもどこでも最新の情報にアクセスでき、情報の共有や更新がスムーズに行えます。例えば、備品の購入日、保管場所、現在のステータスなどを簡単に確認できます。

備品の貸出・返却管理

備品の貸出・返却の状況をリアルタイムで把握できます。誰が、いつ、どの備品を借りているのか、返却期限はいつなのか、といった情報を簡単に管理できます。これにより、備品の紛失や返却忘れを防止できます。

備品データの見える化

備品の在庫数や使用状況を可視化できます。備品の返却期限が近づくとアラートを出す機能もあり、効率的な備品管理が可能になります。これにより、備品の紛失や無駄な備品購入を防ぎ、コストの最適化が図れます。

棚卸し業務の効率化

スマホで備品のバーコードやQRコードをスキャンするだけで、棚卸し作業が簡単に行えます。これにより、手作業での確認や記録の手間が省け、棚卸し業務の時間を大幅に短縮できます。

備品管理アプリの導入事例

事例1：文具メーカーC社の場合

C社では、備品の貸出・返却管理や会議室のレイアウト維持に課題を抱えていました。備品管理アプリを導入したことで、貸出・返却の状況をデジタルで一元管理し、付属品の紛失防止や会議室のレイアウト維持がスムーズに行えるようになりました。

事例2：医療法人Y病院の場合

Y病院では、備品の在庫管理が属人化し、備品在庫状況の把握が困難でした。備品管理アプリを導入したことで、備品在庫状況の「見える化」に成功し、全員で備品在庫状況を共有・管理できるようになりました。これにより、備品の紛失や無駄な備品購入の問題が解消されました。

備品管理アプリの選び方

必要な機能が備わっているか

自社の業務フローに合った機能が搭載されているかを確認しましょう。例えば、貸出・返却管理、在庫管理、アラート機能など、自社のニーズに合った機能があるかが重要です。

価格・利用料金は適切か

初期費用や月額料金が予算内に収まるかを確認しましょう。また、コストに見合った機能やサポートが提供されているかも重要なポイントです。

導入後のサポート体制

導入後のサポートがしっかりしているかどうかも確認してください。特に、使い方に不安がある場合やトラブルが発生した際に迅速に対応してくれるサポート体制は重要です。

オフィスの備品管理なら『備品管理クラウド』

アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』は、備品管理アプリが表中提供されており、オフィスの備品管理を効率化する機能が豊富に提供されています。

備品管理クラウドの機能

自動入力

スマホアプリでJANコードや製品ラベルを撮影すると、備品の名前・メーカー・型番等の備品管理に必要な情報が自動で入力されますので、備品を簡単に登録することができます。また、自動入力により、手動入力の際に発生していた入力ミスを低減します。

備品の写真を登録できる

備品の情報の他に、備品の写真も登録することができます。アイテム一覧ページにも写真が表示され、 備品が一目で把握できます。文字だけでは不明瞭な部分も、写真によって視覚的に理解でき、色や特徴の違いも容易に判別可能です。

関連ファイル管理

購入の見積書や稟議書、取扱説明書など備品に関連する書類やファイルを備品に紐付けて保存することができます。

期限管理

借りた備品の返却期限や保証期限やライセンス期限、リース期限、レンタル期限などを登録することができます。期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れや更新忘れを防ぐことができます。

履歴管理

備品情報の変更や貸出・返却など、備品に関する動きが履歴として残ります。

紐付け管理

ACアダプタなど、セットで管理したい備品を紐付けることができます。

貸出・返却管理

どの備品を誰がいつまで借りているか、簡単に把握することができます。また、返却期限が近づくとアラートが通知されるため、返却漏れを防止することができます。

RFIDと連携した棚卸

RFIDタグを利用した効率的な棚卸機能を提供しており、短時間で正確な棚卸を実現します。特に、大量の工具を扱う建設現場において、棚卸作業効率の向上に寄与します。

修理管理

修理依頼日・修理完了日・修理依頼先・修理内容・修理エビデンスなどを登録することで、修理の詳細を履歴として残すことができます。

定期点検・メンテナンス管理

定期点検の内容・点検日・ステータスを登録することができます。また、エビデンスとして点検結果をファイルで保存することが可能です。

自動アラート通知

定期点検日が近づくと、自動でアラートが通知されるため、点検漏れを防ぐことができます。

履歴管理

修正内容や定期点検の内容は履歴として残りますので、いつでも簡単に確認することができます。

複数拠点での利用が可能

備品管理クラウドは利用ユーザー数や拠点数に制限がありませんので、各拠点の備品を登録することで、各拠点の備品を一元管理することができます。

このように、『備品管理クラウド』は、充実の機能でオフィスの備品管理をサポートします。

『備品管理クラウド』に少しでも興味を持たれた場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

まとめ

『備品管理アプリ』は、日々の備品管理業務の効率化やトラブルの削減に役立つ、総務部門の強い味方です。デジタル化が進む今だからこそ、こうした便利なツールを活用して、オフィスの備品管理をよりスムーズにしてみませんか？

ぜひ、この記事を参考に、自社に最適な『備品管理アプリ』を選んでみてください！