不動産＆管理会社の信用問題にも直結！膨大な本数の「鍵」を効率的かつ確実に管理する方法とは？

不動産管理や賃貸仲介においては、日常の業務の中で「鍵」を持ち出す、お客様や取引先に貸し出す……といった機会も多いことと思います。しかし、管理物件数が増えれば、保管・管理する鍵の本数も膨大となり、その管理に苦慮しているという声も聞かれます。

本数も膨大で小さく軽い「鍵」を、いかに事故なく効率的に保管・管理するか。多くの不動産関連企業が抱える課題と、その解決ポイントについて考えていきます。

多くの管理会社が「自社内」で鍵を管理している

管理する物件の鍵を大家さんから預かり、管理し、内見・内覧の希望があれば仲介会社の担当者や内見希望者に鍵を貸し出す……日々、繰り返される業務ですが、この流れをスムーズにするためには、各管理会社での厳格かつ正確な鍵管理が欠かせません。

実際、2023年2月に一般社団法人全国賃貸不動産管理業協会が会員の管理会社に対して実施したアンケート調査によると、管理物件の鍵を「自社で保管している」と答えたのは全体の91.5％。ほとんどの管理会社が管理する物件の鍵を、自社内で管理しているということがわかります。しかし、膨大な本数の鍵を正確に保管・管理することにいかに時間と労力がかかるか……想像に難くありません。アンケートで「自社で鍵管理を行っている」と答えたうちの約27％が「今後は鍵を保管したくない」とも回答していることからも、鍵管理に負担を感じている現状が見えてきます。

では実際に「鍵を自社管理する」ことに、どのような負担や課題を抱えているのでしょうか。主に以下のような事例が挙げられます。

・鍵の所在をリアルタイムに把握することが難しい

大家（家主）さんから預かった鍵を自社内で管理し、内見・内覧希望があれば鍵を貸し出し、ご案内が終われば返却する。こうした鍵の動きを、多くの管理会社が手書きもしくはExcelの台帳で管理しています。そのため台帳への記載漏れなどが発生し、「あるはずの鍵がない！」「今、鍵は誰が持っているの？」といったトラブルも起こりがちです。

・鍵が所在不明になる＝契約機会の損失につながりかねない

お客様から管理物件の内見・内覧希望の問い合わせが入ったときに「鍵がどこにあるかわからなくてすぐに対応できない」となれば、せっかくの契約機会を損失することにもなります。また、お客様が内見を希望するタイミングで物件を紹介できるかどうかは、契約率・入居率にも大きく影響するといわれています。その点からも鍵の所在を正確に、リアルタイムに把握する環境を整えることが必要といえます。

・鍵の管理に経験と知識が求められる

ひとことで「鍵」といっても、物件ごとにドアノブの形や鍵の形状も変わるため、鍵の管理には経験と知識が必要となります。また、一般的に賃貸物件であれば、入居者が変わるタイミングで鍵を交換するため、それが管理をより一層煩雑化しています。こうしたノウハウの共有に時間がかかるため、管理がどうしても属人化するという点も課題となっています。

・鍵の棚卸しに膨大な時間がかかる

正確で安全な鍵管理のためには、定期的な「棚卸し」が必要となります。しかし、一つの物件だけでも居室はもちろん、管理室や屋上、駐車場、ポスト、ごみステーションなど、あらゆる鍵を一つひとつ管理台帳と照らし合わせて確認することになりますので、棚卸し担当者にかかる負担は……かなり大きなものであることが容易に想像できます。

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鍵管理の効率化をめざす3つの手法とそのメリット・デメリット

このように不動産業において「鍵管理」は、欠かせない重要な業務である一方、非常に多くの時間や労力を必要とする、負担の大きい業務であることがわかります。そのため、現在、こうした鍵管理の負担を軽減するためのさまざまなサービスが登場、それらを導入する企業・物件も増えつつあります。ここではそのうちの代表的な3つの手法についてご説明します。

1．対象物件に「キーボックス」を設置する

キーボックスとは、鍵を入れて保管しておく箱のことで、ダイヤルやボタンを操作して暗証番号を入れることで開けられるようになっています。この箱を物件の入口付近やドアノブなどに付けておき、「鍵が常に置いてある状態」にし、仲介業社など、内見・内覧を案内する担当者間で暗証番号を共有することで、鍵の受け渡しの手間を省きます。

鍵の貸出・返却のやり取りがなく、スムーズな内見・内覧が可能に

キーボックスを利用する最大のメリットは、内見・内覧時に管理会社と仲介業者などとの間で発生する、鍵の貸出・返却の手間がなくなること。常に該当物件に鍵が置かれているという状態を作ることで、「今、鍵はどこにある？」「鍵の受け取りに行かなくては…」といった心配や手間がなくなり、管理会社の負担軽減にもつながります。

また、暗証番号を入れないとボックスを開き、中の鍵を開けることができないうえ、暗証番号は自由に変更もできるので、内見・内覧が終わるごと、もしくは定期的に変更するようにすれば、より安全な運用も可能になります。

鍵の返却忘れや鍵の紛失、不正コピーの恐れも…

キーボックスでの鍵の受け渡しは、基本、利用者に管理を委ねる形になります。そのため、鍵の利用後に「必ずキーボックスに鍵を戻してくれるとは限らない」という不安があります。また、定期的な暗証番号変更を怠ると、一度利用し、暗証番号を覚えた人が鍵を持ち出す、不正に物件内に侵入する、鍵を不正コピーしてしまうといった恐れもあります。

実際、特殊詐欺によって得た現金や違法薬物を空き物件に届けさせ、キーボックスから取り出した鍵で住居内に侵入して受け取る……といった犯罪事例も報告されており、使用ごとに暗証番号を変更するなど、より一層慎重な運用が求められています。しかし暗証番号変更のためには「キーボックスを操作する」ことが必須となるため、その都度、現地へと足を運ぶという新たな手間が発生することになります。

2．鍵のいらない「スマートロック」の導入

「スマートロック」とは、玄関の鍵部分に専用の機器を設置し、BluetoothやWi-Fiなどを活用して施錠・解錠を行うシステムのこと。内見・内覧の希望があった際には、指定された時間内だけ使える電子キーを発行してメールで送信、利用者は現地でスマートフォンなどをかざすだけで解錠、入室することが可能となります。指定した時間が過ぎれば自動的に使用できなくなるため、物理的な「鍵」の受け渡しの必要もありません。

内見・内覧時の鍵の貸出や返却、入居時の鍵の受け渡しの手間が省ける

普段、多くの人が日常的に使用しているスマートフォンやスマートウォッチをそのまま鍵として使用でき、物理的な鍵の発行や貸出などのやり取りが不要となる点は大きなメリット。また、手ぶらで解錠できる機能や遠隔操作、オートロック機能といった便利な機能も搭載されており、利便性・防犯性が高いシステムとして人気が高まっています。

使用できる期間や時間を制限した合鍵（電子キー）を発行し、入退室履歴の確認もできるので、今では希望者に所定の時間内だけ使える電子キーを送り、立ち合いなしでの内見を可能にしている業者も。入居時の鍵の受け渡しや退去時の鍵交換も不要になるので、スマートロック導入物件が増えれば増えるほど、管理会社での鍵管理の負担も軽減されることになります。

導入時の費用負担、利用環境やトラブル発生時の対応体制の整備が必要

スマートロックにはさまざまな種類がありますが、現在はドアの内側に張り付けて使う「貼り付けタイプ」が主流。比較的簡単に導入できますが、それでも一般的な価格は1～3万円、電池交換には年間2千円ほどかかります。また専門業者に設置工事をお願いする場合は別途工事費がかかるので、特に戸数の多い物件に導入する場合の初期費用は大きなものになります。

また、スマートロックはスマートフォンを忘れて家を出てしまった場合、システム障害や電池切れが起きた時などには、入居者が家から締め出されるというトラブルが発生する可能性があります。そうしたトラブルに備えた機能を搭載した製品も登場してはいますが、やはりあらかじめWi-Fi環境の整備や定期的に電池交換を行うなどの対策をしておくことが重要です。

3．「鍵管理システム」を利用して鍵の所在と状況を一元管理

「鍵管理システム」は、鍵の貸出や返却の申請や実際の使用状況を一元管理し、鍵の所在や使用状況などを「見える化」するシステムのこと。鍵を自社内で管理するという安心のセキュリティを保ちつつ、手書きやExcelの台帳での管理で起こりがちな人為的ミスや手間を省くことができる と人気が高まっています。

すべての鍵の「誰がいつ貸出・返却したか」という情報が一目瞭然！

現在、サービス提供されている鍵管理システムの多くは、すべての鍵に「管理番号」を付け、どの物件の何の鍵なのか、どこに保管されているのかといった基本情報や利用者権限を紐づけてクラウド上で一元管理できるようになっています。また、履歴も遡って確認できるようになっているため、アナログ管理で起こりがちな「使いたい時にどこに鍵があるかわからない」といったトラブルも防止できます。

また、QRコードやRFIDを活用し、貸出や返却の手続きもアプリから簡単に手続きできるものも多く、システム上で人を介すことなく貸出や返却申請ができる手軽さながら、アクセス制限が細かく設定できるので、不正使用を許さない安全性を保つこともできます。

初期費用の負担と自社に合ったシステムの選択が必要

しかし、ひとことで鍵管理システムといっても、サービスや製品によってその管理方法も「できること」も大きく異なります。鍵の貸出や返却などの動きを管理するシンプルな機能のものから、管理システムと鍵を管理する収納キャビネットが一体となったセキュリティ重視のものまであり、導入時にかかる初期費用にも大きな差があります。

そのため、管理したい鍵の本数や、鍵管理を行う上で改善したいポイントなどを照らし合わせ、自社のニーズに最適なシステムを選ぶようにすることが大切です。

鍵の貸出や返却の管理、棚卸しの負担軽減 なら『備品管理クラウド』の活用を！

現在の鍵の管理法や貸出・返却にかかる手間や労力を軽減したいという思いは持ちつつも、

「受け渡しの面倒はあっても、鍵は自社内の目の届くところで管理したい」
「管理物件にスマートロックを導入するのは予算的に難しい」

……と、考える方も多いのではないでしょうか。

そこでぜひ検討していただきたいのが、アストロラボ株式会社が提供する『備品管理クラウド』を活用した鍵管理です。QRコードやRFIDを活用した管理にも対応しており、複雑で面倒な鍵管理の効率化、正確性向上に貢献します。不動産業向け、物件の鍵管理をメインの目的として開発されたシステムではありませんが、鍵管理を行ううえで多くの担当者が感じている、以下のようなお悩み・思いに応えるさまざまな機能を搭載しています。

◆ 鍵の所在をリアルタイムに把握できるようにしたい！

内見・内覧の希望が来ているのに「鍵がどこにあるかわからない」と、慌ててあちこちの仲介会社に連絡……といった経験もあるかと思います。また、紙やExcelの台帳を使った鍵管理では「担当者に聞かないと状況がわからない」という状態に陥ることも。こうした時間ロスは、入居や内見・内覧機会の損失もつながりかねないため、絶対に避けたいところです。

『備品管理クラウド』は、一つひとつの鍵に管理番号、もしくは物件情報・保管場所などの情報を記載したQRコードやRFID付きラベルを取り付けてクラウド上で一括管理することが可能です。該当する鍵の貸出・返却期日や使用状況もリアルタイムに確認することができるので、「鍵を探す」ことのイライラと時間の無駄を低減することができます。

◆ 貸出や返却の予約・返却漏れをなくしたい

紙やExcelの台帳を使った管理では、鍵の貸出や返却は鍵管理の担当者を通じて行う、もしくは自身で管理台帳に記入……という流れが一般的かと思います。しかしこの運用法はどうしても台帳への記載漏れや誤記載、返却期限が過ぎていることに気づかないといったトラブルが起こりがち。それが積み重なると「あるはずの鍵がない」といったことにもなりかねません。

『備品管理クラウド』を使った貸出・返却手続きは、希望するスタッフ本人もしくは管理担当者がアプリから該当する鍵に付けられたコードを読み取り、貸出もしくは返却申請するだけ。貸出・返却の日付などの履歴もひとめで確認できるので、ダブルブッキングを防止できるのはもちろん、トラブル発生時にもすぐに履歴を遡って状況確認することもできます。

◆ 鍵の行方不明や紛失を防ぎたい

入居・転居が増加する春先などは特に、さまざまな鍵が自社内のスタッフ間だけでなく、協力の仲介会社や各業者間のあちこちに動くことが考えられます。紙やExcelの管理台帳を駆使して完璧に管理している…つもりでも、やはり管理本数が膨大になれば記載漏れなどのミスは防ぎきれないもの。また、それが積み重なり「あの鍵はどこに行った？」となったときにも、膨大な台帳データを確認して追跡する必要があります。

その点、『備品管理クラウド』なら、貸出も返却も該当する鍵に取り付けられたQRコードやRFIDをアプリから読み取るだけなので記載ミスもなし。また、鍵の所在もリアルタイムに把握できるので対象の鍵が今どこで、誰が持ち出しているかもひとめで確認することができます。また、返却期日が過ぎても戻されていない鍵があれば、利用者に返却を促す通知が自動で送られるなど、鍵の行方不明を防止する機能も搭載されています。

◆ 鍵の棚卸し時間と労力を少しでも軽減したい

鍵の安全かつ正確な管理のためには、定期的な鍵の棚卸しが欠かせません。しかし、膨大な本数の鍵を数え、台帳と照らし合わせるだけでもかなりの時間と手間が必要となります。また、そこで何か不明点が見つかった場合には、台帳での記録を遡ってその原因を突き止めることになるため「一回の棚卸しに丸一日かかる」というのも決して珍しいことではありません。

『備品管理クラウド』なら、鍵に取り付けられた管理番号やQRコードをアプリで読み取るだけでどの物件の何の鍵であるかがひとめでわかるうえ、画面内の「報告」ボタンを押すだけで棚卸し完了。鍵ごとの利用履歴もすぐに確認できるので、棚卸しの整合性も高まります。すべての鍵にRFIDタグを取りつけて管理するようにすれば、さらに効率もアップ！　「一回の棚卸しが10分程度で終了」なんてことも珍しくありません。

……いかがでしょうか。

鍵管理の効率化を図るためには、「鍵の貸出と返却の正確性を高める」ことが何よりも重要です。鍵管理を紙やExcelの管理台帳による運用から『備品管理クラウド』の活用へと変えることで、鍵管理の簡素化、セキュリティ向上を図ることができます。

ぜひ鍵管理の効率化を実現する新たなアプローチとして、導入をご検討ください。

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