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コラム記事

はじめに

オフィスや工場などの事業所には、さまざまな備品が使用されています。これらの備品を適切に管理することは、業務効率化やコスト削減、セキュリティ対策など、さまざまなメリットをもたらします。

しかし、備品管理は煩雑な作業も多く、担当者は頭を悩ませていることでしょう。そこで今回は、備品管理を効率化する7つのコツをご紹介します。

1. ルールを策定して徹底する

備品管理の効率化には、まずルールを策定することが重要です。具体的には、以下の内容をルール化しましょう。

購入基準:どのような備品を購入するか、基準を明確にすることで、過剰在庫や無駄な出費を防ぎます。

使用ルール:誰が、どのように備品を使用するかを明確にすることで、紛失や破損を防ぎます。

保管ルール:備品をどこに、どのように保管するかを明確にすることで、必要なときにすぐに取り出すことができます。

廃棄ルール:不要になった備品をどのように廃棄するかを明確にすることで、環境への負荷を軽減します。

ルールを策定したら、社員教育を徹底して、ルールを遵守させることが重要です。

2. 台帳を作成して情報を一元管理する

備品の種類、数量、購入日、状態、所在地などの情報を台帳にまとめることで、備品の全体像を把握しやすくなります。台帳は、紙ベースでもExcelなどの表計算ソフトでも作成できます。

近年では、備品管理のクラウドサービスを利用することで、オンラインで台帳を作成・管理できるようになっています。クラウドサービスを利用すれば、複数拠点の備品管理も一元化でき、情報共有も容易になります。

3. 定期的に棚卸を行う

定期的に棚卸を行うことで、台帳の情報と実際の備品の状態を一致させることができます。棚卸は、年に1回程度行うのが一般的です。

棚卸を行う際には、以下の点に注意しましょう。

全備品を対象に行う
台帳と照らし合わせて、差異がないか確認する
・不要な備品をリストアップする

4. ラベリングで視覚化

備品にラベルを貼ることで、誰が、どのように備品を使用しているかを視覚化できます。ラベルには、備品名、管理番号、購入日、状態などを記載します。

ラベルを貼ることで、必要な備品をすぐに探し出すことができ、紛失や盗難の防止にもつながります。

5. 担当者を明確にする

備品管理の担当者を明確にすることで、責任の所在を明確にし、スムーズな管理を実現できます。担当者は、以下の業務を担当します。
・ルールの策定・運用
・台帳の作成・管理
・棚卸の実施
・備品の購入・廃棄

6. 5Sの導入

5Sは、「整理」、「整頓」、「清掃」、「清潔」、「しつけ」の5つの頭文字を取った言葉です。5Sを導入することで、職場環境を改善し、備品管理を効率化することができます。
具体的には、以下の取り組みを行います。
・不要なものを捨てる
・必要なものを必要な場所に置く
・清掃を徹底する
・ルールを守り、習慣化する

7. 備品管理クラウドの活用

クラウド上で備品管理ができる、「備品管理クラウド」を導入すれば備品管理が格段に楽になります。備品管理クラウドは、以下の機能を提供します。
・台帳の作成・管理
・棚卸の実施
・ラベル発行
・レポート作成
備品管理クラウドを利用することで、
・作業時間の削減
・コスト削減
・情報共有の促進
・セキュリティの強化
などが期待できます。

まとめ

備品管理は、業務効率化やコスト削減、セキュリティ対策など、さまざまなメリットをもたらします。今回ご紹介した7つのコツを参考に、ぜひ備品管理を効率化してみてください。

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